Dış Kaynakla Gelen Verimlilik

Türkiye’nin önde gelen yerli ilaç üreticilerinden olan Bilim İlaç, yeni iş ortamına ayak uydurmak için bir değişim programı başlattı. Bunun öncesinde 168 şirket arasında satışta ve reçeteye girmede 3’üncü olma hedefleri koydu. Vizyon ve misyonunu buna göre oluşturdu. Yönetimle birlikte BT altyapısını da yeniden yapılandırdı. Bu kapsamda “dış kaynak kullanımı” (outsourcing) hizmetini IBM’den almaya başladı. Bütün bu çalışmalar sonucunda şirketin cirosu 2’ye katlandı, müthiş bir hız ve verimlilik ortaya çıktı.

Bilim İlaç, 1953 yılından bu yana Türkiye ilaç endüstrisinde faaliyet gösteriyor. Bilfar Holding’e bağlı şirket, sektörün ilk 10 firmasından biri konumunda. Son yıllarda ihracatının önemli ölçüde artmasıyla beraber, geçtiğimiz yıl kendisine 3 yıllık bir vizyon belirledi. Bu vizyon doğrultusunda, 2007 yılı için uluslararası jenerik firma olmak, en büyük yerli ilaç ihracatçısı olmak ve Türk ilaç pazarında ikinci en büyük yerli ilaç firması olmak hedeflerini koydu. Bu vizyon ve hedeflere ulaşabilmek için, önce toplam kalite yönetimini benimsedi. Ardından, yeni ve çevik bir BT altyapısı oluşturma kararı aldı. Bu doğrultuda  ERP programını değiştirdi ve SAP uygulamasını başlattı. Tüm satış teşkilatının elektronik alt yapısını iyileştirdi. Her tıbbi mümessilin yaptığı çalışmaları dizüstü bilgisayar ve palm’lerle gerçekleştirdiği “Cegedim datarep” sistemini uygulamaya başladı. Bütün bunlar yaparken de “dış kaynak kullanımı”nı hedefledi ve tüm BT alt yapısını outsource etti.

Bilim İlaç’ın, IBM işbirliği ile gerçekleştirdiği örnek uygulamasını, Bilim İlaç Genel Müdürü Erhan Baş, Digital okurları için anlattı:

Neden değişim?

Stratejik planlama çalışmalarına 1998 yılından beri devam ediyoruz. Kendimizi, çizdiğimiz misyon ve vizyon doğrultusunda geleceğe hazırlıyoruz. 2004 yılı başında yaptığımız en son stratejik plana göre, 2007 yılı sonu için vizyonumuzda kendimize bir hedef belirledik. Buna göre, kendimize uluslararası jenerik firma, en büyük yerli ilaç ihracatçısı ve ikinci en büyük yerli ilaç firması olmak hedeflerini koyduk.

Bu vizyona ulaşabilmek için değişen rekabet koşullarını, küreselleşmenin etkilerini izlemeyi, ekonomik konjonktür ve belirsizliklerle dolu pazar ve çalışma ortamları karşısında etkili stratejiler geliştirmeyi, bunları planlayıp, uygulamayı amaç edindik.

Yeni ekonomik ortam ve Avrupa Birliğine uyum çalışmaları çerçevesinde uluslararası alanda rekabet edebilmek, ancak verimliliğimizi arttırabilmek, maliyetleri kontrol etmek ve fiyat rekabeti sağlayabilmekle gerçekleşebilecekti.

Belirlediğimiz vizyona ulaşmak için “Aynı şeyleri yaparak farklı sonuçlar elde edemezsiniz” cümlesinden yola çıkarak, tüm çalışanlarımızla birlikte “Gelecek bizimle biçimlenecek” sloganını ortaya koyduk. Şirketimizdeki tüm iş yapış şekillerimizi değiştirmek üzere işe koyulduk.

Toplam kalite ile başladık

Bu amaçla önce “EFQM Toplam Kalite Yönetimi” modelini benimsedik ve bu yöntemle çalışmalarımızı sürdürdük. Ekonominin her geçen gün daha dinamik bir hale geldiği, rekabetin giderek arttığı bu dönemde daha rekabetçi olmak ve başarılı olabilmek için farklılık yaratma gereksinimi değişimine odaklanmamızın en önemli nedenleriydi.

Bunun dışında Bilim İlaç’ın ilaç pazarının üstündeki büyüme trendi ve müşterilerimizin memnuniyetini arttırma ihtiyacı bizi operasyonlarımızı gözden geçirmeye ve yeni iş yapış şekillerine doğru götürdü. Bu çalışmalarımız neticesinde bugün geldiğimiz noktada 2004 yılında Avrupa Kalite Yönetim Vakfı ve Kalder tarafından verilen “EFQM Kalite Yetkinlik Onayı”nı aldık.

Yine bu süreçte, BT alt yapımızı iyileştirmeye, yeni ve çevik bir BT alt yapısı oluşturmaya karar verdik. Önce ERP programımızı değiştirerek SAP uygulamasını başlattık. Tüm satış teşkilatımızın elektronik alt yapısını iyileştirerek, her tıbbi mümessilin yaptığı çalışmaları dizüstü bilgisayar ve palm’lerle gerçekleştirdiği “Cegedim datarep” sistemini uygulamaya soktuk. Bunları yaparken de dış kaynak kullanımını hedefledik ve tüm BT alt yapımızı outsource ettik.

Ciro ikiye katlandı

Uluslararası firma olma hedefimize giderken yaptığımız stratejik planlama çalışmaları kapsamında 4 farklı değişim projesine odaklandık. Bu projeler yönetim etkinliği bazında yönetim sistemlerini geliştirme, iş mükemmelliği, süreç yönetim sistemlerine geçiş ve süreçleri iyileştirme ve sürekli iyileştirme olmak üzere kalite iyileştirme projeleri oldu.

Yaptığımız bu çalışmalar sonucunda şirketimiz son 2 yılda cirosunu ikiye katladı. Bilim İlaç, 2004 yılı sonu verilerine göre, Türk ilaç pazarında bulunan 168 firma içerisinde kutu bazında satışları ile 3’üncü en büyük firma, TL ve Dolar bazında satışları ile 8’inci en büyük firma, reçeteye girme bazında ise 3’üncü en fazla reçetelenen firma oldu.

Özellikle süreçlerle yönetimi benimsememiz, çalışanlarımızın departmantal bakış açılarını değiştirmemize ve tüm firmada takım çalışması oluşturmamıza büyük katkılar getirdi.

Öte yandan süreç iyileştirme ekipleri ve kalite iyileştirme ekipleri verimliliğimizde büyük artışlar ve maliyetlerimizde de büyük düşüşler sağladı.

Verimlilik artık daha önemli

Uluslararası jenerik firma olma hedefinde yürüyen Bilim İlaç, bugün verimliliği geçmişe nazaran çok daha fazla önemsiyor. Dünya ilaç pazarlarındaki etkinliğimizi arttırmak için araştırma geliştirmeye, kaliteye ve pazarlamaya büyük önem veriyoruz. Bu amaçla ana iş hedeflerimiz dışında kalan konuları ilgili konuların uzmanı olan firmalara outsource ediyoruz.

Önümüzdeki dönem dış kaynak kullanımını arttırmayı planlıyoruz. Hepimizin de bildiği gibi dış kaynak kullanımı genel yönetim, insan kaynakları, çağrı merkezi uygulamaları, dağıtım ve lojistik, enformasyon teknolojileri, finans, satış pazarlama, üretim gibi birçok alanda olabiliyor. Bugün giderek yaygınlaşan dış kaynak uygulamaları, ilk dönemlerde taktiksel dış kaynak kullanımı ile başladı. Bu çalışmaların esas hedefi harcamaları azaltmak ve finansal dengeleri sağlamaktı. Bugün ise stratejik dış kaynak kullanımı şeklinde devam ediyor.

Önümüzdeki yıllarda ise transformasyonel dış kaynak kullanımı çok önem kazanacak. Bilim İlaç olarak biz de, özellikle iş süreçlerinin verimliliği, değer yaratma bazlı dış kaynak kullanımı, globalleşen ekonomilerle ortaklıklar ve ilişki ağlarının sağlanması gibi transformasyonel dış kaynak kullanımını daha çok tercih edeceğiz.

Sadece maliyet odaklı değil

Stratejik dış kaynak kullanımı, sadece maliyetlerin kontrolünü hedefleyen bir hizmet değil. Dış kaynak kullanımı operasyonel ve iş gücü maliyetlerinde düşme gibi maliyetlerin kontrolü yanında, operasyonel etkinliğimizde artış, yönetilebilir servis seviyeleri, ölçeklenebilir ve esnek bir alt yapı sağlıyor. Bu da verimliliklerimizde büyük artışlar anlamına geliyor.

Ayrıca, global kaynaklardan yararlanma ve sektörel en iyi uygulamalara erişim, ana faaliyet alanlarına ve yeni projelere odaklanma şansı da veriyor. Hem finansal, hem operasyonel, hem de deprem gibi olağanüstü durum yönetimi hizmetleri ile risklerde azalma, yüksek maliyetli yatırım ihtiyacında düşme söz konusu oluyor.

Tahmin edilebilir maliyetler, hızlı ROI, sermaye gereksiniminde düşme ve diğer operasyonlar için serbest kaynak miktarında artış gibi esnek finansal çözümler bulma, kaynaklara hızlı ulaşım, yeni iş alanlarına hızlı giriş ve CRM gibi pazarlamada farklılık yaratıcı projelerde hız ve esneklik kazandırması gibi birçok konuda getirdiği büyük katkılar sağlıyor. Bütün bunlara bakınca, dış kaynak kullanımının çok stratejik bir karar olduğunu düşünüyoruz.

SEKTÖRDE İLGİ DAHA DA ARTACAK

Dış kaynak kullanımı tüm dünyada giderek kabul görüyor ve kapsamı hızla genişliyor. Outsourcing Institute’nun 2003 verilerine göre, dış kaynak kullanımı yüzde 52 oranında, en çok bilişim teknolojileri konusunda kullanılıyor. Uluslararası araştırma şirketi IDC’nin 2003 verilerine göre ise, Amerika’da teknoloji ve iş süreçleri dış kaynak kullanımı cirolarının, 2002 yılındaki 103 milyar dolarlık değerinden 2006 yılında 226 milyar dolara ulaşacağı öngörülüyor. Yapılan diğer bir araştırma, Avrupa’da da 2001-2006 arasında BT hizmetleri harcamalarında öngörülen büyümenin yüzde 94’ünün dış kaynak kullanımından geleceğini ortaya koyuyor.

Dünya ilaç pazarında bulunan ilaç firmalarının pek çoğu birçok değişik alanda dış kaynak kullanımı hizmeti alıyorlar. Günümüzde ilaç sanayinde özellikle stratejik dış kaynak kullanımı bazında araştırma geliştirme ve pazarlama departmanlarında dış kaynak kullanımı çok önem kazanıyor. Bu çalışmalar ilaç firmalarına yeni ürünlere ulaşmada hız ve operasyonlarda verimlilik katıyor. Öte yandan iş süreçleri dış kaynak kullanımı önümüzdeki günlerde verimliliği hedefleyen ilaç firmaları için en önemli dış kaynak kullanımlarının başında gelecek.

STRATEJİK DIŞ KAYNAK KULLANIMI UYGULAMALARI ARTIYOR

BİRLİKTE ÇÖZÜM OLUŞTURDUK Bilim İlaç'ın mevcut uygulamaları büyüyen iş ihtiyaçlarını karşılayamıyordu.  Bütünleşik bir ERP sistemi ihtiyacı ortadaydı ve bu acil bir ihtiyaçtı. Şirketin üst yönetimi bu ihtiyacı en hızlı şekilde adresleyebilmek amacıyla uygulama olarak SAP’ye geçerken, altyapısını güvenilir bir firmaya outsource etmeye karar verdi. Rakip firmalarla IBM hizmetini detaylı olarak karşılaştırdı ve 2005 başı itibarıyla 6 yıllık bir anlaşmaya imza attık. Birlikte, hem geçiş döneminde hem de SAP’nin hayata geçmesinden sonra planlanan gereksinimleri karşılayacak bir çözüm oluşturduk. 

HER ŞİRKETE UYGULANABİLİR Bilim İlaç örneği sektör bağımsız olarak tüm şirketlere uygulanabilir.  Bilim İlaç en yeni teknolojiyle oluşturulmuş, her tür sağlanabilirlik katmanlarıyla güçlendirilmiş bir altyapıya sahip olmak istedi.  Hem altyapı hem de SAP Basis sorumluluğunu IBM’e verirken, ortamın sürekli olarak gözlemlenmesi, uyarı mekanizmalarıyla her türlü soruna anında müdahale edilmesi, dünya standartlarında güvenlik sağlanması, olağanüstü durumlarda kısa sürede ayağa kalkması gibi ihtiyaçlardan yola çıktı. Aynı zamanda IBM'in dünya çapında SAP konusundaki deneyimini ve bu konuda SAP ile giderek gelişen işbirliğini de dikkate aldı.  Benzer beklentileri olan her şirket, bu hizmeti talep edebilir.

DÜNYADA ÖRNEK ÇOK Hem Türkiye'de hem dünyada benzer “stratejik dış kaynak kullanımı” konusundaki örnekler hızla artıyor. Türkiye’de Danone, Astra Zeneca, Coca-Cola, Pfizer, Finansbank Kartlı Ödeme Sistemleri, KKB, Solectron bunlardan bazıları.  Dünyada örnekler çok daha fazla. En bilinen isim arasında Hallmark, Heinz, Electrolux, Dow Chemicals, Michelin, Kodak, Visteon sayılabilir.