Dışbank'ın Örnek E-öğrenme Modeli

Türkiye’de e-öğrenme uygulamaları son 3 yılda hızla yaygınlaştı. Pek çok kurum ve kuruluş e-öğrenmenin getirdiği olanaklardan yararlandı. Dışbank da bu kuruluşlardan biri oldu. 4 bin 500 personelin aynı anda erişip kullanabildiği e-öğrenme sistemi, bankanın eğitim maliyetlerini azalttı. Çalışanların verimliliğini artırdı. Artık tüm eğitimlerin bu sistem üzerinden verildiğini söyleyen Dışbank Eğitim ve Gelişim Direktörü Meriç Koraltürk, “Yaptığımız yatırımın geri dönüşünü de 6-9 ay içerisinde sağladık” diye konuşuyor.

DIŞBANK’IN ÖRNEK E-ÖĞRENME MODELİ

Uzaktan eğitim kavramı ile Türkiye uzun yıllar önce tanıştı. Ancak, tüm dünyada gelişen ve yaygınlaşan e-öğrenmenin geçmişi çok değil. Türkiye’de e-öğrenme uygulamaları son 3 yılda yaygınlaştı. Bu süreçte başta bankacılık ve finans sektörü olmak üzere, imalat sektöründen KOBİ’lere kadar pek çok alanda kullanımı arttı. Bugün Türkiye’de 50’nin üzerinde şirket ve 50 binin üzerinde çalışan e-öğrenme sistemlerini kullanıyor.

Dışbank da bu şirketlerden biri. Şirket e-öğrenme alanında Türkiye’de örnek bir uygulama gerçekleştirdi. 2003 yılında başlatılan uygulama ile hem eğitim faaliyetlerinde büyük tasarruf sağlandı, hem de çalışanların verimliliği arttı.

Bir hafta sonunu alacak kapsamlı bir eğitimi 3 saatlik bir e-öğrenme içeriğine dönüştürmenin mümkün olduğunu söyleyen Dışbank Eğitim ve Gelişim Direktörü Meriç Koraltürk, sistemin pratik faydasını şöyle özetliyor:

“Sınıf ortamında bin 300 kişiyi kapsayacak, bütün hafta sonumuzu alacak ve 1 milyon 321 bin 500 dolara mal olacak bir eğitimi e-öğrenme sistemi ile bir hafta içerisinde 4 bin 500 dolara tüm çalışanlara verebiliyoruz. Ayrıca, bu sistem, çalışanlarımızın motivasyonlarını ve verimliliklerini artırıyor.”

Dışbank Eğitim ve Gelişim Direktörü Meriç Koraltürk, Dışbank’ın örnek uygulamasını Digital’e anlattı. Sistemin sağladığı faydalar, uygulamada dikkat edilmesi gereken unsurlar ve yatırım maliyetleri ile ilgili bilgi veren Koraltürk’ün sorularımıza verdiği yanıtlar şöyle:

*Böyle bir projeyi hayata geçirmeye nasıl karar verdiniz?
-Dışbank olarak karar verme sürecimiz aslında 2001 yılına dayanıyor. O yıllarda bankanın bireysel şubeciliğe geçişiyle birlikte şube ve dolayısıyla personel sayısında büyük bir artış oldu. Hızlı bir büyüme süreci içerisine girdik. Bankanın kuruluşundan bu yana eğitime çok önem veriliyordu. Bu hızlı şubeleşme ve personel artışı sürecinde, İstanbul merkezli olan eğitimlerin organizasyonu zor olmaya başladı. Bu hem maliyet, hem de her şehirdeki personele eşit biçimde ulaşabilmek açısından gittikçe zorlaştı. Böyle olunca alternatifler ne olabilir diye düşünmeye başladık. Yurt dışında ve piyasada e-öğrenme uygulamalarının arttığını ve bundan faydalanabileceğimizi gördük. Yurtdışı ve yurt içinde bu konuda faaliyet gösteren, eğitim yönetim sistemi (LMS) satan ve içerik sağlayan tüm firmalarla görüştük. Karar verme sürecimiz yaklaşık 1,5 yıl sürdü. Sonunda ihtiyacımızı tespit ettik ve bize en yakın olan firmayla bu işe başladık.

*Alternatif ararken neden elektronik tabanlı eğitimi tercih ettiniz?
-Sınıf eğitimlerimiz yoğun bir şekilde devam ederken personel sayısı çok fazlaydı. Bu da bizi hem maliyet açısından zorluyordu hem de ciddi biçimde zaman kaybına yol açıyordu. Bu nedenle, hem zaman hem maliyetten tasarruf edecek bir çözüm aramaya başladık. Buna en iyi çözüm olarak da karşımıza uzaktan eğitim çıktı. Bundan başka da alternatif yoktu diyebilirim. Herkesin dönüp dolaşıp geleceği nokta bu diye düşünüyorum. Çok önemli faydaları var. Birincisi uzaktan erişim imkanı. Herkesin değişik lokasyonlardan aynı hizmeti aynı kalitede alabilme imkanı, organizasyon maliyeti, personelimiz ve yönetim açısından zaman maliyeti gibi faydaları da var. Ayrıca personelimizin çok genç olması ve bu tür yeniliklere yatkın olması da tercih sebebimiz oldu.

*Başlangıç için neler yaptınız?
-Biz bu uygulamayı hayata geçirmeye karar verdikten sonra ilk yaptığımız, yönetimin onayını ve desteğini almak oldu. Ne istediğimize ve nasıl yapacağımıza da karar verdikten sonra iş biraz teknik kısma kaldı. Bunun için de bir proje ekibi oluşturduk. Bu ekibin içerisinde insan kaynakları, bilgi işlem, kurumsal iletişim ve birlikte çalıştığımız firma yer aldı. Herkes üzerine düşen görevi yerine getirdi ve ortaya çok başarılı bir proje çıktı. Çalışanların fikrini almak, onların bakış açılarını ve beklentilerini görebilmek için de bir anket yaptık.

Bu anketin sonucunda, çalışanların bu işe çok hazır ve istekli olduklarını gördük. Sadece bağlantı problemleri yaşar mıyız diye birtakım korkuları olduğunu gördük. Bilgi işlem ile yaptığımız çalışma ile bu sorunu da ortadan kaldırdık. Bugüne kadar hiçbir çalışmamızda, çok hızlı eğitim aldığımız dönemlerde bile hiçbir sorunla karşılaşmadık. Bu platformu, insanların hayatının sürekli bir parçası haline getirmek gerekiyor. Böylece kullanımı da artıyor.

*Sistem bugün nasıl kullanılıyor?
-Biz bu kararı verdikten sonra ilk olarak 2003 yılının mayıs ayında eğitim vermeye başladık. Kendimiz için öncelikle bir eğitim yönetim sistemi satın aldık. Bunun üzerine hazır içerikler aldık, ardından da kendi içeriklerimizi oluşturduk. Bunların ilki oryantasyon eğitimi idi. Hem bankaya yeni girenlere hem de mevcut çalışanlara, bankanın tüm bölümlerini tanıtan ve her bölümün ne yaptığını, o yılki verilerle birlikte anlatan interaktif bir eğitim gerçekleştirdik. Ardından proje bazlı başka eğitimler geldi.
Oracle, tabanlı bir insan kaynakları paketi de kullanıyoruz. Bizim için e-öğrenme uygulamalarını sınıf eğitimleriyle her zaman bütünleşik düşünüp, her ikisinin sonuçlarını tek bir noktadan gözlemleyebilmek, raporlayabilmek ve bunların çalışanların sicil kayıtlarında olmasını sağlamak önemliydi. Sonuçta enocta’nın LMS sistemiyle bizim HR paketini birbiriyle entegre hale getirdik. Bugün her iki taraflı veri akışı var. Yeni işe girenleri ya da işten ayrılanları LMS’e tanımlayabiliyoruz. LMS üzerinden yapılan eğitimler, sınav sonuçları gibi her türlü işlemi de HR sistemine aktarabiliyoruz.

*Çalışanların sistemi kullanımlarını yaygınlaştırmak için neler yaptınız?
-Bizim bu sistemi verimli kullanabilmemizin en önemli aşaması da İdeal Kampus adı altında oluşturduğumuz portal oldu. Bu portalı e-öğrenme süreçlerimiz için mümkün olduğu kadar aktif hale getirdik. Temel teknik eğitimler ve oryantasyon eğitimlerinin ardından proje bazlı eğitimlere başladık. Örneğin, yeni çıkan ürünlerin ve beraberinde ekran kullanımlarının gerekli olduğu konularda bir eğitim paketi hazırladık. Ve çok yaygın bir şekilde kullanımını sağladık. Benim gözlemlediğim en yüksek kullanım oranı bu eğitimlerde oldu. Sonuçta çalışanların bu eğitimleri biran evvel öğrenmeye ihtiyaçları vardı.

Örneğin 15 gün sonra yeni bir ekran, yepyeni bir sistem kullanmaya başlayacaklar, bunu bilmiyorlar ve öğrenebilecekleri tek alan e-öğrenmeydi. Böylelikle çalışanlar sisteme ciddi şekilde alıştılar. Bin kişiye tanımlanmış ve bir haftada bitirilen, yüzde 89 tamamlanma oranı olan süreçler geçirdik. Bunlar e-öğrenme alanında çok önemli rakamlar. Bunun dışında kullanımdaki artışı destekleyen bir diğer şey, sınıf eğitimlerinin sonunda yaptığımız teknik uzmanlık sınavlarını e-öğrenme sistemine taşımak oldu. Çalışanlar sınıf eğitimi de alsalar, bunun e-öğrenmede de bir bacağı olduğunu biliyor. Bu hem sınıf eğitimleri ile e-öğrenme sisteminin entegrasyonunu sağlıyor, hem de e-öğrenme ortamının kullanımı artırıyor.

*Pratik başka ne gibi yararları oldu bu sistemin?
-Kısa dönemli bir eğitimin yaygın olarak herkese aktarımının gerektiği durumlarda bundan daha avantajlı bir sistem düşünemiyorum. Sınıf ortamında bin 300 kişiyi kapsayacak, bütün hafta sonumuzu alacak ve 1 milyon 321 bin 500 dolara mal olacak bir eğitimi e-öğrenme sistemi ile bir hafta içerisinde 4 bin 500 dolara tüm çalışanlara verebiliyoruz.
Bunlar zaman ve maliyet avantajları. Bir diğer açıdan, bizim için en önemlisi çalışanların motivasyonu, morali ve dinlenmeleri konusundaki olumlu etkisi oldu. Çalışanlarımız çok yoğun bir iş ortamında çalışıyor. Yaptığımız en basit eğitim iki gün sürüyor. Bu eğitimleri haftasonu yapıyoruz. Bir de şehir dışında olduğunu düşünürseniz, cuma günü işten çıkıp yorgun argın buraya geliyorlar, otelde konaklıyorlar ve hiç dinlenmeden dönüp iş başı yapıyorlar. Bu onlar için çok yorucu ve zahmetli bir şey.

Aynı eğitimi 3 saatlik bir e-öğrenme eğitimi haline getirmek mümkün. Burada hem istedikleri zaman bu eğitimi alma avantajları var, hem 2 gün yerine 3 saatte tamamlayabiliyorlar. Ayrıca teknolojiyle bütünleşip, birbirleriyle sanal ortamda tartışma imkanları da var.

*Peki bu uygulamanın Dışbank’a maliyeti ne oldu?
-Eğer şirket, tercih edip kendine bir eğitim öğretim sistemi alıyorsa, buradaki en büyük maliyet kalemi bu oluyor. Bunun dışındakiler içerik bazında maliyetlendiriliyor. Burada da içeriğin büyüklüğü, detay, uygulayacağı görsellik ve interaktiviteye göre maliyetler değişiyor. Dışbank’ın da maliyetinin en büyük kalemi ilk başta yaptığı LMS yatırımı oldu. Ama bu bizim tercihimizdi. Bu yatırımı yapmadan da e-öğrenme’ye başlayabilirdik. Fakat biz kendi HR sistemimizle entegrayon istediğimiz için böyle bir satın almaya gittik.

Ardından da satın aldığımız eğitim başına maliyetler söz konusu oldu. Bu süreç içerisinde bugüne kadar 22 tane eğitim verdik. Bu sistem sadece eğitim vermenin yanı sıra, kurumun ve kullanıcıların ihtiyaçlarına göre gelişebiliyor. Mesela biz anketler yapıyoruz. Örneğin, çalışan memnuniyeti anketimizi bu yıl buradan yapacağız.

Bu sistemin bir özelliği de kendi kendimize eğitim içeriği oluşturma imkanı vermesi. 2005 planlarımız içerisinde, ihtiyaç duyduğumuz bazı sınıf eğitimlerimizin ders notları diyebileceğimiz kısmını kendi kendimize e-öğrenme eğitimi olarak tasarlamak ve sistemin içerisine yerleştirmek var. O zaman maliyetler iyice düşüyor.

Sonuçta genel olarak baktığımızda yaklaşık 100 kişilik bir şirketin e-learning’e geçiş maliyeti ilk aşamada 5 bin dolar ile 10 bin dolar civarında oluyor. Kişi başı eğitim fiyatlarının 30 dolar olduğunu düşünürsek bu oldukça kabul edilebilir bir rakam. Yatırımın ilk 3-6 ayında geri dönüşünü de görebiliyoruz. Biz ilk 3 ayın sonunda ilk proje eğitim içeriğimizi hazırladık ve bu eğitim ile yaptığımız yatırımın yüzde 50’sini geri döndürmüş olduk. Sonraki 6 ayda da toplam yatırımın geri dönüşünü aldık diyebilirim.

AHMET HANÇER/ ENOCTA KURUMSAL UYGULAMA DİREKTÖRÜ

“TALEP HIZLA ARTIYOR”
NASIL KULLANMALI? E-öğrenme içeriklerinin etkin olarak kullanılması, çalışanlarla sürekli iletişim kurulmasıyla başlıyor. Çalışanlar söz konusu eğitim içeriğinin hem kariyerleri hem de şirketin bir adım öteye gitmesi için gerekli olduğuna inanmalılar. Bu sürecin etkin olması için şirketlerde yöneticilere de büyük rol düşüyor. Şirket yönetiminin bu konuda yönlendirici ve motive edici olması gerekiyor.

İNTERNETE ERİŞİM YETERLİ E-öğrenme aslında bir teknoloji projesi değil. Bir kısım teknolojik altyapıyı kullanan bir proje. Bazen e-mail okumak kadar teknoloji gerekli. Söz konusu altyapı için kullanıcıların internet erişimleri olması gerekiyor. Bu durumda biz enocta olarak bu uzaktan eğitim programını internet ortamına “host” edebiliyoruz. Veya şirket içerisinde intranet yapısı varsa, bunun içerisinde bir e-öğrenme portalının hayata geçirilmesi söz konusu olabilir. Sonuçta mevcut altyapılarla e-öğrenme rahatlıkla hayata geçebilir.

EN BÜYÜK TALEP FİNANS SEKTÖRÜNDEN E-öğrenme sistemlerine en büyük talep banka, finans ve sigorta sektörlerinden geliyor. Teknoloji ve iletişim firmalarından gelen talepler de yoğun. Bir de son dönemde yükselen bir trend olarak üretim sektöründen talep geliyor. Üniversiteler de ayrı bir uygulama alanı olarak çok uzun zamandır çalışmalarını yürütüyorlar. Türkiye’de son dönemde özellikle KOBİ’lerden de ciddi bir talep var. İhracata yönelik çalışan otomotiv, tekstil gibi sektörlerden gelen talep de artıyor.

HERKES KULLANABİLİR Bir çalışanı olan da bin çalışanı olan da e-öğrenmeden fayda sağlayabilir. Küçük kurumlarda eğitim ve insana yatırım konularında bütçesel sıkıntılar olabiliyor. Ancak e-öğrenme bu konuda yatırımı kolaylaştıran önemli bir araç Önümüzdeki dönemde bu anlamda taleplerin artacağını, sadece piramidin en üstündeki şirketlerden değil, piramidin alt tarafındaki şirketlerden de talep geleceğini düşünüyoruz.

“YÖNETSEL KARARLARDA BU SİSTEMDEN BİLDİRİLİYOR”

*Yönetim bu sistemi nasıl kullanıyor, onlara ne gibi faydalar sağlandı?
-Bu sistemi aynı zamanda şirket içerisinde haberleşme aracı olarak kullanıyoruz. Her yeni uygulamayı direkt yönetimin ağzından çalışanlara duyuruyoruz. Ayrıca banka ile ilgili bütün gelişmelerde bu sistemi kullanıyoruz. Günümüzde çalışanlar kurumun nereye gittiğini eskisinden çok daha fazla merak ediyor. Araştırmalar da çalışanların aslında ücret, sosyal haklardan öte gelişim ve kariyerleriyle ilgili kurumdan yeterli cevap aldıkları zaman daha verimli olduklarını gösteriyor. Bu sistem bunun en etkili araçlarından biri. Projelerin hızla hayata geçirilmesi ve maliyetlerden sağlanan tasarruf da üst yönetimi mutlu eden konular. İleride yöneticilerimiz banka ile ilgili yönetsel kararları da bu sistem üzerinden çalışanlara bildiriyor olabilirler.

Hande D. Süzer
hdemirel@capital.com.tr