Sadık Canbol / Aksigorta Sistem Destek ve Operasyon Müdürü

Sadık Canbol, Türkiye’nin önde gelen sigorta şirketlerinden Aksigorta’nın Sistem Destek ve Operasyon Müdürü... 1980’lerde bu yana teknolojiye yatırım yaptıklarını, e-business dönüşümünü 4 aşamada gerçekleştirdiklerini söylüyor. Toplam yatırım tutarının ise 4 milyon dolara ulaştığını açıklıyor. Henüz sistemin maliyet avantajını hesaplamadıklarını belirtiyor ve “Asıl atağa son iki yılda geçtik. Bunun yararlarını da görmeye başladık. Örneğin acentelerin daha önce sık sık gündeme getirilen şikayetlerin artık gündeme gelmediğini görüyoruz” diyor.

Aksigorta, özkaynakları ve mali yapısı bakımından sektörün lider şirketlerinden biri. Bu nedenle de sektörde öncü olma gibi bir özelliği var. 1980’li yıllardan beri teknolojiye yaptığı yatırımlar da bu özelliğinin bir parçası. Hedefleri ise hem müşteri memnuniyetini hem pazar payını artırmak. Bu nedenle de e-business konusunda ciddi yol almış durumdalar.

Aksigorta Sistem Destek ve Operasyon Müdürü Sadık Canbol, Aksigorta’nın e-business stratejilerini, uygulamaları ve hedeflerini Digital’e anlattı:

E-business’a neden ihtiyaç duydunuz?

Hem yazılımsal hem de donanımsal gelişmelerin yanı sıra, sigorta sektörünün dinamik bir yapıya sahip olması bizim bu konuya eğilmemizin ana nedenidir. Sigorta sektöründeki dinamik yapı içinde amacımız, pazar payımızın yükseltilmesi, müşteri memnuniyeti ve yerel çalışan uygulamalarımızın iletişim alt yapısından bağımsız hale getirilmesi ve geliştirilen yazılımlarımızın uç noktalara hızlı bir şekilde dağıtılması temel hedeflerimizdi. Bu nedenle de devamlı alt yapımızı güncelleyerek bugüne geldik. Bugünden sonra da bir takım planlarımız projelerimiz olacak.

Süreç hakkında bilgi verir misiniz? Bugüne kadar neler yapıldı?

Bu süreç aslında 1980’li yıllarda başladı. 70’li yılların ikinci yarısında kartlı sistemler vardı. 80’li yıllara geldiğimizde Aksigorta’da yapısal değişim oldu. Daha önce Aksigorta’nın işlemlerini Sabancı Grubu’nun bilgi işlem kuruluşu olan BimSA yapıyordu. Ancak, 1981 yılındaki yapısal değişikliklerle birlikte sistemler Aksigorta’da kuruldu.

Biz buraya büyük bir sistem aldık. Projeler yazıldı ve geliştirildi. Gerçek anlamda sigortacılık uygulamaları da 1981 yılında başladı diyebiliriz. Söz konusu dönemde online yoktu. Acentelerin kestiği maktu poliçeler elden bize geliyor, biz burada merkezde o bilgileri giriyorduk. Bu yaklaşık 1986 yılına kadar devam etti.

Bu konudaki asıl hareket de 1986 yılından sonra mı başladı?

Evet... Biz şirket olarak bu tarihten sonra dört evreden geçtik. İlk evre 1986 yılında gerçekleşti. Tüm işlemler merkezde yapılıyordu. Merkezi veri tabanımız vardı ve tamamen yerel çalışma düzeni içinde çalıştık. Bu çalışmalar toplu işlemlere göre yapıldı. Bilgi girişleri de evraktan ve merkezde oluyordu.

1988 yılında ikinci evrenin başlamasıyla şirketimizde çarpıcı değişiklikler de oldu. Sigorta sektöründe ay kapama olarak tabir ettiğimiz bir dönem vardır. 1988 öncesinde ay kapamalarımız 2-3 ay arasında değişiyordu. Yani gerçek bilgiler, doğru bilgiler ancak 2-3 ay sonra oluşuyordu. 1988’deki atılımla bu süre 1-2 aya indi.

Bu nasıl gerçekleşti?

Bölgelerde toplu işlem yapan sistemler kurduk. Bölgelerdeki bu sistemlerden, bizim elektronik file transferi dediğimiz yöntemle, merkezdeki bilgi işleme bilgiler aktarılmaya başladı. Yine bu evrede, bizim çok önemli gördüğümüz acente paket uygulamamızı devreye aldık. Bu uygulama sayesinde, acentelerimiz bilgileri kendi PC’sinde yazıyor ve basabiliyordu. Bu poliçeler, merkezi sistemde tekrar giriliyordu.

1996 yılında üçüncü aşamaya geçtik. Bu aşamada da ilişkisel veri tabanı dediğimiz uygulamaya geçtik. Network alt yapımızı tamamen yeniledik. Bölgeleri, temsilcilikleri ve sınırlı sayıdaki acenteleri on-line yaptık. Burada file güncelleme çok zordu. Bu nedenle ilişkisel veri tabanına geçmeyi tercih ettik. Olanaklar dahilinde yeni network’ümüzde uygulamalarımızı geliştirmeye başladık. Bu süreçte de stratejik ay kapama süresi de 15 gün ile 1 ay arasına düştü.

Dördüncü evreye ne zaman geçtiniz?

Son evre 1998 yılında başladı. Bu dönemde istemci-sunucu mimariye geçtik. Network alt yapımızı yine gözden geçirdik ve ofis otomasyonuna geçtik. Yeni network altyapısı çok farklı platformlarda çalışan uygulamalar da gündeme getirdi. Bunu da biz çeşitli yazılımlarla giderdik. Acentelerimiz on-line çalışıyordu.

Bu arada yine dördüncü evrede Akbank şubeleriyle de online bağlantı kuruldu. Söz konusu şubeler istedikleri anda Aksigorta ile online bağlantı kurarak işlem yapmaya başladı. Son evrede network alt yapısında da gelişmeler olduktan sonra acente paketi yoğun bir şekilde dağıtmaya başladık.

Senkron ve asenkron tabir ettiğimiz uygulamayı devreye aldık. İhtiyaçlara cevap verecek uygulamalar geliştirildiğinde, bunların yerel bilgisayarlara da transferi gerekiyordu. Biz bunu yapmak için de bir yazılım bulduk ve dağıtmaya başladık. Bu süreçte ay kapama süresi de 6 güne düştü. Bu sigortacılık sektöründe çok önemli bir faktör. Tahmin ediyorum, sigorta sektöründe bu kadar kısa sürede ay kapatan başka şirket yok.

Burada en önemli şey, bu iletişim alt yapısından kaynaklanacak sorunlardan uzak olacak şekilde paket programlar düzenlemek. Acente kendi PC platformunda çalışıyor. İhtiyaç olduğunda ya da belli bir poliçe sayısına ulaştığında, bizim yazdığımız otomatik bir programla merkezi sisteme bağlanabiliyor ve gerekli bilgileri gönderiyor.

Yine bu süreçte, bizim için çok önemli olan, şirket içi elektronik posta uygulamasını devreye aldık. Basılı doküman ve telefon trafiğini elektronik posta sayesinde çok aza indirdik. Yakın bir gelecekte bunu acentelerimize de yaymayı düşünüyoruz.

Asenkron uygulama hakkında biraz bilgi verir misiniz?

Sigortacılıkta çok önemli bir yetki problemi var. Asenkron uygulama, biraz bu yetki problemine yönelik geliştirilen bir program. Örneğin bir riski sigortalarken, buna belli yetki çerçevesinde onay verilmesi gerekebiliyor. Böyle bir olay varsa, acente merkeze anında bilgi transferi yapıyor. İlgili birim ya da kişi onay sürecini başlatıyor ve otomatik bir şekilde merkezden lokale, bu kez ters yönde asenkron tabir ettiğimiz şekilde bilgi transferi gerçekleşiyor.

Bu arada bilindiği gibi sigortacılık sektörü belli yönetmeliklere bağlı. Hükümetten veya bizim bağlı olduğumuz kamu kurumundan zaman zaman tarife değişiklikleri geliyor. Alt yapı çerçevesinde değerlendirecek olursak, bunların da hemen devreye alınması şart. Bizim acentelerimiz Türkiye çapında yayılmış durumda. Dolayısıyla, bunlardaki çalışan programlarında anında güncellenmesi gerekiyor. Bu asenkron çalışma nedeniyle biz merkezde hemen değişikliği yapıp, yazılımları acentelere dağıtır hale geldik.

Bugüne kadar bu konuya ne kadarlık yatırım yaptınız?

1980’li yıllardan itibaren başlayacak olursak, bugüne gelinceye kadar 4 sistem entegratörümüz oldu. Bunun yanı sıra, PC serverlarımız var. Bölge ve temsilciliklerimizi de dikkate aldığımızda, en azından 5 milyon dolarlık bir yatırım yaptık diyebilirim. Bunların yanı sıra, iş akış yönetimini uyguluyoruz. Bunu çok yakın gelecekte yaygınlaştıracağız.

Alt yapı çalışmalarınız hakkında bilgi verir misiniz?

Altyapımızdaki donanımsal ve bazı sistem yazılımları IBM tarafından sağlandı. Bu cihazların işletim sistemlerinde IBM donanımlarını ve yazılımlarını kullanıyoruz. Proje gelişimlerinizi kendimiz yapıyoruz. İhtiyaç olduğunda bazı özel projelerde üçüncü partilerle çalışıyoruz. O uygulamanın bakımını ve gelişimini yine kendimiz yapıyoruz.

Acente paket programı hakkında bilgi verir misiniz. Şu anda kaç acentenizde bu program kullanılıyor?

Yaklaşık 800 acente, 594 banka şubesi, genel müdürlük, 4 bölge müdürlüğü ve yedi bölge temsilciliğinde şu anda sistem çalışıyor.

Acente paket programı bizim acentelerimiz için geliştirdiğimiz bir program. Acente kendi PC’si üzerinde lokal olarak çalışıyor. Bizim yaptığımız program sayesinde PC otomatik olarak, merkezdeki sisteme bağlanıyor. Gerekli bilgi transferlerini yapıyor. Yine kendisi sistemden çıkıp, lokalinde çalışmaya başlıyor.

E-business’in Aksigorta’ya yararı ne oldu? E-business uygulamaları maliyetlerinizi nasıl etkiledi?

E-business açısından değerlendirecek olursak, geçen yıllara kadar bizim alt yapı çalışmalarımız vardı. Asıl atağa son iki yılda geçtik. Bunun yararlarını da görmeye başladık. Örneğin acentelerin daha önce sık sık gündeme getirilen şikayetlerin artık gündeme gelmediğini görüyoruz. Biz yatırımlarımızın karşılığını almaya başladığımızı söyleyebilirim. Ancak, maliyetlerimize henüz nasıl bir katkısı olduğu konusunda çalışmamız yok. Çalışanlar açısından baktığımızda, daha yüksek motivasyonla çalıştıklarını söyleyebilirim.

Çok yakın gelecekte yeni projelerde devreye girecek. O zaman gerçek anlamda sonuçlarını alacağız.

“CALL CENTER İÇİN ÇALIŞIYORUZ”

E-business konusunda önümüzdeki dönemde neler yapmayı planlıyorsunuz?

Bu projeye başlarken en önemli hedefimiz müşteri memnuniyetiydi. Biz acentelerimizle birlikte bir aileyiz. Bu nedenle hem acentelerimize hem müşterilerimize en iyi hizmeti sunmayı istiyoruz. Tabi bu doğrultuda pazar payımızı her geçen gün biraz daha artırmak istiyoruz.

Bunu yaparken alt yapıyı çok iyi kurmanız gerekiyor. Biz bu yolda ve bu yönde adımlarımızı attık ve bu çalışmalarımızı sürdüreceğiz. Müşteri memnuniyeti ve pazar payını artırmak için teknolojik gelişmeleri sürekli takip etmek ve ona göre alt yapıyı kurmak gerekiyor. Bu doğrultuda biz de devamlı bir araştırma içerisindeyiz. Acentelerle ilgili yazılımı devamlı geliştiriyoruz. Böylece acentelerimizin doğru bilgiye en kısa zamanda ulaşmasını sağlamak istiyoruz.

Bizim bir sitemiz var. Bu ISP üzerinde çalışıyordu. Gerekli yatırımları yaptık ve sistemlerimizi kurduk. çok yakın bir gelecekte kendi sitemizi kendi sistemlerimiz üzerinde tutuyor hala geleceğiz. Böylece hem müşteriler, hem de acenteler ihtiyaçları olan bilgileri zamanında doğru şekilde alacak hale gelecekler. Sesli yanıt sistemlerini devreye aldık. Call center’la ilgili çalışmalarımız var. Tüm bunlar pazar payımızı artırmamızda önemli rol oynayacak diye düşünüyorum.