“E-Dönüşüm Kaçınılmaz”

Bülent Gönç / KoçSistem Genel Müdürü

KoçSistem Genel Müdürü Bülent Gönç, dijitalleşmenin, şirketler açısından kaçınılmaz olduğunu, uyum sağlayamayanların rekabette geri kalacağını söylüyor. Türkiye’nin, “e-dönüşüm”, yani dijitalleşme açısından geri kaldığını, ancak bazı şirketlerde ciddi yol alındığını söylüyor. Buna örnek olarak da Koç Grubu’nda başlatılan projeyi gösteriyor. Gönç, “Amacımız Koç Grubu şirketlerine yeni iş yapma süreçlerini ve yeni teknolojileri uygulayarak verimliliğini artırmak ve daha rekabetçi kılmak” diyor.

İlk kez bir bilgisayarın başına geçtiğiniz günü anımsayabiliyor musunuz? O günden bugüne ne kadar çok şey değişti. Bilgisayar uzak ve soğuk bir nesne olmaktan çıktı ve günlük hayatımızın vazgeçilmez bir parçası oldu. Sadece bizlerin mi? Hayır...

Her geçen gün şirketlerde de ve kamu kurumlarında da dijital dünyaya geçiş hızlanıyor. Gündemin en önemli konusu da bu zaten: Kim ne kadar dijital?

KoçSistem Genel Müdürü Bülent Gönç, ne kamu kuruluşlarının ne de şirketlerin olması gerektiği düzeyde dijital olmadığını belirtiyor. Bülent Gönç, şirketlerin de kamu kuruluşlarının da bir an önce “global bir iş planı” oluşturması gerektiğine dikkat çekiyor.

Dijitalleşmenin bir araç olduğunu vurgulayan Bülent Gönç, konuyla ilgili sorularımızı cevapladı.

Türkiye’de şirketler dijitalleşmenin neresinde?

Gelişmiş ülkelere baktığınız zaman, sektörlerle birlikte bir farklılaşma olmasına rağmen, bir şirket yaklaşık olarak yıllık cirosunun yüzde 1’i ile 3’ü arasında bir rakamı bilgi teknolojileri konusunda harcamak zorunda ki gelişmeleri takip edebilsin. Biz de bu rakam yüzde 0.60’larda 70’lerde. Bazı sektörlerde biraz daha iyi; 1.2’lerde 1.3’lerde.

Dijitalleşme neden gerekli?

Dijitalleşme bir araç. Yani iletişim ve bilgi teknolojilerini kullanmak bir araç. Herkes bir şeyler üretiyor. Bu hizmet de olabilir, maddesel bir ürün de. Bu ürünü de nihai kullanıcıya satıyor. Ekonomi bu zaten. Ama bunun en verimli şekilde kullanılması ve nihai kullanıcıya en verimli şekilde iletilmesi gerekir ki rekabetçi olabilesiniz. Varlığınızı sürdürebilirsiniz. İnternetin ve bilgi teknolojilerinin yaygınlaşması burada rol oynuyor.

Şirketlerimiz, bana sorarsanız, olması gerekenin gerisinde.
Bu teknolojilere yeteri kadar yatırım yapılmıyor. Yatırım yapanlarda da süreçler yeteri kadar entegre edilmiyor. Harika bir alt yapı yatırımı yaparsınız ama iş yapma süreçlerinizle bunu birleştiremediğiniz takdirde geri dönüş almanız mümkün değil.

Artık global bir ekonomide yaşıyoruz. Yani, rekabet global. Dolayısıyla, bunu kullananların daha rekabetçi olması kaçınılmaz. Bu teknolojiler bazı artılar da getiriyor. Eskiden siz malınızı ihraç etmek istediğinizde bir adamınızı yurt dışına yollamanız gerekiyordu. Bugün artık internette bir web sayfası ile bütün dünyaya kendinizi tanıtıyorsunuz.

Türkiye içindeki işlemler içinde aynı şey geçerli. Türkiye’de bunu yapan çoğunlukta değil. Ama şunu söyleyeyim; bunu gereği gibi yapanlar ayakta kalacaklar. Yapamayanlar zaman içinde elenecekler. Bir ürün var. Siz teknolojiyi kullanarak bunu 3 kişi ile üretebiliyorsunuz. Öbür firma aynı ürünü teknoloji kullanmadığından 5 kişi ile üretiyor. Ne kadar dayanabilir? Dayanamaz.

Dijitalleşme hangi sektörlerde daha fazla?

Sektör olarak söylemek çok doğru değil elbette. Ancak genelleme yapılabilir. Finans sektörüne baktığınızda, kendi işlerinin yapısı nedeniyle, bilgi ve iletişim teknolojilerini en yaygın kullanan sektör. Bir de telekomünikasyon sektörü kullanmaya başladı. Telekomünikasyon sektörü zaten yeni oluştu. Eskiden sadece Türk Telekom vardı. Şimdi mobil operatörler de girdi. Diğer sektörlere bakacak olursak; üretim sektöründe o boyutlarda değil. Hizmet sektöründe de yeteri kadar kullanıldığını sanmıyorum.

Dijitalleşmenin yüksek olduğu sektörlerde sistem bilinçli kullanılıyor mu?

Türkiye’de çok ilginç bir durum var. Bir mağazaya giriyorsunuz. Kredi kartı ile yoğun iş yapan bir mağaza ise kasanın yanında bir sürü kredi kartı makinesi oluyor. Bu oldukça yanlış bir yaklaşım. Sonuçta bir kredi kartı geçecek ve aynı işlemleri görecek. Ya da ATM makinelerini ele alalım. Bir caddede 50 tane ATM makinesi oluyor. Bunlar çok ciddi yatırımlar. Niye ortak kullanılmıyor? Türkiye’de ortak kullanım daha yeni yeni başladı.

Teknolojiyi kullanıyorsunuz ama istediğiniz verimi alabiliyor musunuz? Dolayısıyla hangi bankanın debit kartı olursa olsun bir caddelik mesafede tek bir ATM makinesi bulunması yeterli olmalıdır. Ama şu anda bir cadde üzerinde 20 tane banka varsa 20 tane de ATM makinesi var. Bu büyük bir israf. Türkiye’de her bankanın kendi kredi kartı operasyon merkezi var. Fransa’da ise toplam 2 tane kredi kartı operasyon merkezi bulunuyor. Bütün bankaların kredi kartları orada işlem görüyor. Bu bir verimlilik örneği...

Şirketlerin hangi süreçleri daha yoğun olarak dijitalleşmiş durumda?

Türkiye’de hadise şu şekilde gelişti: Bilgi teknolojileri ilk başta muhasebe bölümüne girdi. Daha sonra pazarlama ve insan kaynaklarına doğru yayıldı. Bugün büyük şirketlerin hepsinde tüm bu süreçler elektronik ortamda yürütülüyor. Yürütülüyor ama doğru ve verimli mi yürütülüyor; orası tartışılır. Bugün eğer 200 bayiniz anında diz üstü bilgisayarlarından internete bağlanıp pazarlama raporlarınıza ulaşamıyorsa dijitalleşmenizin bir anlamı yok.

Dijitalleşmenin eksik kaldığı alanlar nelerdir?

KOBİ’ler bu konuda çok geride. Orta boy, orta boyun üstü ve büyük boy kuruluşlarda bilgisayarlaşma yapıldı. Bilgisayarlaşma diyorum. Dijitalleşme demiyorum. Ama KOBİ’lerde oldukça düşük.

Dijitalleşmek üzere yatırım yapan şirketler nelere dikkat etmeli?

Yine verimlilik noktasına geliyoruz. Bütün dünyada gelişen bir yaklaşım var. Bu hizmetleri “outsource” ediyorlar. Bizde de öyle olmalı. Niye mi? Çünkü, bu hızlı değişen bir teknoloji. Bununla ilgili yetişmiş eleman bulmak oldukça zor. Bence şirketler kendi isteklerini çok iyi tanımlamalı ve açıklamalı. Bunu bir hizmet olarak almalılar. Çünkü yatırım yapıyorsunuz. Üç ay sonra makinenin modeli eskiyebiliyor.

Dolayısıyla sürekli yatırım yapmak zorunda kalıyorsunuz. Orta ölçekte bir şirkete bakacak olursanız genelde bir sistem uzmanı, bir tane bilgi bankası uzmanı ve birkaç tane programcı gerekiyor. Ayrıca yöneticiler gerekiyor. O uzmanlara şirket içinde her dakika ihtiyaç duymayabilirsiniz. “Outsource” etmek zaman, para ve emek tasarrufu sağlar. Bir de anlaşmasını hizmet kalitesini belirleyerek yapmalı. İhtiyaçlarınızı ve isteklerinizi mutlaka tanımlayın. Yani yapacağınız yatırım hem finans problemi yaratmayacak hem de insan kaynağını doğru değerlendirecek.

Dijitalleşmenin şirketlere sağladığı temel avantajlar nelerdir? Bu alanda yatırım yapınca ilk geri dönüşüm nereden olur?

Kârlılıkta olur. Bir ürün üretiliyor, satılıyor ve kullanılıyor. Önemli olan, bunu en ekonomik ve en verimli olarak üretmek. Aynı zamanda nihai kullanıcının isteklerine uygun olarak üretmek. Artık hiçbir şey eskisi gibi değil. Müşterinin ne istediğini bilmek hayati önem taşıyor. Bilgi ve teknolojileriniz yeterli derecede güncel olduğunda son kullanıcıya ulaşmak çok kolay oluyor. Ondan “feedback-geribildirim” alabiliyorsunuz. Anında.

Dijitalleşmiş bir şirketseniz dünyanın en ucuz kaynağına hızlıca ulaşmanız da mümkün. Ayrıca; zaman planlaması yapıp verimliliği artırma şansınız da var. Stoklarınızı minimize etme imkanınız var. Bütün bunlara bakınca ciddi anlamda rekabetçi oluyorsunuz. İşletme masraflarınızı minimize ediyorsunuz. Şu soruya cevap vermek gerekiyor; ben bu işi bu yöntemle değil de değişik yollarla yaparsam bana ne kadara mal olacak? Bu yöntemle ne kadar tasarruf sağlarım? Bu ölçümü yaptığınız sürece devam edebilirsiniz. Bir de artık kurumlardaki çalışanların arasında bir bütünlük olması gerekiyor. Sürekli iletişim şart. Bugün bir onay için 40 ayrı kişinin 40 ayrı zamanda çalışması gerekmiyor. Aynı anda ve anında onay çıkıyor. Ne kadar büyük bir tasarruf!

KoçSistem’in “e-dönüşüm” projesinden bahseder misiniz?

Yedi sekiz ay önce Cisco ortaklığında girdiğimiz bir proje. “E-dönüşüm”ün hedefi şu: Koç Grubu şirketlerine yeni iş yapma süreçlerini ve yeni teknolojileri uygulayarak verimliliğini artırmak ve daha rekabetçi kılmak.

“E-dönüşüm” projesi kapsamında neler yapılıyor?

Üç tane pilot şirket seçildi. Arçelik, Beko ve Koç Holding... Bu şirketlerde iş yapma süreçleri gözden geçiriliyor. Bu şirketlerden ne kadar net verim istiyoruz, bu saptanıyor. Elektronik ortama, internete ne kadar yatkın? Şirketlerin alt yapıları, insanların fikirleri ne durumda? Testler yapılıyor. Daha sonra “gap analysis–boşluk analizi” ortaya çıkarılıyor. Arkasından tüm birimler öneri projeleri getiriyorlar. Bunlar değerlendiriliyor. Gerekli kaynak sağlanıyor. Elbette bunlar yapmak olmuş olmak için yapılmıyor. Her projenin arkasında bir iş planı bulunuyor. Rahmi Koç tarafından bir e-posta ile tüm çalışanlara duyuruldu. Şu anda proje son derece iyi gidiyor. Uygulamalar için harekete geçildi.

Projelerden biraz daha bahsedebilir misiniz?

Çok uzun vadeli projeler yapmıyoruz. Cisco’nun getirdiği önemli bir yaklaşımı benimsedik; eğer iş sürecinizi altı ay içinde düzeltmezseniz, güncellemezseniz, demode olur. Dolayısıyla projeler genelde 6 aylık. Ekonomik krize rağmen çalışmalar ve yatırımlar devam ediyor.

Projelerden örnek verebilir misiniz?

Örneğin; Koç Holding tüm basın yayın kuruluşlarında kendisiyle ilgili çıkan tüm haberleri takip eder. Holdingde belirli bir seviyede yapılır. Şirketlerde de ayrıca yapılıyor. Her şirket kendisiyle ilgili haberleri takip eder ve arşivler. Bununla ilgili olarak bir sürü insan çalışıyor. Haber ajanslarıyla anlaşmalı çalışılıyor. Bütün bunlar tek tek toplanıp, bilgisayar ortamına taşınıyordu.

Biz dedik ki; bütün şirketler internet üzerinden birbirine bağlı nasıl olsa, merkezi bir e-arşiv oluşturalım. Hem verim sağlanacak, hem daha kolay olacak. Bilgisayarlardan internete girip anahtar sözcükleri yazarak, “KoçsSistem” gibi örneğin, belirli bir zaman dilimi içinde o konuyla ilgili tüm haberleri dökebiliyorsunuz. Ya da o güne kadar yayınlanmış her şeyi. Ne istiyorsanız. Her kurum kendi içinde, iyileştirilmesi gereken süreçler belirlenip ona göre projelendiriliyor.

“E-dönüşüm”ün varması beklenen nokta nedir?

Arçelik’ten sonra Migros ve KoçFinans var sırada. 2003 yılına gelindiğinde tüm Koç Grubu şirketlerinde yaygınlaşmış olacak. Bunun dışında KoçSistem, elbette, bu e-dönüşüm hizmetini Cisco ortaklığında isteyen tüm firmalara veriyor.

“KAMUNUN DİJİTALLEŞME STRATEJİSİ YOK”

Türkiye’de kamu kurumlarındaki dijitalleşme ne boyutta?

Gelişmiş ya da gelişmekte olan ülkelere baktığınızda, hepsinin de bilgi iletişimi konusunda bir stratejisi var. Bu strateji iki adımlı yapılıyor. Birincisi, iç adım. İkincisi, dış adım. İç; kamunun daha verimli ve şeffaf çalışması için neler yapılması gerekli onu belirleme amaçlı. Yani iletişim ve bilgi teknolojilerinde nasıl bir strateji belirliyim ki devlet, tüm boyutlarıyla, ekonominin tüm boyutlarıyla bu iş yapma modeline ayak uydurabilsin? Bizim şu andaki zafiyetimiz kamu tarafından, devlet tarafından yönlendirilen tam anlamıyla gerçek bir strateji ve bu stratejinin uygulamasıyla ilgili bir karar mekanizmasının var olmaması.

Türkiye’de, kamudaki dijitalleşme kamu kurumlarının kendi ihtiyaçlarını çözmek üzere yaptıkları iç çalışmalarla kısıtlı kalıyor. Yani kamu kurumlarının tümünü düşünen bir politika yok. Başarılı örnekler var.

Başarısız örnekler de var. Genel itibariyle, silahlı kuvvetlerimiz bu konuda oldukça ileri noktada. En son teknolojiyi en iyi şekilde kullanmaya çalışıyorlar. Öbür kamu kuruluşlarına bakarsak... Tabii, biz ancak kendi yaptıklarımızı değerlendirebiliriz. Örneğin, gümrüklerde yapmış olduğumuz çalışma var. Bütün gümrük kapılarının otomasyona geçişi projesi. Halen devam ediyor. Şu ana kadar yüzde 70-80’ini bitirildi. Zamanında başlanan, zamanında bitirilen bir çalışma. Ama tabii biz bunun bütün puanını kendimize almıyoruz. Gümrükler tarafı bu işi çok ciddiye alıyor.

Bizimle birlikte çok güzel çalıştıkları için, proje de başarılı oluyor.  Bir de “Mernis Projesi” var. Biraz gecikmiş bir proje. Ama şu anda yaygınlaştırılması bitirildi. Sistem devreye girmiş durumda. Ama bunun ikinci adımı olan yeni nüfus hüviyeti projesine daha net adım atılmadı. Kamu dijitalleşme açısından, olması gerekenden uzak. Bu konudaki görüşümüz; bir plan ve strateji belirlenmeli. Adım adım gidilmeli.
 
“YENİ TEKNOLOJİYE DEĞİL SÜREÇLERE ODAKLANMAK GEREKLİ”

Türkiye’de özellikle kamuda bu konuda atılan adımlarda sizce sorun nerede? Neyi eksik yapıyoruz?

Bilgi teknolojileri aslında bir amaç değil. Bilgi teknolojileri bir araç. Bu aracı iyi kullanmanız gerekiyor. Bugünkü sıkıntılarımıza baktığımızda hepimiz rahatlıkla görüyoruz ki verimlilik problemimiz var. Verimli çalışamıyoruz. Bu nedenle maliyetler yükseliyor. Kritik kararların verilmesi için gereken bilgi bankaları oluşmadığından zaman harcanıyor. Doğru bilgiye doğru zamanda ulaşmakta problemler yaşanıyor. Aynı zamanda yine kamuda yaşanan sıkıntılardan bir diğeri; şeffaflık yok. Bu oldukça önemli. Şeffaflığın gelmesi ve verimliliğin sağlanması için bilgi ve iletişim teknolojilerinin iyi bir araç olarak kamuda da kullanılması gerekiyor. En ekonomik şekilde kullanılması gerekiyor. Zaman zaman şu hataya düşülüyor. Olaya en son teknoloji, en yeni teknoloji, en yaygın olanı diye yaklaşılıyor. Esas amaçtan sapılmış oluyor. Asıl amaç kamunun yapmış olduğu tüm süreçleri daha ekonomik, daha verimli, daha doğru, daha şeffaf nasıl yapılacağıdır. Siz eğer bu aracı bunları sağlamak için kullanırsanız ve gereği kadar kullanırsanız amaç gerçekleşmiş olur ve kaynak israfından da kurtulmuş olunur.

Basit bir örnek ile açıklamak istiyorum: Ben bir diz üstü bilgisayar kullanıyorum. Bugün arkadaşlar geldiler ve “1000 megahertzlik diz üstü bilgisayarlar çıktı. Sizinkini de değiştirelim” dediler. Benim bilgisayarım 500 megahertzlik. Benim ihtiyaçlarımı gayet iyi görüyor.

Hesaplarımı yapıyorum, postamı kontrol ediyorum, istediğim bilgileri girebiliyorum. Herhangi bir hız problemim de yok. Belki on saniyede yaptığım şey yeni bilgisayarla 7 saniyede yapacağım. Bu benim iş yapma sürecimi ne kadar etkileyecek? Bunu sorgulamak gerekiyor.
Gereği olup olmadığına karar vermem gerekiyor. Eğer benim ihtiyaçlarımı karşılıyorsa, iyi.

Aslında kamunun global bir stratejisi olması gerekiyor. Nereye gideceğini hedeflemesi gerekiyor. Kaynakların da müşterek kullanılması gerekiyor. Değişik kamu kurumlarının değişik iletişim ağları oluşmaya başlıyor. Acaba tek bir iletişim ağı oluşturulup bütün kamu kurumlarının bundan faydalanması sağlanamaz mı?

Artık iletişim ağları üzerinden gelen bilgilerin güvenilirliği, yani sanal ortamda güvenlik çok gelişti. Gizli bilgiler dahi, gerekli yazılım teknolojileri kullanılarak sağlanabiliyor. Bunu da göz ardı etmemek gerekir.

“GÜMRÜKLERİN OTOMOSYONU İDARENİN BAŞARISI”

Gümrüklerin Otomasyonu projesini başarılı kılan nedir sizce?

Gümrük yetkilileri ile iyi bir iş birliğimiz var. Hep söylüyorum. Böyle komplike projelerde siz şirket olarak ne yaparsanız yapın, harikalar da yaratsanız eğer karşı taraf sizinle birlikte çalışmaz ise o projenin başarılı olması mümkün değil. Ama bu proje çok başarılı gidiyor. Bu projenin puanı bence gümrüklere verilmeli. Zaten bu sene İnterpro’nun proje ödüllerinde de gümrükler projesi bütünleşik hizmetler dalında da birinci oldu. Ödül aldı.  

Ayrıca, insanlar da çok çabuk adapte oluyor. Talep çok fazla. Çünkü onların da hayatları kolaylaşıyor.

Eskiden bir gümrük komisyoncusu geliyordu. Bir gümrük muhafızı ya da ilgili bir bölüm tek tek evraklarını alıyor, kontrol ediyor, tarife numaralarını inceliyordu. Bütün bu süreçten artık kurtuldular. Bir kısmını bilgisayar kontrol ediyor. Artı evraklarınızı da “cross-check–çapraz kontrol” yapıyor.