Ege Seramik Nasıl Dönüştü?

Polat Holding Sanayi Grubu şirketleri, yeni “e-iş projesi”yle, yönetici, müşteri ve satış ve bayi örgütünü aynı portal üzerinde bir araya getirdi. Tedarikçileri de bu portalı kullanabiliyor. Şu anda Ege Seramik, Ege Pazarlama ve Ege Seramik Dış Ticaret olmak üzere 3 şirket bu sistemi kullanıyor. Hedef, Polat Holding çatısı altındaki 19 şirketin süreçlerini bu portala taşımak. Grup şirketleri 2005 Ocak ayında hayata geçen ve 3,5 milyon dolara mal olan projeyle birlikte, entegre bir yönetim, maliyet avantajı ve rekabette açık ara üstünlük hedefliyor.   

Bir şirkette e-dönüşüm yaratmak kolay değil. Ancak, işin ucunda “daha doğru maliyet” ve “daha doğru fiyat” belirlemek gibi somut faydalar varsa… İşin sonunda 180 yerine 49 kişilik bir satış ekibiyle daha etkin çalışabiliyorsanız, her şeye değiyor. Polat Holding Sanayi Grubu’na bağlı şirketler, tüm bunları ölçüp tartarak 2004 yılı başında bu zorlu yolculuğa çıkmaya karar verdi. İş ortağı olarak ise Oracle seçildi. Tam 1 yıl boyunca 43 çalışan ve 10 kişilik bilgi işlem ekibi “e-iş projesi”ne kilitlendi. En büyük hedefleri dönüşümü 1 yıl içinde tamamlamaktı.

Bu süre içinde tüm iş süreçleri analiz edildi. Grup şirketlerinin ihtiyaçlarını karşılayacak yeni bir sistem kurmak için 3,5 milyar dolarlık yatırım yapıldı. Bu tempolu çalışmanın meyvesi alındı. 2005 yılının ilk günü yeni sistem devreye girdi. Ege İnşaat Malzemeleri Pazarlama AŞ Genel Müdürü Mehmet Taner, “Projenin işe katkısını 3 ay sonra daha net olarak görebileceğiz” diyor.

Şu ana kadar gördükleri faydalar ise yeni rekabet ortamında son derece kritik konular olarak öne çıkıyor. Örneğin, daha doğru maliyet analizi ve fiyatlandırma yapabiliyor. Eskisinin 3’te 1’i büyüklüğünde bir satış ekibiyle aynı satış hacmini yakalayabiliyorlar. Ürün ve müşteri bazında kâr – zarar analizleri gerçekleştirmek şimdi daha kolay. Üretim otomasyonu sayesinde tüketim ve fire oranları hızlı takip edilebiliyor. Bu da süreçleri iyileştirme olanağı sunuyor.

Bu proje, amiral gemisi Ege Seramik olan Polat Holding Sanayi Grubu’nun yöneticilerini, müşterilerini, tedarikçilerini, satış ve bayi teşkilatını kurumsal bir portal üzerinde buluşturuyor.

Ege İnşaat Malzemeleri Pazarlama AŞ Yönetim Kurulu Üyesi ve Genel Müdürü Mehmet Taner, 2005 yılının ilk gününde faaliyete geçen E-İş Projesi’nin gelişimini ve sonuçlarını ana hatlarıyla Digital’e anlattı:

Geleceğe yatırım

E-iş projesi günün koşullarıyla oluşan bir gereksinimdi. Bu gereksinim grubumuzdaki tüm yöneticiler tarafından tespit edilmişti. Ancak, proje öncelikle grubun amiral gemisi olan Ege Seramik’in doğru maliyet analizi, doğru sipariş yönetimi gibi ihtiyaçları doğrultusunda oluşturuldu.

Bu proje öncesinde, 1994 yılında AS-400 üzerinde çalışan Prism paketiyle oluşturulmuş bir altyapıyla çalışıyorduk. Bu sistem bugüne kadar ihtiyaçlarımızın büyük bir bölümünü karşılıyordu. Ancak, biz ihtiyaçların önüne geçebilecek ve bizi geleceğe taşıyabilecek bir yapı istedik.

Geçtiğimiz yılın başında Polat Holding Sanayi Grubu Şirketleri Başkanı Bülent Zıhnalı yönetiminde öncelikle Ege Seramik, Ege Pazarlama ve Ege Seramik Dış Ticaret şirketlerini içeren yeni kurulum çalışmaları başladı. 

Hazırlık 1 yıl sürdü

Geniş tabanlı bir proje ekibi oluşturuldu. İzmir Seramik Grubu’ndan 35, İstanbul Ege Pazarlama’dan 5 ve Ege Seramik Dış Ticaret’ten 3 kişi proje için bir araya geldi. Ayrıca, bilgi işlem merkezi bünyesinde 10 kişilik bir teknik proje ekibi kuruldu.

Oracle danışmanlığıyla bir yıl boyunca tüm süreçlerin tespiti ve yönetimiyle ilgili çok detaylı bir çalışma yapıldı. Temel ihtiyaçlar sorgulandı, mevcut iş analizleri çıkarıldı. Test kurulumları gerçekleştirildi. Proje ekibi tarafından son kullanıcı eğitimleri verildi. Bu çalışmasının tamamlanmasıyla birlikte veriler yeni sisteme transfer edildi.

Geçtiğimiz yılın son günü de AS-400’ü kapatarak yeni sistemimizin kontağını açtık. Hala AS-400 eski verilerimizi muhafaza ediyoruz ama 2005’in ilk günü itibariyle de çalışmalarımızda yeni altyapımızı kullanıyoruz.

19 şirkete özel ilgi!

Yeni altyapımızdan beklentilerimiz çok fazla ve bunlar her bir şirketimize göre farklılık gösteriyor. Bizim pazarlama şirketi olarak beklentimiz, geleceğe ilişkin planlama ve pazarlama yatırımı yapmak için geçmişi çok iyi analiz etmek. Raporlama düzenine önem veren bir şirketiz. Özellikle satış verileri sürekli incelenmesi gereken yol haritaları. Eski sistemimizde ve altyapımızda da bunlarla ilgili raporlamalarımız vardı. Ama Oracle ile beraber çok daha anlık, çok daha güncel yönetici raporlarına ve erken uyarı sistemlerine sahip olduk. Bu da bizim için çok önemli.

Şu anda sistem Ege Seramik, Ege İnşaat Malzemeleri Pazarlama ve Ege Seramik Dış Ticaret olmak üzere 3 şirketimizde kullanılıyor. Ama bizim grubumuz 13’ü yurt içinde 6’sı yurt dışında olmak üzere 19 şirketten oluşuyor. Zaman içinde bunu holding çatısı altındaki tüm şirketlerimize yayacağız. İlk etapta Ege Vitrifiye, Polat Maden ve Polat Turizm’e de bu modülün uygulanması planlanıyor.

Zaman-mekan engeli kalktı

Yeni sistem birim maliyetlerimizi çok daha net bir şekilde görebilmemizi sağlıyor. Bu da doğru fiyatlandırma avantajını beraberinde getiriyor. Dolayısıyla, fiyatlandırmada optimizasyon sağlandı.

Ayrıca, ürünlerin yaşam ömrünü irdeleme işlemi eskisinden daha güncel ve hızlı. Yöneticiler istedikleri her türlü satış analizine ve rapora, zaman-mekan engeli olmaksızın ulaşma durumundalar. Yurtiçinin yanı sıra yurtdışında da şirketlerimiz ve kadrolarımız olduğu için bu güzel bir avantaj. Ürün ve müşteri bazında kâr-zarar analizleri yapabiliyoruz.

Üretim otomasyonuyla fiili tüketim ve fire oranlarını takip etmemiz, sürekli iyileştirme fonksiyonunu beraberinde getirmekte. Sipariş, üretim, mamul- stok ilişkisini takip ederek müşteri memnuniyetini artıracağız.

Nihai tüketiciye erişim

E-iş projemiz öncesinde de, sektörde henüz bu donanımda ve boyutta kullanılmayan oldukça gelişmiş, on-line bilgi işlem ağı altyapısıyla hizmet veriyorduk. Gayet iyi çalışan bu sistemle dağıtım ağımızı, tedarik zincirimizi ve ekibimizi hızlandırıyor, dinamik ve güncel tutuyorduk. Bu düzeni destekleyerek geliştirilen yeni yapımız ile mevcut iletişim ağımız çok daha etkin hale geldi. Bilgi işlem ağımız bugüne kadar sadece yetkili satıcı ağına açıkken, artık alışveriş portalı üzerinden her bir bilgisayar kullanıcısına ve nihai tüketim kanallarına hizmet verir hale geliyoruz. Yani alışveriş portalı üzerinden nihai tüketiciler Ege Seramik ve EgeMark ile ilgili ihtiyaçlarını tespit edip bunları bir yetkili satıcı üzerinden sipariş edebilecek. Önümüzdeki günlerde direkt olarak bireysel anlamda da sipariş verme şansına sahip olacaklar.

Net sonuçlar 3 ay sonra

Bu yeni proje sayesinde sistem üzerinden müşteri memnuniyetiyle ilgili verileri biriktirebiliyoruz. Böylece müşteri memnuniyeti bazlı çalışmalarımızı daha iyi analiz edebileceğiz. Uzaktan erişimin sağladığı sürat ve ekonomiden faydalanıyoruz. Bayilerimize yaptığımız pazarlama yatırımlarını da güncel olarak izleyip yönetebiliyoruz. Yani aslında yıllardır yarı sistem üzerinden, yarı deneyimlerimizden, yarı manuel olarak değerlendirdiğimiz birçok veriyi projeyle birlikte tek bir veritabanında topluyoruz. Dolayısıyla, “E-İş Projesi” bize sürat kazandıran, analizlerimizi doğru kılan, raporlama sistemini geliştiren, nihai tüketim kanallarındaki tüketici bilgilerini biriktiren ve bunun gibi pek çok ihtiyacımızı karşılayan bir proje. Projenin işe yansıyan sonuçlarını 3 ay sonra çok daha hızlı bir şekilde değerlendirecek ve işe katkısını gözlemleyeceğiz.

BUGÜNE KADAR 3,5 MİLYON DOLARLIK YATIRIM YAPTIK

PROJENİN MALİYETİ NE KADAR? Projenin çok somut bir maliyeti var diyemeyiz. Çünkü, işin geliştirilmesi süreci içinde sürekli projeye yatırım yapılıyor. Tespit edilen ihtiyaçlara göre yapılacak yatırımın tutarı değişebiliyor. Ama bugüne kadar projeye yapılan yatırım 3,5 milyon dolar.

HANGİ KONUDA ZORLANILDI? 1996’dan bu yana bayilerimiz elektronik ortamda çalışmaya çok alıştılar. Ege Pazarlama’nın yurt çapındaki 280 bayisi, 4 yapı marketi ve 35 ayrı şubesi bir portal üzerinden her türlü ihtiyacı karşılayabilir durumda. Diyarbakır ya da Van bayimiz 1996 yılından bu yana bilgisayar üzerinden sipariş verebiliyor, cari hesabındaki bakiyesini görebiliyor. Bu nedenle Oracle canlı kullanımına geçiş aşamasında sistem kapanınca tansiyon düştü. Birkaç gün süren bu lojistik destek duraksaması alışkın olmadığımız bir durumdu. Ama en büyük sorunu tüm şirketlerimizde en iyi kadrolarımız bir yıl boyunca bu projeye odaklanınca istihdam anlamında yaşadık.

SATIŞ TEŞKİLATI NASIL DEĞİŞTİ?

Biz 1996 yılında teknolojiyi kullanarak ciddi bir devrim yaptık. Türkiye’de 10 ayrı bölgedeki bölge yöneticiliklerimizde onlarca insan çalışıyordu. O günün koşullarında doğru yatırımlardı ama bugünün koşullarıyla kaynak israfıydı. Şu anda satış ekibinde sağladığımız faydaları ise şöyle sıralayabiliriz:

1996 yılında bu yapıyı değiştirdik. Home-office sistemine dönüştürdük. Şu anda Türkiye’de yetkili satıcımızın olmadığı bir il yok, 18 bölge yöneticimiz var. Hepsi home-office sistemiyle çalışıyor.

Hepsinin iyi bir arabası, bir cep telefonu, bir diz üstü bilgisayarı ve GPRS iletişim hattı var. Önceden 13-14 kişi istihdam ettiğimiz bölge müdürlüklerinde, teknoloji altyapısını kullanarak tek bir bölge yöneticisiyle işimizi yürütüyoruz.

1995’te 180 kişiyi istihdam ediyorken bugün aynı işi 49 kişi ile çalışarak yapıyoruz. İşimizin yapısı, niteliği ile ilgili hiçbir değişiklik olmadı, ama işleyişi ve hızlanması açısından işlem altyapısı ile çok ciddi gelişmeler kaydettik.

Sektördeki yoğun rekabette işi hızlandıran, iletişimi kolaylaştıran böyle bir bilgi işlem altyapısı, bayilerimizi rakiplerimizin birkaç adım önüne geçiriyor.

Biz Ege Pazarlama olarak iç pazarda 13 milyon metrekare ürün, yaklaşık 500 bin adet vitrifiye sağlık gereçleri satacağız. Böylesine bir satış cirosunu 49 kişilik bir ekiple sağlamak önemli bir kaynak israfının önüne geçmek demek.

Nilüfer Gözütok
ngozutok@capital.com.tr