Enka’nın Hız Projesi!

ENKA Pazarlama, gelişen teknoloji ve artan rekabete ayak uydurmak için bir değişim süreci başlattı. Bu kapsamda teknoloji altyapısını yenileme yoluna gidildi. “Hız kazanmak” amaçlı bu proje için önce ERP sistemi ve SAP seçildi. Ardından uygulama ve destek için Siemens Business Services ile çalışmaya karar verildi. Şirketin yönetim kurulu üyesi Orhan Öncel ve genel müdür Şükrü Eltutar, “Hedefimiz, operasyonlarımızda hız ve verimliliği artırmak” diye konuşuyorlar. Üstelik çok düşük bir yatırımla bu başarıya ulaşacaklarına dikkat çekiyorlar.

Enka Pazarlama, bir Enka Grup şirketi olarak 1972 yılında kuruldu. İş makineleri, ağır taşıtlar ve endüstri ürünlerinin Türkiye’ye ithalatını, satış ve servisini gerçekleştiriyor. 80’den bu yana da bilgi teknolojilerine yatırım yapıyor. 1998 yılında Ernst&Young danışmanlık firması ile bir yeniden yapılanma projesi gerçekleştiren şirket, bunun sonucunda bir ERP uygulamasının devreye alınmasına karar verdi. Ancak, yaşanan kriz ve o zamanın koşullarında söz konusu olan yüksek maliyetler bu kararın askıya almasına sebep oldu. 2004 yılına gelindiğinde Enka Pazarlama, gelişen iş koşullarında, çağa aya uydurmak üzere 6 yıl önce aldığı kararı hayata geçirmek için yola koyuldu. Öncelikle kullanılacak ERP sistemi için SAP yazılımı seçildi. Uygulamayı hayata geçirmek üzere ise, hali hazırda network sistemleri konusunda birlikte çalıştığı Siemens Business Services (SBS) ile işbirliği yaptı. Şirket, proje kapsamında bir yıl içinde SAP uygulamasına geçişin yanı sıra 5 yıl boyunca tüm SAP desteğinin verilmesi, ek geliştirmelerinin yapılması ve tüm donanım, yazılım ve iletişim ağı hizmetlerinin sunulmasını SBS’e outsource etti.

Enka Pazarlama, ERP projesini iki safhaya ayırdı. Finansman ve finansmana bağlı satış modüllerini içeren ilk aşama 2005 yılı itibariyle devreye alınacak. Yedek parça, malzeme gibi konuları içeren ve “MM” adı verilen modülü kapsayan ikinci aşamanın ise 2005 Haziran ayında uygulamaya konulması hedefleniyor. Enka Pazarlama, 2005 yılının sonuna kadar, bir şirket için artık olmazsa olmaz teknolojik altyapı sayılan ERP sistemini tam olarak uygulamaya almış olacak.

Enka Pazarlama’nın, ERP projesinin hayata geçirilmesinde büyük sorumluluk üstlenen iki yöneticisi; Yönetim Kurulu Üyesi Orhan Önel ve Genel Müdür Şükrü Eltutar ile konuştuk. Önel ve Eltutar, böyle bir projeyi nasıl hayata geçirmeye karar verdiklerini, ne kadar yatırım yaptıklarını ve beklentilerini anlattılar.

“Ertelenmiş Bir Projeydi”

Biz aslında bu projeyi hayata geçirmeye ilk kez 1998 yılında karar verdik. O zaman Ernst&Young danışmanlık şirketi ile bir yeniden yapılanma projesi gerçekleştirdik. O dönemde alınan kararlar arasında bir ERP uygulamasının devreye alınması da vardı. Ancak, o zaman rakamlar çok yüksekti. Bizim çapımızda bir şirket için 2 milyon doları geçen bir yatırım bütçesi söz konusuydu. Hemen arkasından bir de gelen 1998 Ağustos-eylül krizi nedeniyle tüm projeleri rafa kaldırdık.

ENKA Pazarlama, 1972 yılında ihracat amaçlı kurulan bir şirket. 1981 yılından itibaren de iş makineleri ithalatı ve distribütörlük işine başladık. Aşağı yukarı 80’li yıllardan beri de kendi içimizde geliştirdiğimiz bir programı kullanıyoruz. Kendi bilgi işlem ekibimiz var. Ancak, zaman içerisinde kullandığımız uygulamaların yetersiz kaldığını gördük. Çağa ayak uydurmak üzere, geçen senenin sonuna doğru bu projeyi yeniden hayata geçirme kararı aldık. Zaten SAP ve Oracle gibi paket programlarla ilgili geçmiş bir çalışma vardı. Buna dayanarak SAP’yi tercih edeceğimiz belliydi. Başka herhangi bir programın bu çapta bir işi çözemeyeceğini biliyorduk.Ve SAP yazılımını tercih ettik.

Tüm İşi Outsource Ettik

SAP programını kullanmak için ciddi bir bilgi işlem kadrosu oluşturulması gerekiyordu. Bu bize pek sıcak gelmedi. Eski projenin rafa kalkmasının sebeplerinden biri de zaten buydu. Burada hem elemanları tatmin edip şirkette tutmanın hem de onların yerine başkasını ikame etmenin zorlukları vardı. Böyle olunca bu işi outsource etmeye karar verdik. Enka Pazarlama’nın bugün İstanbul merkez olmak üzere Ankara, İzmir ve Adana bölgelerinde ofisleri var. Buralarda yedek servis atölyeleriyle beraber her şey bir network üzerinde çalışıyor. Bu network de SBS’in sistemiyle işliyor. 

Proje kapsamında SBS bize, bir yıl içinde SAP uygulamasına geçişin yanı sıra, 5 yıl boyunca tüm SAP desteği verecek. Ayrıca, aynı dönemde ek geliştirmeleri yapacak ve tüm donanım, yazılım ve iletişim ağı hizmetlerini sunuyor olacak. Yeni sistem için hali hazırda mevcut olan iki programcı arkadaşımız da eğitim alacaklar.

Bu projeyi hayata geçirmemizin bir diğer nedeni de YTL’ye geçişti. Eski programlarda kuruş kalmadı. Ancak, yılbaşından sonra böyle bir zorunluluk söz konusu olacak. Sonuçta ya tekrar oturup kendi içimizde program yapacaktık ya da daha bilimsel bir sistemle bu işi çözecektik. Yeni sistem bu sorunu da ortadan kaldırdı.

Bilgi Paylaşımı Kolaylaşacak

Projeyi iki safhaya böldük. Finansman ve finansmana bağlı satış modülleri hemen yılbaşında devreye alınacak. Yedek parça, malzeme gibi konuları kapsayan “MM” dediğimiz modül ise 2005 Haziran gibi uygulamaya koyulacak. Her iki safha için çalışmalar paralel yürütülecek. 2005’in sonunda da projeyi işler vaziyette, tam olarak uygulamaya almış olacağız. 

Bu projenin bizim için en büyük getirisi, bilgi paylaşımının kolaylaşması olacak. İletişim anlamındaki entegrasyon daha üst seviyelere çıkmış olacak. Aynı bilginin 3-4 değişik yerden girilmesi önlenmiş olacağı için zaman içerisinde iş yükü de azalacak. Uygulama aşamasında çalışanlar bir takım zorluklar yaşayabilecekler. Sonuçta bugüne kadar alışık oldukları sistemden farklı bir sistemle çalışacaklar. Örneğin, bugüne kadar kullanılan sistem seneler içerisinde meydana getirildiği için bir ekranda çok fazla bilgi vardı. Değişik noktalarda aynı bilgiyi mükerrer girmeler olsa da, çalışanlar ��ok az sayıda ekranla işlerini görebiliyorlardı. SAP’de bu böyle değil. Burada artık aynı bilgileri görmek için belki 4-5 ayrı ekran kullanmak zorunda kalacaklar. Buna alışana kadar belki bir kaos olacak ama uzun dönemde iş yükü azalacak. 

En büyük beklentilerimizden biri de raporlamanın hızlanması. Yönetimde karar almak için zaman çok önemli. Şu anda da raporlamaları alıyoruz ama özellikle finansmanla ilgili bir zaman problemimiz var. SAP’den burada da çok yararlanacağız. Zamanında, düzenli raporlama imkanı sunacak.

Maliyetler 4 Kat Düştü

SAP’yi bir Microsoft Office paketi gibi alıp uygulamak mümkün değil. En azından parametrelerin girilmesi, her şirketin süreçlerine uyarlanması gerekiyor. Uygulama safhasında belli uyarlamalar söz konusu oluyor. Ancak bizim hedefimiz mümkün olduğunca programın ana hatlarına sadık kalmak. İkinci bir inhouse program yaratmamak. O zaman updatelerden yararlanma imkanı da olmuyor. Sonuçta 5-6 sene sonra yeni bir problem yumağıyla karşılaşmak istemiyoruz. Dolayısıyla, mümkün olduğunca ana parametreler içerisinde kalıp, kendi iş yapma biçimlerimize göre bazı özel uyarlamalar yapmakla yetiniyoruz.

Network iyileştirmeleri ve bir takım donanım ihtiyaçlarıyla birlikte toplam 5 yıllık bir sürece yayılan bu projenin maliyeti bize 600-750 bin euro oldu. 1998’e kıyasla bu rakamın 4’te birine indiğini görüyorsunuz. Burada bu projenin 5 yıllık bir sürece de yayıldığını düşünürseniz hiçbir ek bir mali kaynak ayırmadan,  operasyondan elde edilen nakit akışıyla sürdürmek mümkün olacak. Bu da çok büyük bir avantaj. Yaptığımız yatırımın geri dönüşü ne zaman alabileceğimizi söylemek çok zor ama 5 yıl gibi bir sürede yatırım yapılıyorsa, bunun iki katı yani 10 yıl gibi bir sürede geri gelmesi gerekiyor. ERP sistemi bugün bir şirket için olmazsa olmaz teknolojilerden biri. Bunu da düşünürsek maliyet avantajları çok fazla. Uygulamanın her kademesini ayrı pozitif etkileri var.

Sırada Crm Var

SAP’nin “sales distribution” modülü içerisinde bir takım müşteri takip sistemleri var. Ancak bu tam bir CRM uygulaması değil. Zaten bizim SBS ile uygulamaya koyduğumuz SAP projesi içerisinde CRM yok. Önce söz konusu modüllerden başlamayı düşünüyoruz. Bugün raporlarımız excell’de yazılıyor. Satış temsilcileri için bunların history takibi belirli zorluklar içeriyor. Örneğin bir satış temsilcisi hangi müşteriye kaç kere gitmiş, ziyaret sıklığı, müşteriden alınan bilgileri gibi verilerin takip edilmesi bugün çok vakit alıyor. Ajanda, akıl defteri diyebileceğimiz notluklar kullanıyor. Bu da tabi şirket için büyük bir risk taşıyor. O ajandanın sahibi elaman gidince, şirketten bir bilgi yumağı da gitmiş oluyor. Dolayısıyla ikinci planda CRM gündeme geliyor. Bundan sonraki uygulama CRM olacak. Ancak şu an bunun için belirgin bir yatırım planlamamız yok ama hedeflerimiz bu yönde. Ayrıca müşterilerimizle, iş ortaklarımızla da iletişimimizi hızlandırmak istiyoruz.

“İşimizi Daha Entegre Ve Rasyonel Yapacağız”

JUST IN TİME HAREKET ETMEMİZ GEREKİYOR Bizim ürettiğimiz bir şey yok. Biz hizmet satıyoruz. Bu nedenle bizim için bilgi çok önemli. Bu bilgiyi ne kadar yaygın paylaşabilirsek, karar vermek o kadar kolaylaşacak. Bu da işin performansını etkileyecek. Bugün 100 milyon euro’nun üzerinde bir ciro yapıyoruz. Yaklaşık 150-160 çalışanımız, İstanbul merkezli Ankara, İzmir, Adana ve Diyarbakır’ı kapsayan bölgesel bir yapımız. Buralarda ayrıca satış sonrası hizmet, yedek parça depolarımız bulunuyor. Bizim için bölgelerdeki stok seviyelerini görmek, satışları aynı anda takip edebilmek ve bölgelerin bağlanmasındaki sürat çok önemli. Sonuçta tüm ürün bilgileri ayrı ayrı tutuluyor. Bu da yüksek stok taşıma riski getiriyor. Bizim için zorunlu olan mümkün olduğunca “just in time” hareket edebilmek. Türkiye’de bugün hala operasyon maliyetleri çok yüksek. Bu nedenle de altyapı çok büyük önem taşıyor.

MÜŞTERİ SADAKATİ ÖNEM TAŞIYOR Bizim işimizin ana desteklerinden birisi satış sonrası hizmetler ve yedek parça desteği. En kaliteli makine bile bir gün bozulabiliyor. Her tür makinenin çalıştığı sürece bakıma ihtiyacı oluyor. Bilgi paylaşımı yaygınlaştıkça optimum stokla en az zamanda müşteri için makineyi ayağa kaldırmak mümkün. Sonuçta müşteri makine çalıştıkça para kazanıyor. Müşterinin sadakatini sağlayacak en önemli parametre bu. O hizmeti düzgün verdiği müddetçe müşterinizin sizden tekrar makine almasını garantiye almış olursunuz. Finansman maliyetleri de çok önemli. Türkiye’de kurallar çok sık değiştiği için ithalat konusunda zaman zaman sıkıntılar olabiliyor. Bunların hepsi yine dönüp dolaşıp bilgi paylaşımına geliyor. SAP ile bu iş entegre ve rasyonel bir hal alacak.

EĞİTİMLERİ KENDİ İÇİMİZDE VERECEĞİZ Bu proje için şirket içinden 6 arkadaş görevlendirdik. Bu arkadaşların hepsi önemli pozisyonlarda görev alıyordu. Ancak, onlara artık sizin işiniz bu dedik ve her biri kendi alanlarında yeni sistem üzerinde çalışmaya başladılar. Proje tamamen hayata geçirildiğinde ilgili bölümlerin sistemle ilgili eğitimlerini de bizzat bu arkadaşlar verecekler.Projenin başarısı için “key user” diyebileceğimiz ana kullanıcıları oluşturmanın çok önemli olduğunu düşündük. Yeni eleman alıp onları bu projeye dahil etmek yerine kendi elemanlarımıza bu görevi verdik. Yeni adlığımız elemanları da şirketin günlük işleri için yönlendirdik.

Hande D. Süzer
hdemirel@capital.com.tr