Linens'in Örnek Mağaza Dönüşümü
Şevket Çelikkanat Zorlu Holding Bilgi Teknolojileri Direktörlüğü İş Geliştirme ve Proje Müdürü Linens, Zorlu Grubu’nun mağazalar zinciri… Bir süre öncesine kadar klasik kasa ve POS sistemini...
Şevket Çelikkanat Zorlu Holding Bilgi Teknolojileri Direktörlüğü İş Geliştirme ve Proje Müdürü
Linens, Zorlu Grubu’nun mağazalar zinciri… Bir süre öncesine kadar klasik kasa ve POS sistemini kullanıyordu. Mağaza sayısı sadece 10 iken sistem yetiyordu. Ancak, büyüme beraberinde sorunları da getirdi. Kesinti ve süreklilik sıkıntısı baş gösterdi. Bunun üzerine önce Maysis sistemi alındı, ardından da Siemens Business Services ile “süreklilik” programı üzerine anlaşma yapıldı. Zorlu Holding Bilgi Teknolojileri Direktörlüğü İş Geliştirme ve Proje Müdürü Şevket Çelikkanat, “Hem sorunlar ortadan kalktı hem de yarı yarıya maliyet avantajı sağladık” diye konuşuyor.
Bayi otomasyon projesinin avantajlarını artık herkes biliyor. Üretici firmalar için kritik olan satış bilgileri ve fiyat değişimleri bu sistemlerle artık daha hızlı bir biçimde takip ediliyor. Sistemin getirdiği zaman avantajı da doğrudan kârlılıklara yansıyor. Bayi otomasyonunda başarılı projelerden biri de Zorlu Grubu’na bağlı Linens Pazarlama AŞ’ye ait. Grubun Türkiye çapında 75 Linens mağazası var. Yurtdışında ise 13 mağazası bulunuyor. Önceden POS kasa sistemleriyle çalışan yurtiçi mağazalar yavaş yavaş yeni bir sisteme dönüşüyor. Obase firmasının 2 yıl önce ürettiği Maysis yazılımı 30 mağazada 1 yıldır aktif durumda. Siemens Business Services (SBS), sistem altyapısının tedarik ve bakımını sağlayarak sistemin sürekliliği için bakım desteği veriyor.
Zorlu Holding Bilgi Teknolojileri Direktörlüğü İş Geliştirme ve Proje Müdürü Şevket Çelikkanat, yeni sistemin, eskiye göre yüzde 50 maliyet avantajı getirdiğini söylüyor. Yeni sistemle satış bilgilerine 3 saatte bir ulaşabildiklerine dikkat çekiyor. “Eskiden 2 haftadan daha erken bilgiye ulaşamadıklarını” dile getiren Çelikkanat, SBS’in desteğiyle de sistemin kesintisiz çalıştığını vurguluyor. Çelikkanat, projeye karar verme süreçlerini ve avantajlarını Digital’e anlattı:
Bayi otomasyon projesinden bahseder misiniz? Nasıl başladı?
Linen Mağazacılık Sistemi’ni önce SAP projesiyle başlattık. 3 yıl önce faturalama için SAP sistemi kuruldu. O zaman POS kasa sistemleri vardı. Mağaza sayısı ise 10 civarındaydı. Mağaza sayısı az olduğu için bu işi çok önemsememiştik.
Sonuçları kasalardan SAP sistemine aktarıyorduk. Şu anda 88 mağaza var. Bunların 75’i yurtiçinde. Ancak, 13 yurtdışı mağaza sisteme dahil değil. Çünkü, onlar kendi fiyat politikalarını kendileri belirliyor.
Neden başka bir sisteme geçme ihtiyacı duydunuz?
Öncelikle o sistem çok pahalı gelmeye başladı. Değiştirmek istedik. Merkezden gönderilen fiyat bilgileriyle otomatik çalışabiliyorlar. Yine belli bir mantıkta satış bilgilerini iletiyorlar ve siz onları alıp kendi sisteminize aktarabiliyorsunuz. Ama mağaza başına çok ciddi bir maliyeti vardı. Mağaza sayısı artınca, bu önemli olmaya başladı.
3 yıl önce araştırdığımızda alternatif bir sistem yoktu. Önceki sistemde SAP’de oluşturduğumuz bir fiyat listesini alıp kasaya aktarmak zorundaydık. Bunu eskiden manuel olarak yapıyorduk. Mağazadaki kasaya bağlanıp fiyat listesini aktarıyorduk. Kasa böylece yeni fiyatlarla çalışmaya başlıyordu. Kasadaki bir gün önceki satış bilgilerini aynı yöntemle merkeze çekip görmeye başlıyorduk.
Bu yapı, mağaza sayısı 10 olunca, sorun yaratmıyordu. Ancak, kasa maliyetinin yanı sıra, bu bilgilerin alışverişinin yavaş olması bir diğer sorundu. Çünkü, 80 mağaza olunca herhangi bir fiyat değişikliğinde 80 kere mağazalara bağlanıp bilgiyi aktarmak zorundasınız. Yine satış bilgilerini de yine 80 mağazadan teker teker toplamak zorundasınız. Bu çok zor.
Böylece yeni bir sisteme karar verdiniz…
Obase firması Maysis adında bir mağazacılık yazılım sistemi üretti. 2 yıl önce bunu kullanmaya karar verdik. 2003’ün başından itibaren de proje başarılı bir şekilde çalışıyor. Şu anda 30 mağazamızda Maysis var.
Maysis’le, önceki POS kasa sistemi arasında ciddi bir fark vardı. Maysis’in kesintisiz çalışması için de SBS’le bir süreklilik anlaşması yaptık. Çünkü, Maysis PC’ye bağlı bir sistem olduğu için, kesintisiz çalışması büyük önem taşıyor. NCR kasa sisteminde kasaya bilgi aktarmak için arka tarafta kasaya bağlı bir PC var. PC çökerse ya da başka bir sorun olursa kasa çalışmaya devam ediyor, mağazanın işi durmuyor.
Bu, eski sistemin önemli bir avantajı. Maysis’te ise böyle bir sorunumuz oldu. Bu yazılım PC’ye bağımlı çalıştığı için, orada çıkan herhangi bir sorun bütün satışı etkiliyordu. Mağazada iş sürekliliği kesilmemeli. Eskiden kasanın arkasındaki PC bozulduğunda, merkeze geliyor, sorun çözülüyor ve mağazaya geri gönderiliyordu. Mysis’te böyle bir sorun yok.
Örneğin, Diyarbakır’daki PC bozulunca, buradan destek veremiyordum. Ya da bana gönderilmesi ve geri dönmesi en az 3 gün sürüyordu. Böylece SBS’le bakım anlaşması yaptık. SBS, Maysis’in sürekliliğini sağlıyor. PC’lere özel bir yetkilendirme yapısı kurdu. Böylece PC’ye, Maysis programı dışında herhangi bir program yüklenemiyor, müdahale edilemiyor.
Herhangi bir beklenmeyen sorun olması ihtimaline karşılık PC her gün external bir diske otomatik olarak yedekleniyor. Ayrıca, işletim sisteminin bir imajı da alınmış durumda. PC bir şekilde çalışamaz hale geldiğinde, dakikalar içinde tekrar eski haline dönüştürülebiliyor. Tüm donanımların yedekleri SBS’te tutulduğu için, bu tür arızalarda da hızlı çözüm sağlanıyor. Dolayısıyla, SBS’e bu yapıyı kurdurtarak PC’nin bozulmasını, çökmesini ve virüs bulaşmasını önledik. Şu anda Maysis kullanan mağazaların tamamında SBS’in kurduğu yetkilendirme profiliyle çalışan PC’ler var. Şu ana kadar kullanıcı tarafından bozulan PC olmadı. Virüs programları da buna dahil.
Diğer mağazalar da sisteme dahil ediliyor mu?
Diğerlerinde de kasaları değiştiriyoruz. 50 kadar mağazamızda kasa ve POS sistemini sürdürüyoruz. Bunları da değiştirmeyi düşünüyoruz. Şu anda yaklaşık 80 PC’lik bir sistem üzerinde çalışıyor. Diğer 50 mağazanın da 3 ay içinde sisteme girmesi için çalışıyoruz. Yeni PC’ler ve sistemler kuracağız. Nisan 2004’te bütün mağazalar Maysis yazılımı ve SBS desteğiyle çalışıyor olacak.
Avantajlarınız neler oldu?
SBS, eski sistemden Maysis’e geçişimizdeki dezavantajımızı ortadan kaldıran bir destek veriyor. Ancak, öte yandan tüm sistemin değiştirilmesi bize yarı yarıya maliyet avantajı sağladı. Maysis, PC’de çalışan bir yazılım. Yazılım maliyeti, PC maliyeti, barkod okuyucu ve fatura yazıcı gibi eklemeler de olsa maliyet yarı yarıya. Ama SBS’in bu desteği olmasaydı, bu sisteme geçerken korkardık. O destekle Maysis’e geçmeye cesaret ettik.
Maysis, internete otomatik bağlanıyor ve bizim web server’ımıza ulaşıyor. O mağazaya ait web server’ımızda hazırlanmış yeni bir bilgi ve fiyat varsa kendisine çekiyor. Aktarmadığı satış bilgileri varsa, otomatik aktarıyor ve bağlantıyı kapatıyor.
Dolayısıyla, Maysis kullanan 30 mağazada biz hiçbir şey yapmıyoruz. 3 saatte bir, otomatik olarak yapılan bütün satışlar bize aktarılıyor. Bunun şirkete çok büyük bir katkısı var. Eskiden 2 hafta öncesinden daha yeni bilgiye pratikte ulaşamıyorduk.
SBS’İN DESTEĞİ
Mağaza başına 4 bin dolarlık bir maliyet getiren yeni sistemle bütün mağaza bilgileri 3 saatte bir görüntülenebiliyor. Bu; karar, üretim, planlama, stok gibi mağazacılık sisteminde önemli olan bütün unsurlar açısından Linens’e avantaj sağlıyor.
Zorlu Holding Bilgi Teknolojileri Direktörlüğü İş Geliştirme ve Proje Müdürü Şevket Çelikkanat, Maysis yazılımına SBS’in desteği olmadan geçmeye cesaret edemeyeceklerini söylüyor. SBS’le yaptıkları 3 yıllık anlaşma için, karar sürecini de şu sözlerle anlatıyor: “Bakım anlaşmasıyla ilgili daha önce birkaç firmadan teklif aldık. Hem maliyet avantajı, hem de SBS’in kendi firmasından direkt destek veriyor olması bizim için en önemli karar nedeni oldu. SBS’in ülke çapında 12 noktada şubesi var. Bizim bütün mağazalarımıza kendi elemanları gidiyor. Diğer bütün bakım teklifi aldığımız firmalar bölgelerde taşeron firmalarla anlaşmalı bir sistem kurmuşlar. Biz bunu istemedik. Çünkü, özellikle mağaza tarafındaki ilişkilerde bu önemli. Mağazanın gelen personelden şikayeti gibi sorunları yaşamak istemiyorduk. Yaşasak da hemen çözmek gerekiyordu. Bu anlamda bize büyük bir seçim avantajı sağladı. Sistemle eleman sayısında bir değişiklik olmadı. Ancak bakım işini outsource ettiğimiz için ekibimizi artırmamış olduk.”
Linens, Zorlu Grubu’nun mağazalar zinciri… Bir süre öncesine kadar klasik kasa ve POS sistemini kullanıyordu. Mağaza sayısı sadece 10 iken sistem yetiyordu. Ancak, büyüme beraberinde sorunları da getirdi. Kesinti ve süreklilik sıkıntısı baş gösterdi. Bunun üzerine önce Maysis sistemi alındı, ardından da Siemens Business Services ile “süreklilik” programı üzerine anlaşma yapıldı. Zorlu Holding Bilgi Teknolojileri Direktörlüğü İş Geliştirme ve Proje Müdürü Şevket Çelikkanat, “Hem sorunlar ortadan kalktı hem de yarı yarıya maliyet avantajı sağladık” diye konuşuyor.
Bayi otomasyon projesinin avantajlarını artık herkes biliyor. Üretici firmalar için kritik olan satış bilgileri ve fiyat değişimleri bu sistemlerle artık daha hızlı bir biçimde takip ediliyor. Sistemin getirdiği zaman avantajı da doğrudan kârlılıklara yansıyor. Bayi otomasyonunda başarılı projelerden biri de Zorlu Grubu’na bağlı Linens Pazarlama AŞ’ye ait. Grubun Türkiye çapında 75 Linens mağazası var. Yurtdışında ise 13 mağazası bulunuyor. Önceden POS kasa sistemleriyle çalışan yurtiçi mağazalar yavaş yavaş yeni bir sisteme dönüşüyor. Obase firmasının 2 yıl önce ürettiği Maysis yazılımı 30 mağazada 1 yıldır aktif durumda. Siemens Business Services (SBS), sistem altyapısının tedarik ve bakımını sağlayarak sistemin sürekliliği için bakım desteği veriyor.
Zorlu Holding Bilgi Teknolojileri Direktörlüğü İş Geliştirme ve Proje Müdürü Şevket Çelikkanat, yeni sistemin, eskiye göre yüzde 50 maliyet avantajı getirdiğini söylüyor. Yeni sistemle satış bilgilerine 3 saatte bir ulaşabildiklerine dikkat çekiyor. “Eskiden 2 haftadan daha erken bilgiye ulaşamadıklarını” dile getiren Çelikkanat, SBS’in desteğiyle de sistemin kesintisiz çalıştığını vurguluyor. Çelikkanat, projeye karar verme süreçlerini ve avantajlarını Digital’e anlattı:
Bayi otomasyon projesinden bahseder misiniz? Nasıl başladı?
Linen Mağazacılık Sistemi’ni önce SAP projesiyle başlattık. 3 yıl önce faturalama için SAP sistemi kuruldu. O zaman POS kasa sistemleri vardı. Mağaza sayısı ise 10 civarındaydı. Mağaza sayısı az olduğu için bu işi çok önemsememiştik.
Sonuçları kasalardan SAP sistemine aktarıyorduk. Şu anda 88 mağaza var. Bunların 75’i yurtiçinde. Ancak, 13 yurtdışı mağaza sisteme dahil değil. Çünkü, onlar kendi fiyat politikalarını kendileri belirliyor.
Neden başka bir sisteme geçme ihtiyacı duydunuz?
Öncelikle o sistem çok pahalı gelmeye başladı. Değiştirmek istedik. Merkezden gönderilen fiyat bilgileriyle otomatik çalışabiliyorlar. Yine belli bir mantıkta satış bilgilerini iletiyorlar ve siz onları alıp kendi sisteminize aktarabiliyorsunuz. Ama mağaza başına çok ciddi bir maliyeti vardı. Mağaza sayısı artınca, bu önemli olmaya başladı.
3 yıl önce araştırdığımızda alternatif bir sistem yoktu. Önceki sistemde SAP’de oluşturduğumuz bir fiyat listesini alıp kasaya aktarmak zorundaydık. Bunu eskiden manuel olarak yapıyorduk. Mağazadaki kasaya bağlanıp fiyat listesini aktarıyorduk. Kasa böylece yeni fiyatlarla çalışmaya başlıyordu. Kasadaki bir gün önceki satış bilgilerini aynı yöntemle merkeze çekip görmeye başlıyorduk.
Bu yapı, mağaza sayısı 10 olunca, sorun yaratmıyordu. Ancak, kasa maliyetinin yanı sıra, bu bilgilerin alışverişinin yavaş olması bir diğer sorundu. Çünkü, 80 mağaza olunca herhangi bir fiyat değişikliğinde 80 kere mağazalara bağlanıp bilgiyi aktarmak zorundasınız. Yine satış bilgilerini de yine 80 mağazadan teker teker toplamak zorundasınız. Bu çok zor.
Böylece yeni bir sisteme karar verdiniz…
Obase firması Maysis adında bir mağazacılık yazılım sistemi üretti. 2 yıl önce bunu kullanmaya karar verdik. 2003’ün başından itibaren de proje başarılı bir şekilde çalışıyor. Şu anda 30 mağazamızda Maysis var.
Maysis’le, önceki POS kasa sistemi arasında ciddi bir fark vardı. Maysis’in kesintisiz çalışması için de SBS’le bir süreklilik anlaşması yaptık. Çünkü, Maysis PC’ye bağlı bir sistem olduğu için, kesintisiz çalışması büyük önem taşıyor. NCR kasa sisteminde kasaya bilgi aktarmak için arka tarafta kasaya bağlı bir PC var. PC çökerse ya da başka bir sorun olursa kasa çalışmaya devam ediyor, mağazanın işi durmuyor.
Bu, eski sistemin önemli bir avantajı. Maysis’te ise böyle bir sorunumuz oldu. Bu yazılım PC’ye bağımlı çalıştığı için, orada çıkan herhangi bir sorun bütün satışı etkiliyordu. Mağazada iş sürekliliği kesilmemeli. Eskiden kasanın arkasındaki PC bozulduğunda, merkeze geliyor, sorun çözülüyor ve mağazaya geri gönderiliyordu. Mysis’te böyle bir sorun yok.
Örneğin, Diyarbakır’daki PC bozulunca, buradan destek veremiyordum. Ya da bana gönderilmesi ve geri dönmesi en az 3 gün sürüyordu. Böylece SBS’le bakım anlaşması yaptık. SBS, Maysis’in sürekliliğini sağlıyor. PC’lere özel bir yetkilendirme yapısı kurdu. Böylece PC’ye, Maysis programı dışında herhangi bir program yüklenemiyor, müdahale edilemiyor.
Herhangi bir beklenmeyen sorun olması ihtimaline karşılık PC her gün external bir diske otomatik olarak yedekleniyor. Ayrıca, işletim sisteminin bir imajı da alınmış durumda. PC bir şekilde çalışamaz hale geldiğinde, dakikalar içinde tekrar eski haline dönüştürülebiliyor. Tüm donanımların yedekleri SBS’te tutulduğu için, bu tür arızalarda da hızlı çözüm sağlanıyor. Dolayısıyla, SBS’e bu yapıyı kurdurtarak PC’nin bozulmasını, çökmesini ve virüs bulaşmasını önledik. Şu anda Maysis kullanan mağazaların tamamında SBS’in kurduğu yetkilendirme profiliyle çalışan PC’ler var. Şu ana kadar kullanıcı tarafından bozulan PC olmadı. Virüs programları da buna dahil.
Diğer mağazalar da sisteme dahil ediliyor mu?
Diğerlerinde de kasaları değiştiriyoruz. 50 kadar mağazamızda kasa ve POS sistemini sürdürüyoruz. Bunları da değiştirmeyi düşünüyoruz. Şu anda yaklaşık 80 PC’lik bir sistem üzerinde çalışıyor. Diğer 50 mağazanın da 3 ay içinde sisteme girmesi için çalışıyoruz. Yeni PC’ler ve sistemler kuracağız. Nisan 2004’te bütün mağazalar Maysis yazılımı ve SBS desteğiyle çalışıyor olacak.
Avantajlarınız neler oldu?
SBS, eski sistemden Maysis’e geçişimizdeki dezavantajımızı ortadan kaldıran bir destek veriyor. Ancak, öte yandan tüm sistemin değiştirilmesi bize yarı yarıya maliyet avantajı sağladı. Maysis, PC’de çalışan bir yazılım. Yazılım maliyeti, PC maliyeti, barkod okuyucu ve fatura yazıcı gibi eklemeler de olsa maliyet yarı yarıya. Ama SBS’in bu desteği olmasaydı, bu sisteme geçerken korkardık. O destekle Maysis’e geçmeye cesaret ettik.
Maysis, internete otomatik bağlanıyor ve bizim web server’ımıza ulaşıyor. O mağazaya ait web server’ımızda hazırlanmış yeni bir bilgi ve fiyat varsa kendisine çekiyor. Aktarmadığı satış bilgileri varsa, otomatik aktarıyor ve bağlantıyı kapatıyor.
Dolayısıyla, Maysis kullanan 30 mağazada biz hiçbir şey yapmıyoruz. 3 saatte bir, otomatik olarak yapılan bütün satışlar bize aktarılıyor. Bunun şirkete çok büyük bir katkısı var. Eskiden 2 hafta öncesinden daha yeni bilgiye pratikte ulaşamıyorduk.
SBS’İN DESTEĞİ
Mağaza başına 4 bin dolarlık bir maliyet getiren yeni sistemle bütün mağaza bilgileri 3 saatte bir görüntülenebiliyor. Bu; karar, üretim, planlama, stok gibi mağazacılık sisteminde önemli olan bütün unsurlar açısından Linens’e avantaj sağlıyor.
Zorlu Holding Bilgi Teknolojileri Direktörlüğü İş Geliştirme ve Proje Müdürü Şevket Çelikkanat, Maysis yazılımına SBS’in desteği olmadan geçmeye cesaret edemeyeceklerini söylüyor. SBS’le yaptıkları 3 yıllık anlaşma için, karar sürecini de şu sözlerle anlatıyor: “Bakım anlaşmasıyla ilgili daha önce birkaç firmadan teklif aldık. Hem maliyet avantajı, hem de SBS’in kendi firmasından direkt destek veriyor olması bizim için en önemli karar nedeni oldu. SBS’in ülke çapında 12 noktada şubesi var. Bizim bütün mağazalarımıza kendi elemanları gidiyor. Diğer bütün bakım teklifi aldığımız firmalar bölgelerde taşeron firmalarla anlaşmalı bir sistem kurmuşlar. Biz bunu istemedik. Çünkü, özellikle mağaza tarafındaki ilişkilerde bu önemli. Mağazanın gelen personelden şikayeti gibi sorunları yaşamak istemiyorduk. Yaşasak da hemen çözmek gerekiyordu. Bu anlamda bize büyük bir seçim avantajı sağladı. Sistemle eleman sayısında bir değişiklik olmadı. Ancak bakım işini outsource ettiğimiz için ekibimizi artırmamış olduk.”
