Teknolojiyle Gelen Stok Devrimi

Tansaş, Türkiye’nin en büyük perakende şirketlerinden biri… 200 mağazası var, günde 25 bin ürün tedarik ediyor. Bu nedenle çok sayıda tedarikçi ile çalışmak, stoklarını iyi yönetmek zorunda. 2002 yılının Mart ayına kadar stoklar eski yöntemle yönetiliyor, çok sayıda sorun yaşanıyordu. Ancak, milyon dolar düzeyindeki yatırımla gerçekleştirilen ve son teknolojiye dayalı stok yönetimi, şirkette verimliliği yüzde 21 oranında artırdı. Genel müdür Servet Topaloğlu, “Stok fazlası yüzde 19’dan yüzde 7.2’ye düştü. Dünya ortalamasının yüzde 8.3 olduğu dikkate alınırsa, sistemin sağladığı fayda daha net ortaya çıkıyor” diye konuşuyor.

TEKNOLOJİYLE GELEN STOK DEVRİMİ
 
Hız, günümüz iş dünyasının vazgeçilmezleri arasında yer alıyor. Rekabetin her alanda yoğunlaşmasıyla birlikte en iyi hizmeti, en hızlı şekilde veren şirketler öne geçiyor. Özellikle 100’lerce mağazanın organize edilmeye çalışıldığı perakende sektöründe, hızlı hareket etmek çok daha önemli hale geliyor. Mağazanın talebi, tedarik süreci, ürünün doğru zamanda doğru yerde olması bütünüyle bir organizasyon gerektiriyor. 

Perakende zincirlerinin mağaza sayısı arttıkça, stok yönetimindeki küçük bir aksaklık bütün sistemin çökmesine neden olabiliyor. Örneğin, bir mağazanın talebi karşılanamıyor, bir başka yere fazladan mal sevk edilebiliyor. Mağazalarda “yok satma” riskiyle karşılaşma olağan bir durum haline gelebiliyor. 
  
Bu da perakende de stok yönetiminin önemini artırıyor. Öyle ki, şirketler artık stok sistemlerinde köklü değişikliklere gidiyor. Yüzlerce metrekarelik alanlardan oluşan depolar küçültülüyor, bunun yerine mağaza talebini doğrudan tedarikçiye geçebiliyor. Böylece ürün hiç depolanmadan kamyondan kamyona nakliyatla mağazalara dağıtılabiliyor.

Perakende sektöründeki lider şirketlerden biri olan Tansaş da stok yönetimindeki örnek uygulamasıyla dikkat çekiyor. Şirket, uyguladığı yönetim sayesinde stoklarını yüzde 21 oranında azalttı. Üstelik, işgücünden maliyete kadar bir çok giderde tasarruf sağladı.
Her sektörden şirkete örnek olabilecek bu “stok yönetimini”, Tansaş Genel Müdürü Servet Topaloğlu’dan dinledik:

200 mağazaya 25 bin ürün
Tansaş, 200 mağazası için 25 bin ürün tedarik ediyor. Stok yönetimindeki yeni yapılandırmadan önce mağazalarına dağıtacağı ürünleri belli bölgelerdeki depolarında topluyordu. Talebe göre de depodaki ürünleri mağazalarına gönderiyordu.

Tansaş’ın günde ortalama 250 bin müşteriye, yaklaşık 2 milyon 500 bin adet ürün sattığı göz önünde bulundurulduğunda, bu sürecin hatasız ve istenilen sürede tamamlaması iyice zorlaşmıştı. Tansaş Genel Müdürü Servet Topaloğlu, bu tabloyu şu sözlerle anlatıyor:

“Günde 2 milyon 500 bin adet ürün satıyoruz. Bu ürünleri tekrar yerine koymak için yaklaşık bin tedarikçiye doğru miktarlarda sipariş verip, tedarikçilerin karşıladığı siparişleri depolarımızdan günde yaklaşık 30 bin km yol yaparak, 200 mağazamıza gönderip, raflara standart bir şekilde yerleşmesini sağlamamız gerekiyor. Etiketlendirmek için ise sadece 24 saatimiz var.”

Topaloğlu’na göre, bu döngüyü her gün minimum insan gücü ve minimum hata ile yönetmek için çok ciddi bir know-how ve teknolojik altyapı gerekiyor. Yeni stok yönetimine de zaten bu nedenle geçtiklerine dikkat çekiyor. 2002 yılının Mart ayında start verilen yeni stok yöntemi, üst düzey yönetimin katılımıyla kuruldu.

Hangi ürün nereye gidecek?
Tansaş’ın farklı müşteri gruplarına hitap eden, satış alanı olarak 100 metrekareden 2500 metrekare arasında değişen  200 mağazası var. Satışa sunacağı ürün adeti ise 25 bini buluyor.
Stok yönetimi projesi kapsamında ilk önce hangi ürünlerin, hangi mağazalarda satılacağına karar verilmiş. Ardından, belirlenen ürünlerin her bir mağazada hangi rafa, rafın neresine ve kaç adet konulacağını saptanmış. Servet Topaloğlu, “Bu işleri yaparken ürün teşhir standartlarının dışına çıkmadık ve tüm mağazalarda standart bir konsept oluşturduk” diye anlatıyor.

Servet Topaloğlu, işin bundan sonraki kısmını ise “teknolojiye” devrettiklerine değiniyor. Aslında projenin en önemli kısmının tasarım aşaması olduğunu belirterek “Bunun içinde gerekli olan  know-how Tansaş bünyesinde fazlasıyla var. Tasarımı yaptıktan sonra işin teknolojiye taşınması çok zor olmadı. Bu projeye iç kaynaklarımızın yanı sıra OBASE firması da dahil oldu” diyor. 

Sistem her gün, her mağazada, her bir ürün için satış hızlarını ve raf stoklarını kontrol ederek, sipariş oluşturup oluşturmayacağına karar veriyor. Sipariş oluşturulması gereken ürünler için miktarı otomatik belirliyor ve siparişi depoya gönderiyor. Depoda tüm mağazalardan gelen siparişler konsolide edilip doğrudan tedarikçiye gönderiliyor.

Tedarikçi ise aldığı siparişi kendisi için belirlenen sürede karşılıyor ve ürünler neredeyse kamyondan kamyona yüklenerek mağazalara sevk ediliyor. Bütün bu süreç hiç kağıt kullanılmadan ve insan müdahalesi olmadan elektronik ortamda yapılıyor.

Stoklar yüzde 21 azaldı
Yeni stok yönetimiyle Tansaş, stokları yüzde 21 oranında azaltmayı başardı. “Out of stock” (OOS), yani stok fazlası yüzde 19’dan yüzde 7.2’ye düştü. Topaloğlu, dünya ortalamasının yüzde 8.3 olduğu düşünüldüğünde, sistemin sağladığı faydanın daha net görüldüğünü söyleyerek şöyle devam ediyor: “Bunun yanı sıra, bu sistemde çalışan tüm tedarikçilerin sipariş karşılama oranlarında yüzde 20’lere varan iyileşmeler oldu. Mağazalarımızda saatler süren sipariş verme süreleri dakikalara indi. Azalan süre sayesinde toplam işgücünden yüzde 3 oranında tasarruf sağlandık.”

Tansaş’ın depolarında da yeni sistemin yaptığı değişiklikleri görmek mümkün. Depolardaki raflar bomboş. Mağazaya gönderilmeyi bekleyen ürünler parmakla sayılacak kadar az. Özellikle teknolojik altyapıları güçlü olan Unilever ve P&G gibi uluslararası zincirlerden tedarik edilen ürünler kamyondan kamyona nakledilerek mağazalara gönderiliyor.

Tansaş’ın teknolojik alt yapısı perakendecilikte pek sık rastlanmayan tamamen merkezi bir yapı. Bu duruma belirli süreçleri geride bırakılarak gelindi. Tansaş Genel Müdürü Servet Topaloğlu, şöyle konuşuyor:
“Bu iş için milyon dolarlar mertebesinde bir bütçe kullandık. Böyle bir yapının ilk kuruluş maliyeti çok yüksek olmasına rağmen kurulduktan sonra çok ciddi kullanım avantajları sağlayabiliyoruz. Stok yönetimi altyapısı içinde bu avantajdan ciddi şekilde faydalandık ve projeyi oldukça ucuza mal ettik. Harcadığımız paranın sağladığımız fayda ile bir aydan daha kısa bir süre içinde geri döndüğünü söyleyebiliriz.” 

PERAKENDE DE GELECEĞİN TEKNOLOJİSİ RFID OLACAK 

Perakende sektörü teknolojinin en yoğun olarak kullanıldığı sektörlerden biri. Tansaş da teknolojik gelişimleri çok yakından takip ediyor. Uygulamalarda önde gelen uluslararası perakendecileri örnek alıyor.
Tansaş Genel Müdürü Servet Topaloğlu, perakendeciliğin geleceğinde en önemli teknolojik gelişmenin RFID (Radio Frequency Identification) konusunda olacağını söylüyor. Bu konuda çok ciddi çalışmalar yaptıklarını belirterek şöyle konuşuyor: “Uluslararası çözüm ortakları ile görüşüyoruz. Öncelikle bu teknolojinin Türkiye’de kullanılacak standartlarını belirlemeye çalışıyoruz. Kısa bir zaman içinde pilot uygulamamız başlayacak ve çözümler ekonomikleştikçe Tansaş geneline çoklanacak.”

Servet Topaloğlu, “Tansaş’taki temel stratejimiz, teknolojinin moda değil, operasyonel verimlilik amaçlı kullanılmasıdır” diyor. Ardından da RFID teknolojisinin devreye girmesiyle büyük bir verimlilik ve rekabet gücü sağlayacaklarına dikkat çekiyor.

RFID teknolojisi nedir?
Digital okurları hatırlayacaklardır. RFID, son dönemin en çok dikkat çeken ve yükselen teknolojilerinden biri… Nesnelerin “radyo frekansı” ile otomatik tanımlanması, izlenmesi ve yönetilmesini sağlayan oldukça esnek ve güçlü bir teknoloji. RFID sisteminde nesne üzerinde sabitlenmiş, nesne ile ilgili bilgileri içeren ve tag adı verilen bir ünite, radyo frekanslı bir okuyucu ile okunuyor.

En önemli özelliği “tag” içine yazılan bilginin temas gerektirmeden uzaktan ve aynı anda birden fazla tag bile olsa okunabilmesi ya da tekrar yazılabilmesi. RFID teknolojisi, şu anda araç güvenliğinden (immobilizer), depo otomasyonuna, otoyollardaki otomatik ödeme sistemlerinden, kütüphane uygulamalarına kadar günlük hayatın bir çok alanında kullanılıyor.

ULUSLAR ARASI ZİNCİRLERİN DE İLGİSİNİ ÇEKİYOR

Tansaş Genel Müdürü Servet Topaloğlu, bu projenin dünya çapında perakendeci ve tedarikçilerin bir araya geldiği platformlarda çok ilgi çektiğini söylüyor ve ekliyor:

“Bu sistem dünyanın önce gelen gıda perakendeciliğinde, özellikle hipermarket formatında sıkça rastladığımız bir uygulama. Ancak süper market segmentinde raf yönetim sistemine entegre çalışan bir örneğine çok fazla rastlanmıyor.”

Topaloğlu, Tansaş’ın yeni stok yönetimiyle örnek olduğu şirketlerle ilgili de şunları söylüyor: “Bu projenin Türkiye’de diğer şirketlere örnek olup olmadı konusunda yorum yapmak istemiyoruz. Proje, hem Tansaş’a hem de tedarikçiye ciddi faydalar sağladığı için çok kısa zamanda çok fazla sayıda tedarikçiyi bu sisteme entegre edebildik. Hatta uluslararası bir tedarikçi tarafından örnek çalışma modeli olarak kullanılıyor.”
 
FADİME ÇOBAN
fcoban@capital.com.tr