Bilgi paylaşma kültürü

Bilgi paylaşıldıkça artar. Siemens'in bu şirketin uzmanlık birikimini de kapsayan bir platforma yatırım yapıyor olmasının asıl nedeni de işte bu gerçek. Ayrıca içsel bir arama motoru girişimini de başlatmış durumda. Atılan bu adımlarla açık ve yardımlaşan bir bilgi paylaşım ortamının zemini hazırlanmış oluyor.

Bir ilaç şirketinin 11 milyon Euro değerindeki tıbbi teşhis cihazları alımıyla ilgili bir ihale sürecinde Siemens çalışanı Alistair Gammie, haftalarca süren pazarlıklardan sonra bu ilaç üreticisinin Brezilya'daki üretim tesisini ziyaret etmişti.

Gammie bu tesisi ziyareti sırasında, barkod etiketlerin baskı kalitesini kontrol eden işçilere rastlamıştı. Tesisin direktörü, "Burada her ay yaklaşık 1 milyon barkod etiketinin baskısı yapılır ve onların görsel kontrollerini bizzat işçilerimiz yapar" diye bu durumu açıklamaya çalışmıştı. "Ancak onlar, halen bazı baskı hatalarını gözden kaçırabiliyor" diye devam etmişti.

Bu gibi hatalar yüzünden ortaya oldukça pahalı lojistik sorunları çıkabiliyor. Çünkü hatalı barkod etiketleri yüzünden bu ilaçlar yanlış adreslere teslim edilebiliyor. Her ne ka-
dar bu gibi problemler aslında Gammie'nin ilgi alanına hiç girmiyor olsa da o, bu sorun hakkında düşünmekten kendini alamamıştı.

Cuma akşamı Siemens'in çevrimiçi fikirler platformu olan TechnoWeb ağına acil kodlu bir talepte bulunmuştu. Aslında hafta sonu olmasına rağmen dünyanın dört bir yanından meslektaşları Gammie'ye çok geçmeden 23 cevap göndermişti.

Gammie, pazartesi sabahı tesis yönetimine teşhis cihazlarıyla ilgili sunumunu yaptıktan sonra barkod etiketlerin baskı kalitesinin kontrolünü otomatikleştirecek 4 kavramdan bahsetmişti. Gammie'nin dinleyicileri, bu söylediklerinden olağanüstü etkilenmiş ve ona bu alanda hiçbir uzmanlığı olmamasına rağmen bu sorunu nasıl bu kadar çabuk çözebildiğini sormuşlardı. ~
Gammie ise onlara sadece birkaç saat içinde Siemens'in global TechnoWeb'ine aktif olarak katılan 33 bin Siemens çalışanının ortak uzmanlığını harekete geçirdiğini söyleyerek cevap vermişti.

Fikir paylaşımı. Çevrimiçi fikir veritaban-ları ve yarışmalar, dünya genelindeki araştırma ve geliştirme topluluklarını birbirlerine sımsıkı bağladığından Siemens uzmanları artık ulusal sınırlar içine hapsolmaktan kurtulmuş durumda.

Bu teknolojiler sayesinde çalışanlar, çeşitli sorunlar hakkında birbirleriy-le tartışabiliyor, en mükemmel fikirleri tanımlayabiliyor ve kendi kavramlarını piyasaya sürülebilir hale getirebiliyorlar. Siemens Kurumsal Teknolojiler'den (CT) Michael Heiss, "Daha hiç kimse Facebook'un adını bile duymamışken Siemens'in sosyal bir medyası vardı" diyerek bu duruma açıklık kazandırıyor.

1999 yılında kurulmuş olan TechnoWeb isimli çevrimiçi platformdan bugün dünyanın dört bir yanındaki Siemens çalışanları kendi fikirlerini paylaşmak ve genel eğilimleri araştırmak için faydalanabiliyor. Avusturyalı olan Heiss, "Burada büyük bir heyecanla tartışılan konuların çoğu, önünde sonunda gelecekteki eğilimlerin kendisi oluyor" diyor.

Çalışanlar, çevrimiçinde yeni bir konu başlığı açmak için fikirlerin kademe kademe geliştirildiği yeni bir "ağ" yaratıyor. Heiss, "Eğer yapılan bir öneriye hiç kimse yüz vermezse o zaman bu konu kimseye enteresan gelmemiş anlamı çıkıyor. Ancak çok sayıda katılımcıyı cezbetmişse o zaman da bu konunun gelecekte pek bir revaçta olacağı anlaşılıyor" diyor.

Çalışanlar sıcak konulara çabucak uygun çözümler bulabilmek için TechnoWeb'e acil kodlu talepler gönderebiliyor. Kullanıcılar, bu gibi taleplerinde önce sorunun kendisini tanımlıyor, şirkete ifade ettiği tahmini değeri sunuyor ve onu belirli konularla bağdaştırabilmeleri için gerekli konu başlıklarını veriyor.~
Ardından bu sistem otomatikman uygunolabilecek cevapları seçiyor. Heiss, "Kullanıcılar ne zaman bu ağda veya belirli konu başlıkları üzerinde yorum yapsa TechnoWeb üzerinde arkalarında sayısal bir iz bırakıyor.

Biz bir yandan her şeyin verilerin korunması düzenlemelerine uygun bir şekilde yapılmasını sağlarken diğer yandan da bu izlerden acil kodlu taleplerle bir an önce ilgilenilmesi için faydalanıyoruz" diye açıklıyor.

Onaylarının alındığını beyan eden kullanıcılar, bu gibi izleri bir teknoloji konu başlığını takip ederek bir konu hakkında yorum yaparak veya herhangi bir talebe uygun düşen bir etiket belirleyerek bırakıyor. Eğer bu iz, talep edenin sorduğuyla uyuşuyorsa o zaman sistem otomatikman bu kullanıcı hakkında talep yapanı bilgilendiriyor.

Heiss, "Edindiğimiz deneyimler, bize talepte bulunanlardan çoğunun birkaç cevap aldığını gösteriyor. Yapılan taleplerin yüzde 90'ınından fazlasına cevap geliyor ve ilki de sadece 30 dakika içinde soru sorana ulaşıyor" diyor.

TechnoWeb aslında bugün içinde Siemens'in devasa bilgi birikiminin olduğu fevkalade kapsamlı bir platforma dönüşmüş durumda. Heiss bu durumu, "Çok uzun bir süredir Siemens için bir tür 'bilgi Google'ı' geliştirmek istiyorduk.

Onun içeriğinde aynı zamanda kullanıcıların Siemens ağı içindeki en yeni eğilimleri ve uzmanları çabucak bulabilmelerini sağlayan listeler yaratacak bir arama motoru da olacak" sözleriyle ifade ediyor.~
TechnoWeb ve yakın bir gelecekte devreye girecek Siemens TechnoSearch sayesinde bu şirketin elinde gizli kalmış potansiyellerden faydalanmasını sağlayacak iki kilit bileşen olacak.

Bu sistemin acil kodlu talepler için doğru insanları bulabilmek amacıyla semantik tekniklerine dayalı akıllı algoritmalara ihtiyacı var. Heiss, "Bu algoritmalar sadece sorudakine birebir uyan kelimeleri ve etiketleri değil ama aynı zamanda ifadeleri de arıyor.

Örneğin bir ağ katılımcısı kendi profilinde 'otomobil' etiketini seçmişse bu semantik teknolojisi 'otomobil' ve 'araç' kelimelerinin zaten aynı anlama geldiğini biliyor" diyor. Ancak bu teknik, söz konusu sistemin sadece ilişkili teknik terimleri biliyor olması durumunda işe yarıyor. Heiss, "Bu sistem sürekli olarak yeni bir şeyler öğreniyor ve sonuçta onun ilişkili terimler koleksiyonu günden güne büyüyor" diye açıklıyor.

Kazanan fikirler. Araştırmacılar aynı zamanda fikir yarışmaları sayesinde de inovas-yonlar geliştiriyor. Siemens Kurumsal Tekno-lojiler'de 1 yıldır inovasyon yönetimi sorum-
lusu olarak çalışan Christoph Krois, "Bizim Açık Ko-Düşünme yarışmamızda çok sayıda yeni fikir üretiliyor.

Çünkü şirket katılımcılarının sahip olduğu en ufak bilgi kırıntısı bile sadece birbiriyle bağdaştırılmakla kalınmıyor ama aynı zamanda üzerinde tartışılıyor ve daha da iyileştiriliyor" diyor. Bu Açık Ko-Dü-şünme yarışmasına bilgilerini paylaşmaları için çeşitli departmanlardan araştırmacılar davet ediliyor. Günümüze kadar bu yarışma 7 defa düzenlendi ve Siemens topluluklarınca büyük ilgi gördü.

En son yapılan yarışma olan "Veri-Odaklı Hizmetler@Siemens" ise 2013 yazında başlatılmıştı. Bu yarışmanın 1.200'den fazla sayıdaki aktif katılımcısı sadece 6 hafta içinde neredeyse 16.000 defa değerlendirmeye tabi tutulan 190'a yakın fikir üretmişti.~
Krois, "Bir yarışmada küçük bir araştırma ekibinin aynı sürede ortaya çıkarabileceğinden açık ara farkla çok daha fazla sayıda üstün kaliteli fikir üretilebilir. Günümüzde ise kendi başlarına muazzam inovasyonlar geliştirmek için küçük bir odaya 3 araştırmacıyı tıkmanıza hiç gerek yok" diyor.

Bu şirketin çevrimiçi platformuna geri dönersek, burada katılımcılar ya araştırma alanıyla ilgili kendi fikirlerini gönderiyor ya da meslektaşlarının fikirlerini yorumluyor, değerlendiriyor veya katkıda bulunuyor. Bu yarışma sayesinde katılımcıların her birinin bilgi seviyesi yükselmiş ve kendi becerileri test edilmiş oluyor.

6-8 hafta sonrasında ise bir uzmanlar kurulu gönderilen fikirlere değer biçiyor. Yarışma sponsorları en mükemmel fikirleri destekliyor ve onların yaratıcıları da çeşitli ödüller alıyor. Ancak çalışanlar açısından ödül almaktan çok daha önemli olanı ise kendi fikirlerinin Siemens'in portföyünde yer alacak kusursuz ürünlere ve hizmetlere dönüştürüleceği gerçeği.

Mesela 2010 Haziran'ında düzenlenen bir yarışma, çok iyi bir örnek teşkil etmektedir. Sürdürülebilir Portföy Fikirleri kategorisinde en iyi katkı ödülünü Siemens Kurumsal Teknolojiler'den araştırmacı Dr. Bernhard Lang almıştı.

Dr. Lang'ın kanal izleme sistemi su baskınları için dünyanın en modern erken uyarı sistemlerinden biri seçilmişti. Hollanda, Eemshaven yakınlarındaki Livedjik'de bu cihazın üstündeki sensörlerle zemindeki sıcaklık ile su basıncı ölçülüyor.

Elde edilen veriler ise bu kanalın zayıf noktalarını ekranda gösteren ve olası bir arıza-nın erken sinyalini üreten uyarlanabilir bir yazılımla değerlendiriliyor. Bu yarışma yapılırken Lang'in elinde zaten önceden hazırlamış olduğu bu konsept vardı ve tek yapması gereken onu değerlendirmesi için göndermekti.

Yarışmayı kazandıktan sonra kendi bölümünde üstlenmiş olduğu görevlerden muaf tutulmuş ve kendi proje ekibiyle birlikte bu fikri bir gerçekliğe dönüştürmesi için ona ekstra bütçe verilmişti.~

TechnoWeb ve Açık Ko-Düşünme yarışmalarıyla fikir üretiminde yeni yaklaşımlar örnekleriyle açıklanıyor ve Siemens'in kurumsal kültürünün değişmesi sağlanıyor. Krois, "Artık benim bilgim, senin bilgin veya benim biricik sırlarım gibi şeyleryok. Çünkü dünyada paylaşıldıkça artan tek şey bilgi" diyor.

Bu şirketin bütün departmanlarında biriktirilmiş bu devasa potansiyelden faydalanabilmek fevkalade etkileyici bir gelişme. TechnoWeb'de veya bir fikir yarışmasında yer alan çoğu insan, aslında kendi konu başlıklarının çok daha ilerisine giden yeni meydan okumalar arayışındadır.

Üstelik onların hiçbiri asla öğrenmekten vazgeçmeyecek diyen Heiss, ayrıca bir noktaya daha parmak basıyor: "Her ne kadar okul sıralarındayken bir sorunun cevabını başkasından istemek kopya çekmek sayılsa da doğru soruları sormak ve bilmediğini öğrenmek aslında kişiyi güçlü kılar!"

Doğru sorular, hızlı cevaplar ve alışılmadık bilgi paylaşma yöntemleri sayesinde Gammie'nin artık muazzam bir rekabet üstünlüğü var. Sonuçta, çalıştığı şirketin tamamının uzmanlığından yararlanarak ortaya bir çözümle çıkma becerisini gösterebilen bir satış temsilcisi elbette ki 11 milyon Euro'luk bir ihaleyle seve seve ödüllendirilecek türden bir aracıdır.

Nicole Susenburger