Odasız CEO'lar

Özlem Aydın Ayvacı

[email protected]

Günümüz iş dünyasında açık ofis uygulaması dev şirketlerden yeni kurulmuş start-up’lara kadar her türlü şirket tarafından benimsenmiş durumda. Uluslararası Tesis Yönetimi Derneği, 2014 yılında önemli bir araştırma yayınladı. Bu araştırmadan öne çıkan en şaşırtıcı sonuçlardan biri Amerikan şirketlerindeki ofislerin yapısıyla ilgiliydi. Araştırmaya göre, ABD’deki ofislerin yaklaşık yüzde 70’i “açık ofis” kapsamına giriyor. Odaların kaybolduğu, sadece küçük bölmelere rastlanabilen açık ofislerde işe yeni başlayan bir yeni mezun ile şirketin CEO’sunun yan yana oturması dahi mümkün. Google, Yahoo, eBay, Goldman Sachs ve American Express gibi pek çok şirket açık ofis uygulamasının önemli liderlerinden. Örneğin Facebook CEO’su Mark Zuckerberg, ünlü mimar Frank Gehry’yi, yaklaşık 3 bin mühendis barındıran dünyanın en büyük açık planını tasarlamaya davet etti. Zuckerberg, şirketin açık ofis olarak tasarlanmış çalışma ortamının tam ortasında diğer yöneticileri ve çalışanlarıyla birlikte modern, rahat ve basit tasarımlı masalardan birinde oturuyor. Yine Michael Bloomberg, şeffaflığı ve adaleti teşvik ederek, makam odasız, açık alan eğilimini erken benimseyenler arasında yer aldı. Bloomberg, New York Belediye Başkanlığı’na seçildiğinde de bu modeli belediye binasına taşımış ve Bullpen’i (yedek kulübesi), şehrin açık iletişim ve erişilebilirlik sembolü haline getirmişti. Bloomberg’in Wall Street günlerinden alışık olduğu bu açık çalışma sistemini New York Belediyesi’nin kalbine taşıması pek çok makaleye de konu oldu. Türkiye’de de pek çok “odasız” CEO ve patron var. Örneğin Kiğılı Yönetim Kurulu Başkanı Abdullah Kiğılı, yıllardır bu şekilde çalışıyor. Fabrikasında büyük bir toplantı odasının başında onu kumaş seçimlerini yaparken ya da diğer pek çok önemli kararı alırken görebilirsiniz. Sütaş Yönetim Kurulu Başkanı Muharrem Yılmaz da yine çalışmak için makam odası değil de toplantı odası tercih ediyor. Ayrıca P&G, HP, Novartis, Lilly, Gittigidiyor, Yemeksepeti gibi pek çok şirkette açık ofis tercih ediliyor. CEO’ları da açık ofiste kendilerine bir yer buluyorlar. 

“DÖRT DUVARLA ÇEVRİLİ DEĞİLİZ”

Yemeksepeti CEO’su Nevzat Aydın, Yemeksepeti’nde ilk günden bu yana açık iletişime dayalı, şeffaf ve bürokrasiden uzak bir yapı kurmayı hedeflediklerini söylüyor. Aydın, bu nedenle tüm yöneticileri gibi kendisinin de her zaman ekibiyle birlikte çalıştığını belirtiyor. Son 5 yıldır Yemeksepeti Kampüs’te çalışmalarını sürdüren Aydın, çalışma mekanlarını şöyle anlatıyor: “Burası, kurum kültürümüzü ve değerlerimizi yansıtacak şekilde tasarlandı. İçeride dört duvarla çevrili oda yok. Yönetici odalarından toplantı odalarına her yer şeffaf camlarla ayrılıyor. Bu da şirket kültüründeki açık kapı politikasını bir adım öteye taşıyor.” Yemeksepeti gibi yeni nesil şirketler, kendilerine atanan görevleri yapmanın ötesine geçmek isteyen, inisiyatif alabilen, iş dışında da merakları, tutkuları olan kreatif çalışanlara sahip. Aydın, bu nedenle birbirlerinden yeni şeyler öğrenebileceklerine inandıklarını söylüyor. Bu doğrultuda hiyerarşik bir yapıdan ziyade yatay bir organizasyon sisteminde çalıştıklarını belirtiyor. Aydın, açık ofis sisteminin yararlarını şöyle açıklıyor: “Çalışanlar her kademeden yöneticileriyle iletişim kurabiliyor. Farklı ekipler iş birliği içinde çalışabiliyor. Gün içinde alınması gereken kararları o anda tartışıp, beraberce hızlı bir şekilde sonuca bağlayabiliyoruz.” Bu yaklaşım da her şeyden önce Yemeksepeti’nde i�� süreçlerinin hızlı ilerlemesini sağlıyor. Ama daha önemlisi, şirketi geliştiriyor, büyütüyor ve her kademeden çalışanın aidiyet duygusunu canlı tutuyor. Aydın, “Yaratıcılık, inovasyon ve iletişimin önemli olduğu her sektörde bu şekilde çalışmanın avantaj sağlayacağını düşünüyorum” sözleriyle açık ofisi tüm şirketlere öneriyor. 

“EKİPLE BAĞIMI GÜÇLENDİRİYOR” 

Novartis Türkiye Ülke Başkanı Dr. Peter Catalino, iki yıldır açık ofiste, ayrı bir odası olmadan çalışıyor. Aslında Novartis, global olarak 2001 yılında kişiye ait, kapalı çalışma ortamından açık ve iş birliğine teşvik eden esnek çalışma ortamına geçiş sürecini başlatmıştı. Burada hedef fonksiyonlar ve disiplinler arası iletişimi kolaylaştırırken takım çalışması ve bireysel çalışmayı desteklemekti. Catalino, Novartis Türkiye olarak bu yeni sisteme geçişi 2 yıl önce başlattıklarını söylüyor. “Adaptasyon döneminde ben ve tüm yönetim ekibim açık ofis sistemine geçerek ekiplerimizle daha yakın çalışmaya başladık” diyor ve bu sistemin yararlarını sıralıyor: “Lider ve yönettiği ekipler arasındaki bağı güçlendirdiği açık. Hiyerarşiyi azaltmaya da yardımcı oluyor. Düşüncelerini ve fikirlerini rahatça ifade edemeyeceklerse en iyi ve en parlak insanları işe almanın ne anlamı var ki? Ekiplerle daha fazla etkileşim, kolay ve çabuk bir şekilde fikir alışverişinde bulunmamızı sağlıyor. Bu da daha iyi fikirlerin ortaya çıkmasına yardımcı oluyor.” Bu ortamın kendisine daha fazla sosyalleşme imkanı sağladığını ve Türk kültürüne alışmasına yardımcı olduğunu da vurgulayan Catalino, verimlilik anlamında elde ettiklerini ise şöyle aktarıyor: “E-posta göndermek yerine ayaküstü kısa konuşmalarla birçok işi halledebiliyoruz. Bu sayede yüzlerce e-posta göndermekten kurtulmuş oluyoruz. Ayrıca problemlere gerçek zamanda çözüm üretebiliyoruz.” 

~

“ULAŞILABİLİR OLMAK ÖNEMLİ” 

Dünyada olduğu gibi Türkiye’de de teknoloji girişimleri açık ofis konseptinin öncüleri arasında yer alıyor.GittiGidiyor’da eBay kültürünün de bir yansıması olarak açık ofis konsepti uygulanıyor. Ofiste, Gittigidiyor Genel Müdürü Öget Kantarcı dahil hiçbir yöneticinin özel odası bulunmuyor. Yaklaşık 4 yıldır GittiGidiyor’da çalışan Kantarcı, son 2 yıldır şirketin genel müdürü. Kantarcı, bu süre zarfında hiç kendine ait bir odada çalışmamış. Kantarcı, odasız çalışmanın katkılarını şöyle ifade ediyor: “Benim için en önemlisi ulaşılabilir olmak. Çünkü, ekibimle kurduğum etkileşimi en üst seviyeye çıkarmak bence başarıyı getiren faktörler arasında. GittiGidiyor’un yakaladığı başarılarda takım halinde çalışabilmemizin büyük rol oynadığına inanıyorum. Açık ofislerde çalışanların arasındaki bariyerler ortadan kalkıyor, insanlar birbirleriyle daha fazla fikir alışverişinde bulunuyor. Yöneticilerle yüz yüze, anlık iletişim kurmak kolaylaşıyor. Bunun motivasyonu ve verimliliği artırdığını görüyoruz.” Kantarcı, ayrıca her sektörün kendine ait dinamiklerinin olduğunu ancak özellikle e-ticaret gibi 7 gün 24 saat yaşayan ve teknoloji gibi devamlı değişim içinde olan sektörler için açık ofis konseptinin çok gerekli olduğunu vurguluyor. Kantarcı, “Açık ofis konseptinde çok daha yüksek verim elde edileceğine inanıyorum. Bunun dışında medya, reklamcılık, moda gibi yaratıcılık ve iletişim odaklı sektörlerde de bu konseptin uygulanabileceğini düşünüyorum” diye anlatıyor. 

“KAPALI KAPI DEVRİ KAPANIYOR” 

HP’nin açık kapı politikası nedeniyle HP Türkiye’de açık ofis uygulaması 20 yıldır devam ediyor. HP Türkiye Genel Müdürü Filiz Akdede, önceki iş tecrübeleri de dahil iş hayatı boyunca hep açık ofislerde çalışmış. Bu nedenle odasızlığa çok alışkın. Akdede, odasız bir CEO olmanın avantajlarını nasıl yaşadığını şöyle anlatıyor: “Açık ofisler iletişimi güçlendiriyor. Hiyerarşik bir yapıda çalışmak yerine her katmanda bilgi alışverişi ve ortak fikirler üretilmesi, ayrıca başarıların hızla duyurulup kutlanması için de uygun bir atmosfer sağlıyor. Günümüzde verimli çalışma rekabetçi bir avantaj olarak öne çıkıyor. Verimlilik hızlı ve doğrudan iletişimle daha da güçleniyor. Bunu HP ofisimizde de her gün gözlemliyoruz.” Dünyada akıllı ofislerde, daha çok açık alan ve ortak iletişim alanları yaratılması önemli bir öncelik haline gelmiş durumda. Sadece bu amaç için modüler ofis mobilyaları tasarımı konusunda farklı çalışmalar yürütülüyor. Öte yandan bütün araştırmalar yaratıcı ve genç yeni neslin açık, renkli ve rahat ortamlara daha kolay uyum sağladığını da gösteriyor. Akdede de dünyadaki trendin Türkiye’de öncülüğünü yapan şirketlerden biri olduklarını ifade ediyor ve “Kapalı kapılar ardında çalışma devri yavaş yavaş kapanıyor. Gürültü kirliliği yaşanma riski olan yerler hariç tüm sektörlerde açık ofis kullanımını destekliyorum” diyor.

“MASASIZ ÇALIŞIYORUZ” 

Lilly İlaç Türkiye Genel Müdürü Jose Daniel Lucas, “Geleceğin Çalışma Ortamı” adlı projeleriyle 18 Temmuz 2016’dan bu yana herkesin masasız çalışma düzenine geçtiğini söylüyor. Lucas, çalışma modellerini bir bağlılık projesi olarak ele aldıklarını dile getiriyor ve projeyi nasıl geliştirip uyguladıklarını şöyle anlatıyor: “Yeni ofiste Lilly’nin yenilikçi felsefesini ve dinamik organizasyon yapısını yansıtacak bir çalışma ortamı yaratmayı amaçladık. Çalışma saatleri, toplantı odası isimleri, sosyal alan aktiviteleri gibi farklı konularda tüm çalışanların katıldığı anketler düzenledik ve yeni ofisimizin detaylarında bu anket sonuçları belirleyici oldu. Ofisimizde kişilere ait özel masalar yok. Herkes her gün farklı bir masada çalışabiliyor. Bu yeni yapıya uyumu sağlamak için eski ofisimizde pilot uygulamalar yaptık. Ofisimizdeki bütün masalar doğal ışık alıyor. Sosyal alanlarımızda çalışanlarımız iş arkadaşlarıyla keyifle vakit geçirme fırsatı buluyor.” Lucas, bu yeni çalışma modeliyle birlikte çalışanların çalışma ortamından memnuniyetlerinin yüzde 80’e ulaştığını söylüyor. Yeni ofisin finansal avantaj da sağladığına dikkat çeken Lucas, memnuniyetini şöyle ifade ediyor: “Yeni ofiste çalışanlarımız gelişmiş bir teknolojik altyapı, dijital oda, farklı kullanımlara yönelik çok sayıda toplantı odası, büyük bir sosyal alan ve Playstation dahil birçok fırsatla, heyecan verici ve eğlenceli yenilikle tanıştı. Çalışma prensibinde de yenilikler yaptık. Çarşamba evden çalışma uygulamasına geçtik ve çalışma saatlerimizi trafiği dikkate alarak yarım saat öne çektik. Cuma günleri saat 14.00’te mesaimiz bitiyor. Çalışma ortamımızın verimliliği arttı. Memnuniyet anketimize göre çalışanlarımızın tüm koşullardan memnuniyet oranı yüzde 80, teknolojik altyapıdan memnuniyet oranımız ise yüzde 100 ve bu Türkiye için iddialı bir skor.”

~