Zaman kaybı formülü

Nil Dumansızoğlu

ndumansizoglu@capital.com.tr

Özellikle e-posta trafiği, gereksiz uzayan toplantılar, suni yaratılan krizler, verimliliği tehlikeye atıyor. Liderler ise tüm bunlara karşın etkin zaman yönetimi için özel formüller uyguluyor. Örneğin Teknosa CEO’su Sitare Sezgin, önemli bir sunuma hazırlanırken telefonunu sessize alıyor. FLO CEO’su Yenal Gökyıldırım, rutinleri belirleyerek bunların sıkı bir disiplinle devamlılığını sağlamanın çok önemli olduğunu düşünüyor.

Teknolojik gelişmelerin hızına paralel olarak iş dünyasının temposu da günden güne artarken etkili liderlik için zaman yönetimi konusu daha da öncelikli hale geliyor. Hızlanan iş akışları, analiz edilecek veri yığınları, rekabet baskısı, müşteriye ürününü en hızlı şekilde ulaştırma yarışı derken liderler en çok zamanın eksikliğini hissediyor. Yönetim becerilerinin ilk sıralarında “etkin zaman yönetimi” geliyor. Bunun için de her lider, kendine özel formüller belirliyor. Örneğin Warren Buffett, 5/25 kuralıyla üretkenliğini en üst düzeye çıkarıyor. Bu kural, yapılacaklar listesindeki en önemli 25 maddeyi önem sırasına göre belirlemeyi ve ilk 5 ögeye odaklanmayı gerektiriyor. Buffett, “5/25 kuralı bir zihniyet değişimi de getiriyor. Bu yaklaşımı benimseyerek bunalmış ve stresli hissetmekten kaçınabilir, bunun yerine enerjinizi en etkili görevlere yönlendirebilirsiniz” diyor. Bill Gates’in başarısının temel unsurlarından biri de görevleri aciliyet ve önemlerine göre önceliklendirme yeteneği. Güne e-postaları okuyup yanıtlayarak başlıyor, ancak daha sonra en acil görevlere odaklanıyor. Günü etkili kullanmak için dakika dakika plan yapıyor. 

VERİMİ ENGELLEYEN FAKTÖRLER 

E-posta trafiği, toplantı sürelerinin uzaması, mikro iş takibi gibi gün içinde verimliliği kötü etkileyen pek çok etken var. İş dünyası da en çok bu zaman kaybı yaratan konulardan şikayetçi. Örneğin HP Orta ve Doğu Avrupa Kanal Başkanı Emre Alaman için trafikte geçen zaman, doğru teknolojik ekipman kullanmamak, yüz yüze veya telefonla görüşülecek konuları e-postayla çözmeye çalışmak, aşırı veri talep ederek karar sürecini geciktirmek, üretkenliği olumsuz etkileyen konuların başında geliyor. Sodexo Avantaj ve Ödüllendirme CEO’su Eda Uluca Özcan’a göre verimsizlik, iletişim ve koordinasyon eksikliğinden kaynaklanıyor. İlgili ve kritik herkesin eksik bilgi sahibi olmasından dolayı sonuca gitmek için gereksiz veya çok sayıda toplantı yapılmak zorunda kalınabildiğini belirten Özcan, “Bazen de ekiplerin acil ve önemli görüp bana getirdiği durumları aslında kendilerinin yönetebileceğini gözlemliyorum. Bu nedenle ajanda dışında, plansız olarak gelen ekstra veya kriz konular, acil ve önemli olarak gündeme girip verimliliği negatif etkiliyor” diyor. Teknoloji perakendeciliğinin dinamik bir sektör olduğuna dikkat çeken Teknosa Genel Müdürü Sitare Sezgin, gün içinde artan e-postalar ve özellikle arka arkaya denk gelen toplantıların genel olarak verimliliği olumsuz etkilediğini düşünüyor. Pernod Ricard MENA Bölgesi CEO’su Selçuk Tümay, e-posta trafiğine ek olarak Whatsapp grupları ve Teams üzerinden gelen mesajlardan şikayet ediyor ve ekliyor: “Ayrıca toplantılarda belirlenen zamana ve gündeme uyulmaması zaman kaybına neden oluyor. E-posta ve diğer mesajları okurken seçici davranıp benim cevaplamam gerekmeyenleri delege ediyorum. Toplantılarda çok daha sıkı zaman takibi yapıyoruz.” 

NASIL YÖNETİYORLAR?

Peki bu zaman kaybını önlemek için yöneticiler neler yapıyor? Arnica Yönetim Kurulu Başkanı Senur Biçer, aylık programını, o ayki konuları önem ve aciliyet sırasına koyarak planlıyor. Bu planları da her hafta başında gözden geçiriyor. Özellikle konsantrasyon gerektiren bir iş yaptığında telefonu uzak bir yere koyuyor. Gereksiz toplantılardan kaçınan Sodexo Avantaj ve Ödüllendirme CEO’su Eda Uluca Özcan, toplantı sayısını ve süresini azalttığını söylüyor. Özellikle üst ve orta kademe yöneticilere inisiyatif vermeye ve kendi liderliklerini ortaya koymaları için fırsat yaratmaya çalışıyor. İnoksan Yönetim Kurulu Başkanı Vehbi Varlık verimini artırmak için izlediği yöntemleri, “Öğlene kadar yalnız çalışma programı, kısa ve ayaküstü toplantılar, checklist, akşam saatlerine randevu vermek, asistanla iyi çalışmak, yöneticilere görev delege etmek” olarak sıralıyor. Daha etkili bir çalışma ortamı oluşturmak için çeşitli stratejiler izlediğini belirten Atasun Optik CEO’su Evren Kutlu, şunları söylüyor: “Her günün başında öncelikli görevleri ve hedefleri belirliyorum. Beklenmedik anlık e-postalar yerine, daha önceden belirlediğim öncelikli görevlere odaklanmayı tercih ediyorum. Her toplantıya net bir gündemle başlıyoruz ve bu gündemi takip ediyoruz. Ayrıca toplantıların süresini sınırlıyoruz ve gereksiz toplantılardan kaçınıyoruz. Telefon aramaları ve mesajlar konusunda da benzer bir yaklaşım benimsemeye çalışıyorum. İş dışı zamanlarda bu iletişim araçlarını kullanmaya çalışıyor ve iş saatlerimde daha odaklı olmayı tercih ediyorum. Çalışma alanlarında sessiz ve odaklanmayı kolaylaştıran alanlar oluşturarak iş yerindeki kesintileri minimuma indiriyoruz.” 

EN ÖNEMLİ YÖNTEM

Hızlı ve çevik bir organizasyon kültürüyle zamanı daha verimli kullanmak için adımlar attıklarını belirten Teknosa CEO’su Sitare Sezgin, esnek ve hibrit çalışma modeliyle ekiplerin hızlı kararlar alıp uygulayabildiğini söylüyor. Özellikle online toplantı düzenlerken otomatik ayar olan 1 saat yerine 30 dakikalık dilimler halinde süre belirlemeye özen gösteren Sezgin, toplantıların maksimum uzunluğunun 45 dakikayı geçmemesine dikkat ediyor. Sezgin, verimliliği artırmak için izlediği yöntemlerle ilgili şöyle konuşuyor: “Toplantılarda not alma alışkanlığım var. Bu notlarımda özellikle yapmam gerekenleri işaretliyor, gün bitmeden mutlaka geri dönüp üzerinden geçiyorum. Bu şekilde hazırladığım checklist’ler hem işlerimi takip etmek hem zamanı verimli kullanmak konusunda elimi rahatlatıyor. Ayrıca dikkatimi dağıtan etkenlerden kaçınmak da verimimi artırıyor. Örneğin önemli bir sunuma hazırlanırken ya da bir projeyi incelerken telefonumu sessize alıyorum, hatta mümkünse telefonumu çalışma alanımdan uzaklaştırıyorum. Yürümek de bana olumlu bir enerji veriyor ve zihnimi açıyor.” Dinamik ve verimlilik odaklı takvim hazırlamaya özen gösterdiğini belirten HP Orta ve Doğu Avrupa Kanal Başkanı Emre Alaman, şöyle devam ediyor: “Doğru konu için doğru iletişim şeklini kullanıyorum, ekibim de buna alışıktır. Kısa bir telefon görüşmesi genelde işleri e-postadan daha verimli şekilde çözüyor. Genelde, karar vermek için tüm gerekli veriye sahip olmak ya imkansız ya çok maliyetli. O nedenle yıllar içinde yeterli veriyle hızlı karar verme yetkinliği edindim. Takvim, e-posta ve zaman yönetimi de önemli. Genelde toplantılarım 25 dakikalık oluyor. Masamda beni meşgul edecek dağınıklık veya fazla eşya olmaz, tamamen çalışma odaklıyım. Aralarda ofiste dolaşıp gördüklerimle sohbet ederim. Bu şekilde ayaküstü birçok konu daha gündeme gelmeden çözülmüş olur.” 

RUTİNLERİ KORUMAK

Zamanın paha biçilmez bir değer olduğuna vurgu yapan FLO CEO’su Yenal Gökyıldırım, toplantılar, biriken e-postalar, anında çözülmesi gereken konuların üst üste binmesiyle verimsizlik oluştuğunu düşünen yöneticilerden... Diğer taraftan da seyahatler,ülkeler arası saat farkları, çeşitlenen iletişim kanalları eklenince her bir dakikanın öneminin arttığını belirten Gökyıldırım, “Özellikle liderliğin erken evrelerinde zaman konusu, verimliliğin önündeki en büyük handikaplardan biri haline geliyor. Uzayıp giden mesai saatleri, altüst olmuş bir iş yaşam dengesi, bozulan sosyal ilişkiler ve en sonunda da konu kişisel sağlığı etkileyecek boyutlara varıyor. Bu girdabın içine düştüğünüzde zamanın elle tutulamaz gözle görülemez mahiyetinden dolayı sihirli bir çözüm arayışı baş gösteriyor” diyor. Ancak kişiye özel bir reçeteyle verimliliğin garanti altına alınabileceğini söyleyen Gökyıldırım, rutinlerin organize olmayı sağladığını da sözlerine ekleyerek şöyle konuşuyor: “Önceliklerimizi saptadıktan sonra rutinleri belirlemek ve sıkı bir disiplinle devamlılığını sağlamak çok önemli. Çünkü rutinlerimiz bizi odağımızı kaybetmekten, değişen ve dönüşen şartların içinde savrulmaktan alıkoyar. Benim günlük, haftalık, aylık, yıllık rutinlerim belirlidir. Rutinleri oluşturduktan sonra en önemli ikinci konu, toplantı sürelerine her zaman sadık kalmak. Toplantılarımın katılımcı düzeyi ve sayısı ne olursa olsun önceden planlanan zamanın ötesine geçmesine olanak tanımam. Reçetemdeki üçüncü ve son maddeyse zamanı asla bahane etmemek. Zamanı planlamayı, rutinlerimi korumayı ve bu sayede organize olmayı lider olarak öncelikli konularım olarak görüyorum.”