Yüzde 100 Yetki Devri Mümkün mü?

Aslında uzmanlar uzun yıllardır etkili delegasyonun öneminden bahsediyor. Onlara göre stratejik konular haricinde işlerin büyük bölümü delege edilmeli. Ulaşılması hedeflenen ideal nokta ise CEO ya da patron yokken de işin yürümesi olmalı. Bunu tam olarak becerebilmiş şirket sayısı ise oldukça az. Çoğunlukla liderler ilgilerini çeken konularda söz sahibi olmaktan kendilerini alamıyor. Yine de liderliğin işin kendisini bizzat yapmak olmadığını anlayanlar da var. Zaten bu nedenle İzzet Karaca, Canan Edipoğlu, Feyhan Yaşar Kalpaklıoğlu ve Murat Kolbaşı gibi liderler artık işlerinin yüzde 70’den fazlasını delege etmeyi tercih etmiş durumda. 
 
“Ben sadece kendi bilgimi kullanmıyorum, aynı zamanda ödünç alabileceğim tüm bilgilerden de faydalanıyorum.”

Bu sözler, ABD’nin 28’inci başkanı Woodrow Wilson’a ait. Aslında Wilson bundan 90 yıl önce söylediği bu sözleriyle bir anlamda delegasyonun da önemini anlatıyor ve bir liderin sadece kendi bilgi ve kapasitesiyle hareket etmesinin yanlışlığına değiniyor. Günümüzde de şirket CEO’larının çoğu bu durumu kavramaya başladı. Özellikle zamansızlık ve gündemi etkin planlama gibi konulara daha fazla kafa yoruyorlar. Bu sorunları kesin şekilde çözmenin yolunun da delegasyondan geçtiğinin farkındalar.

Uzmanlara göre delegasyon ilk defa kurumsallaşmayla birlikte ortaya çıktı. Aile şirketlerinde aile üyesi olan patronun işini profesyonellere devretmesi olarak algılandı. Oysa günümüzde üst düzey yönetimde bulunan her kişi için delegasyon önemli. Çünkü üst yönetimin strateji belirlemek ve şirkete yön vermek gibi asli bir görevi var. Kimi yöneticiler ise bu görevlerin yanı sıra, özellikle geçmiş kariyerlerinde uğraştıkları işlerden vazgeçemiyor. Örneğin üretim geçmişi olan bir CEO, göreve geldikten sonra üretimle ilgili kararların içinde mutlaka olmak istiyor. Aynı şekilde satış, pazarlama gibi farklı pozisyonlar için de bu geçerli. Bu durum ise CEO’nun zamanını etkin kullanamamasına ve asli görevlerini ihmal etmesine neden oluyor. Alt kademede çalışan kişilerin inisiyatifi ele alamamaları nedeniyle yaşadıkları motivasyon düşüklüğü ise cabası.

“Stop Vasting Valuable Time” (Değerli Zamanı Harcamaya Son Verin) isimli kitabın yazarı Micheal Mankins, liderlerin şirketleri için hazine niteliği taşıyan zamanı iyi kullanması gerektiğini söylüyor. Ona göre, yöneticiler zaten şu anda zamanlarının yüzde 50’sini toplantı yaparak geçiriyor. Bir de kendi işleri olmayan süreçlere dahil olduklarında asıl işlerini yapmaya vakitleri kalmıyor. Hatta Markins, bu nedenle pek çok yeni ürün ve yeni yatırım fırsatının da kaçtığına dikkat çekiyor.

Dünya Liderleri de Delege Ediyor
Dünyada delegasyonun önemini şirketler daha önce kavradı. Uzmanlara göre bunun en önemli nedeni; ölçek. Aynı zamanda şirketlerin giderek daha fazla globalleşmesi de delegasyonu gerekli kılıyor. Bir şirketin binlerce çalışanı ve dünyanın her tarafından operasyonları mevcutsa, tek bir CEO’nun tüm kararları olması olanaksızlaşıyor.

GE’nin efsanevi CEO’su Jack Welch de aynı görüşte. Ne yapabileceğini ve ne yapamayacağını çok iyi bildiğini söyleyen Welch, bu doğrultuda işlerini delege etmeyi tercih ettiğini her fırsatta dile getiriyor.

“Sonuçta ben Seinfeld televizyon dizisi ya da bir jet mekaniği oluşturmak hakkında çok az şey biliyorum” diyen Welch, en iyi bildiği şeyin insanlarla ilişki kurmak olduğunu söylüyor. Zaten Welch’e de bu bilgisi yönetimde başarılı olması için yeterli kaynağı sağlıyor. Welch, günümüz iş dünyasında en önemli konunun “kazanmak” olduğunu biliyor. Bunu başarmanın en iyi yolunun ise en iyi takımı oluşturmaktan geçtiğini düşünüyor. Bu takıma ise işlerinin büyük çoğunluğunu gönül rahatlığıyla delege ediyor. Hatta Welch zamanının tamamını bu takımı oluşturmakla geçirdiğini söylüyor ve “Kendi organizasyonumuz içindeki iş liderlerine para vermemizin nedeni o işi yapmaları. Eğer işleri iyi yaparlarsa onları kutlar ve kollarım, eğer yapamazlarsa da yollarımızı ayırırız” diye konuşuyor.

Microsoft CEO’su Steve Ballmer da etkili delegasyona inananlardan. İşlerinin yüzde 80’ini delege etmiş olan Ballmer, yine de CEO’ların bazı konuları mutlaka kendisinin takip etmesi gerektiğini düşünüyor. Şu anda görevinin Microsoft’un değerlerini her platformda yaymak olduğunu söylüyor ve “Finans, pazarlama hatta strateji belirlemeyi bile delege etmeniz mümkün. Fakat kültürü ve değerleri delege edemezsiniz” diye konuşuyor.

Unilever’de Yüzde 100 Delegasyon
Unilever 1 milyar Euro’ya ulaşan cirosuyla Türkiye’nin önde gelen şirketlerinden biri. Binlerce çalışanı olan şirket, 3 farklı kategoride tüketicilerine hizmet sunuyor. Şirketin CEO’su İzzet Karaca bu büyüklükte bir şirket için delegasyonun hayati önem taşıdığını söylüyor. Hatta işinin neredeyse yüzde 100’ünü delege ettiğini söyleyecek kadar iddialı.

Karaca, delegasyonu kısmi yapmanın faydalı olmayacağını düşünen liderlerden. Zaten bu nedenle delegasyonu daha efektif kılmak adına tam delegasyona yönelik çalışıyor. Şirket içinde delegasyonu sağlayan takip mekanizmaları kurmayı ve bu çerçevede ilgili yönetim kurulu çalışanlarına koçluk yapmayı uygun görüyor. Ona göre delegasyonla ilgili en büyük tehlike ise arada bir otoriteyi alıp bırakmak. Çünkü, bu durum organizasyonda karışıklık yaratabiliyor. Karaca, şirket içinde yaptığı işleri ise şöyle özetliyor:

“Unilever Türkiye çatısı altındaki 11 ülkenin vizyonunu oluşturmak, stratejisini ilgili arkadaşlarla geliştirmek benim işim. Yurtdışı Unilever dünyasıyla da ilişkileri yine ben yürütüyorum. Bunların yanında, Unilever içinde Türkiye imajını güçlendirmek, global politikaların uygulanmasını sağlamak, PR, sosyal sorumluluk projeleri ve hükümet ilişkilerini götürmek, özellikle üst kademe yöneticilerini işe almak veya atamak, yetiştirilmelerini, kariyer planlarının yapılmasını temin etmek de yürüttüğüm işler arasında yer alıyor.”

Karaca’nın en büyük hedefi ise işlerin kendisi hiç olmasa da devam etmesini sağlamak. Çünkü bu durumun şirketin sağlıklı çalıştığının bir göstergesi olacağına inanıyor.

Sisteme Bağımlılık Yaratmak Gerek
Son yıllarda elektrikli ev aletleri sektöründe yaptığı atılımlarla dikkat çeken Arzum’da da delegasyon iş sistemlerinin içine işlemiş durumda. Arzum bünyesinde 10 adet departman müdürü görev alıyor. Tüm departman müdürlerinin kendi alanlarında yetkin ve tecrübeli kişilerden oluşmasına ise büyük önem veriliyor. Arzum CEO’su Murat Kolbaşı, bu kadar titiz davranmalarının nedeninin, bu kişilerin kendi yetkinlik alanlarında tek sorumlu olması olduğunu söylüyor. Yine de yıllık strateji ve hedeflerin belirlenmesi aşamasında mutlaka ekibin bir parçası olarak işin içinde yer aldığını belirtiyor.

“İyi bir yöneticinin tüm işlerini delege etmesi gerektiğine inanıyorum” diyen Kolbaşı, yöneticilerin operasyonel işlerin tamamını devretmesi gerektiğini düşünüyor. Ona göre yöneticiler zamanlarını şirketi daha ileriye taşımak için gerekli stratejileri oluşturmaya ayırmalı. Bunun yanında da günlük operasyonu takip ederek, alt yöneticilerin yönlendirilmesi ve koçluk gibi görevleri üstlenmeleri gerekiyor.

Kolbaşı’nın ortaya koyduğu delegasyon sistemiyle Arzum’da işler kişilere değil, sisteme bağlı hale getirilmeye çalışılıyor. Hedef ise herhangi bir yönetici işin başında olmasa da işin aksamadan yürümesi. Bu nedenle Kolbaşı, sadece kendi işlerini delege etmekle kalmıyor. Alt sistemler oluşturarak kendi yönetim ekibinin de yetki devrine önem vermesini bekliyor.

Kolbaşı, “Departmanların iş akışlarını bir sistematiğe bağlamalarını ve kişiler değişse de sistemin işlerliğini sürdürmesi için gerekenlerin yapılmasını isterim” diye konuşuyor.

Bireyler Değil Takımlar Önemli
Delegasyonda sistemlerin oturtulmasının yanında, şirket içinde oluşturulan takımın sağlam olması da son derece önemli. Hatta kimi durumlarda şirket içindeki takımın etkinliği şirketin ne kadar kurumsal olduğunun da bir göstergesi kabul ediliyor. Shell Türkiye Genel Müdürü Canan Ediboğlu da böyle düşünen ve liderlik anlayışını buna göre oluşturan yöneticilerden biri. Ona göre kurumsal düzeyi yüksek şirketlerde işlerin gidişatı tek bir kişiye bağlı olamaz. Hatta Shell bünyesinde bile bir zorunluluk durumunda kendisi aylarca görevinin başında olmayabilir. “Bu durumda vekiller tayin edilir ve işler aksamadan yürür” diyen Ediboğlu, kurumsal şirketlerde bireylerin değil takımların önemli olduğunu belirtiyor.

Ediboğlu, genel olarak operasyonel işleri çalışma arkadaşlarına delege etmeyi tercih etmiş durumda. “Ben dahil hepimiz bir takımın üyeleriyiz ve birbirimizi tamamlarız” diyen Ediboğlu sözlerini şöyle sürdürüyor:

“Mutlaka benim yapmam gereken işler elbette var. Yetki prosedürleri bunun içindir zaten. Ülke başkanı olarak benim onayıma bağlı yönetsel ve mali kararlar var. Ancak bunlar bile gerektiğinde delege edilebilir. Bu, takım arkadaşlarınıza güven meselesidir ve Shell bu konuda standartları çok yüksek bir şirkettir.”

İşimiz Çözüm Üretmek
Aslında CEO’ların görev tanımları belli. İçinde bulundukları organizasyonun vizyon, strateji ve değerlerini belirlemede her zaman söz sahibi olmak zorundalar.  Goldaş CEO’su Sedat Yalınkaya da böyle düşünen yöneticilerden. “Mümkün olan her şeyi yönetim kademelerine delege etmeye çalışıyorum” diyen Yalınkaya, ancak bir çözümsüzlük olduğunda devreye girip, çözüm ürettiğini söylüyor.

Goldaş’ta yönetim ekibi; üretim, perakende gibi farklı takımlardan oluşuyor. Her takımın başında ise bir ekip lideri var. Tüm kararlar icra kurulu ile birlikte alınıyor. Hızla büyüyen perakende operasyonları için ise ayrı bir icra kurulu mevcut. Sedat Yalınkaya, bu sistemde ve icra kurulunda delegasyonu benimsediklerini söylüyor ve “Her şey icra kurulunda görüşülüp karara bağlanıyor ve ardından uygulamaya geçiliyor” diye konuşuyor.

Goldaş’ta oluşturdukları sisteme dayalı delegasyon stratejisini ise şöyle özetliyor: “Sistemin önem kazandığı bir yapıyı benimsiyoruz. En alt kademeden en üste kadar sistem içindeki herkes bu yapıda önemli. Kişiler sistemin içinde olmalı. Kişilere ve icra kuruluna delegasyon stratejisi bizim için oldukça önemli. Sonuçta işle ilgili yeni bir atılım ya da yeni bir proje icra kurulunda görüşülüyor. Ayrıca sistem kontrolünü yapmaya çalışıyoruz. Her şeyi elektronik ortama taşıyoruz. Bu sayede de sistem kendini denetliyor ve kontrol ediyor.”

Hangi İşler Delege Edilmemeli?
Egon Zehnderyönetici Ortağı/ Murat Yeşildere

Yönetim Kurulu İlişkileri Önemli
CEO’ların işlerinin ne kadarını delege etmesi gerektiği konusunda “sihirli” bir yüzde vermek mümkün değil. Ancak CEO’nun örneğin yönetim kurulu ilişkilerini delege etmemesi gerektiği bilinen bir gerçek. Ayrıca özellikle kendisine doğrudan bağlı yöneticilerle zaman geçirmesi, hem tepe yöneticilerin motivasyonu hem doğru geri bildirim mekanizmasının çalışması açısından kritik önem taşıyor. CEO’nun stratejik işe alımlarda, finalist adaylarla görüşmesinin, doğru yöneticilerin bünyeye katılması açısından da önemli olduğunu düşünüyorum.

Reklam Kampanyasına Bile Karışan Var
Bazı şirketlerde CEO’lar hala şirketin en alt kademesine kadar ücret kararlarına ve imza yetkisine sahip. CEO’ların neredeyse tüm ödemelere dahil olduğu birçok şirket var. CEO’ların “akçeli işler” olarak tanımlanacak her türlü parasal işlemde, hatta zaman zaman reklam kampanyasının yaratıcı içeriğine bile dahil olmaya çalıştığını görüyoruz.

Enerjiyi Stratejik Konuları Aktarmak Gerek
Bunlar kesinlikle delege edilmesi gereken işlerdir. Liderlerin enerjilerini ve sınırlı zamanlarını olabildiğince stratejik konulara yönlendirmesinin doğru olacağını düşünüyorum. Cari konuların liderlerin delege ettiği kişiler tarafından yapılmasının daha doğru olacağı inancındayım.

“Üst Yönetimin İletişim Kanalları Her Zaman Açık Olmalı”
Yaşar Holding Yönetim Kurulu Başkanı/ Feyhan Kalpaklıoğlu

Öncelikler Önemli
İşimin ne kadarını delege ettiğim konusunda bir oran vermem doğru olmaz. Bu konuda öncelikleri dikkate alarak değerlendirme yaparım. Yaşar Topluluğu kurumsal yönetim ilkelerini uyguluyor. Bu nedenle yönetim kurulu ve icranın görev tanımları ve yetkileri zaten belirlenmiş durumda. Ana stratejiler, performansın takibi, ve benzeri konular en üst düzeyde yürütülür, günlük yönetim karar ve faaliyetler ise icra başkanlığı ve üst yönetim tarafından gerçekleştirilir.

Delege Ettiğim 3 Konu
Mutlaka delege etmeyi tercih ettiğim üç konuyu şöyle sıralamam mümkün: “Temel üretim aktiviteleri”, “satış, pazarlama faaliyetleri”, “bütçelenmiş ve planlanmış diğer icra faaliyetleri ve ilgili kararlar”.  Delegasyonu daha özen isteyen konular olarak da insan kaynakları politika ve uygulamaları, yatırımlar ve finans konularını sayabilirim.

Önemli Olan İletişimde Olmak
Bugün iletişim çağında ben işimin başında olmasam da işimizin yürümesi mümkün. Hatta bu hiç sorun değil. İşin başında olmak fiziki anlamda değil, iletişim ve sistem anlamında önemli. İletişimin ve kararın gerektiği her konuda yönetim kuruluna ulaşma imkanını açık tutarız. Üst yönetimin her zaman iletişim kanallarını açık tutması gerekir. Kurumsal ilkeler bunu gerektiriyor.

Stratejisinin Temelleri
Şirket yönetiminin işleri sahiplenmesini sağlamak benim kendi delegasyon stratejimin temel felsefesidir. Bunun yanında ana takip konularını da yine şirket yönetiminin gündemi haline getirmeyi amaçlıyorum. Bir şirkette sağlıklı organizasyon yapısı, yetkin kişiler ile şeffaf formal ve informal iletişimin olması, denetim ve geri dönüşüm mekanizmalarının doğru çalıştırılması da önemlidir.

“İşin Kârlı Büyümesi CEO’dan Sorulur”
Yeşim Toduk Akiş / Amrop Internatıonal Türkiye Genel Müdürü

Delegasyon Şirkete Göre Değişir
Bir görevin yetki ve sorumlulukları iş koluyla da yakından alakalıdır. Bunun yanında bu iş kolundaki rekabeti anlamak ve liderlik yapılan şirketin yapısını, hedeflerini, çalışanlarını iyice analiz etmek gerekir. Böyle baktığımızda her farklı şirkette, CEO'nun delege edeceği sorumlulukların da farklılık göstermesi kaçınılmaz.

Tepe Takımını CEO’nun Kurmalı
Kimi şirketlerde yönetim kurulu üyeleri stratejik konulara hakimdir ve CEO’yu uygulayıcı olarak görür. Kimi ortamda ise CEO yönetim kuruluna kendi stratejilerini sunan bir yapı benimsemiştir. Burada da delegasyon yapıları farklılık içerir. Ancak özetle CEO stratejik önceliklerle ilgili işin kârlı büyümesinin yönetilmesi ile ilgili olmalıdır. Tepe takımını mutlaka kendisi kurması bu işi delege etmemesi gerekir.

Risklerde Karar CEO’da Olmalı
Organizasyonun bugününü ve geleceğini de yine lider şekillendirir. Hedefleri kendisi koyar ve vizyonunu takımına ve çalışanlarına sürekli iletir. Zaten bu konuları asla delege etmemelidir. Şirketin hedeflerine ulaşması için alınacak risklerin, atılacak adımların son kararlarını mutlaka CEO vermelidir.
İşin günlük yürütülüşünü, sistemlerin işleyişini doğru kişilere delege eder.

CEO’nun Yapmaması Gereken İşler
CEO'ların Türkiye'de yapmaya devam ettiği fakat aslında mutlaka delege etmesi gereken işler de var. Bunların başında reklam filmlerinin detaylarını onaylamak, küçük meblağlı faturaları imzalamak, birçok toplantıya katılarak, rahat tartışma ortamı yaratılmadan, güç kullanarak kararları benimsetmek en başta gelenler.
 
Atalay Şahinoğlu’nun Delegasyon Yaklaşımı
Nuh Çimento Yönetim Kurulu Başkanı Atalay Şahinoğlu ise şirket vizyonunu etkileyecek her türlü stratejik kararın alınmasında mutlaka bulunduğunu söylüyor. Delegasyon yaklaşımını şöyle anlatıyor:
“- Ölçümü çok zor olsa da işlerinin yüzde 75’ini devrediyorum diyebilirim.
- Yürütülmesi rutin ve standart hale gelmiş işleri delege etmeyi tercih ediyorum.
- İşlerin ben olmadan yürüyüp yürümeyeceği konusunda tereddütlerim var.
- Bazen işler görev başında hiç olmasam da yürüyebilir görünür, ancak bunun faturasının hesabı çok zor.
- Ayrıca bugünün global ve rekabetin amansız olduğu dünya şartlarını unutmamak gerekir. Bu gerçek ve Türkiye’deki bürokratik engeller bir arada düşünüldüğünde, ülkemizde işin başından ayrı kalındığında sorun olmayacak zamanı kestirmek mümkün değil.”

Şeyma Öncel Bayıksel
[email protected]