Karmaşa sendromu

Bugün şirketlerde ara birim, koordinasyon sağlayan kişi sayısı, karar onay süresi gibi konular yüzde 50 ila 350’ye varan oranlarda artmış durumda. 50 yıldan uzun bir süredir de şirketlerdeki karmaşa, her yıl yüzde 6,7 oranında artıyor. Uzmanlara göre son 15 yılda bu karmaşa daha da katlandı.

Özellikle teknolojinin hızla gelişmesiyle daha fazla verinin eskiye göre çok daha hızlı ortaya çıkması bu durumu tetikliyor. Yöneticiler de bu müthiş kaosun üstesinden gelmek için daha yalın ve basit yöntemlerin peşinde koşuyor. İş yapmak giderek karmaşıklaşıyor....

Boston Consulting Group’un yaptığı “Karmaşıklığın İçeriği” anketi de bu savı destekliyor. Amerika ve Avrupa’da toplam 100 şirketle yapılan ankete göre 15 yıl öncesine göre şirketlerde süreç, dikey katman, ara birim, koordinasyon sağlayan kişi sayısı, karar onay süresi gibi konular, yüzde 50 ila 350’ye varan oranlarda artmış durumda.

BCG yetkilileri de 50 yıldan uzun bir süredir şirketlerdeki karmaşanın her yıl yüzde 6,7 oranında artmaya devam ettiğini belirtiyor. Peppers & Rogers Group Türkiye Ülke Genel Müdürü Selim Ucer de son yıllarda yöneticilerin iş yüklerinde müthiş bir artış olduğunu doğruluyor.

Bu durumun temel sebeplerinden birinin, teknolojinin hızla gelişmesiyle birlikte daha fazla verinin eskiye göre çok daha I112I1 ortaya çıkması olduğunu söylüyor. “Dijitalleşen dünyayla şirket iş sonuçlarına ait veriler, satış/performans gibi birçok bilgi, çok daha sık aralıklarla görüntülenebiliyor.

Hem bu raporları incelemek, hem üzerine aksiyon almak için çok fazla efor harcanıyor. Ek olarak müşteriler de artık çok daha fazla seslerini duyurabiliyor. Sosyal medya ve alternatif kanallardan gelen şikayet ve istekler, her seviyede yöneticinin ajandasına gündem olarak oturabiliyor. Özellikle son 10 yılda müşteri-şirket etkileşimlerinin yaklaşık bin kat artığını gözlemliyoruz” diyor.~

KARMAŞANIN MALİYETİ
Karmaşa artarken beraberinde önemli bir maliyet de getiriyor. Yapılan araştırmalara göre en çok iş yükü olan şirketlerin yüzde 20’sinin müdürleri zamanlarının yüzde 40’ını rapor yazarak harcıyor. Yüzde 30 ila 60 arasında değişen oranlarda ise toplantıları koordine etmek için çalışıyorlar.

Tabii bu durum yöneticilerin takımlarıyla beraber çalışma zamanına sekte vuruyor. Yapılacak projelerin maliyetini artırıyor ve İK’nin verimliliğini düşürüyor. Doğru yönlendirilemeyen çalışanlar da daha düşük bir perfomıans sergiliyor. Şirketlerine bağlılıkları azalıyor.

Peki şirketler bu konuda ne yapıyor? Karmaşıklığın önüne nasıl geçiyorlar? Uzmanlara göre bu noktada yapılması gerekenler şöyle sıralanıyor: Stratejik öncelikleri belirlemek, organizasyon içinde yalınlaşmayı sağlamak, veri ve raporları tek merkezden erişilebilir kılmak ve otomasyonu sağlamak.

Artan bilgi akışıyla şirket içinde gündelik önceliklerin sürekli değişebildiğine değinen Peppers & Rogers Group Türkiye Ülke Genel Müdürü Selim Ucer, bu nedenle hem en üst seviyede hem alt birimlerde stratejik önceliklerin ve hedeflerin net olarak belirlenmesinin ihtiyaç olduğunu söylüyor.

Organizasyon içinde yalınlaşmanın da karmaşanın önüne geçmede çok etkili olacağını ifade eden Ucer, “Organizasyonda belirlenen stratejik öncelikler çevresinde, ana sahipliklerin ve odaklaşmanın en üstten en alta kadar oluşturulması, çifte iş ve sorumlulukların yok edilmesi, gerekli noktalarda ise konuyu sahiplenen birimin diğer birimlerden destekleneceği mekanizmaların kurulması gerekiyor” diyor.~

Doç. Dr. Ufuk Çakmakçı da bir sürü konunun ortaya çıktığı kaotik zeminlerde ancak önceliklendirmeyle stratejik konulara odaklanılabildiğini söylüyor. Şirketlere ve liderlere artan karmaşayı yönetebilmek için koçluk hizmeti almalarını öneriyor. “Bireysel koçluklar, sistem ya da grup koçluklarının kaos, karışıklık ve artan belirsizlik anlarına yönelik en önemli desteği sağladığını söyleyebilirim” diye konuşuyor.

İŞ NE KADAR ARTTI?
İş dünyasında 10 yıl öncesine kıyasla iş yükünde ciddi oranda artış olduğunu yöneticiler de doğruluyor. Ka-rakas Atlantis Yönetim Kurulu Başkanı Kamil Karakaş, henüz 7 yıllık bir şirket olmalarına rağmen büyürken tüm iş süreçlerinin daha da yoğunlaştığını söylüyor. Toplantıya ayrılan sürenin yüzde 100, pazarlama aktivitelerinin yüzde 150, üçüncü partilerle yapılan görüşmelerin de yüze 80 arttığını belirtiyor.

Mondi Endüstriyel Torba Türkiye’nin CEO’su Kaan Özkan da e-maillere cevap verme süresinin yüzde 100 arttığına dikkat çekiyor. “10 yıl öncesine göre iş yükümde ciddi artışlar oldu. Yeni kuşak gençlerin daha yakın ilgi istekleri, sorgulayıcı olmaları ve daha dinamik olmaları da bunun bir etkeni” diyor.

Siemens Finansal Kiralama CEO’su Bülent Taşar daha verimli  olmak için yurtdışı ile yapılan konferans konuşmalarının geçmişe kıyasla çok daha fazla olduğunu ifade ediyor. “Geçmişe kıyasla çalışanlarla yapılan görüşmeler de yüzde 50 oranında arttı” diyor. Naksan Teknoloji Yönetim Kurulu Başkanı Bahaeddin Nakıboğlu için ise iş yükünü en çok artıran toplantılara ayrılan süre ile bütçelemeler.

10 yıl öncesi ile karşılaştırdığında toplantılara yüzde 100 daha çok zaman ayırdığını belirten Nakiboğlu, “Bütçeleme çalışmaları aynı şekilde artık yüzde 100 daha fazla zamanımı alıyor. E-maillere cevap vemıe ve rapor yazma sürem de çok arttı” diye konuşuyor.~

YÜK ARTIRAN YENİ KONULAR
Şirketlerde kamıaşayı artıran yeni konular da var. Örneğin Silk&Cashmere Yönetim Kumlu Başkanı Ayşen Zamanpur, geçmişte hiç gündeminde olmayan ancak bugün zamanını alan yeni konuların e-ticaret ile CRM olduğunu söylüyor. Siemens Finansal KiralamaCEO’su Bülent Taşar artık liderlik, sosyal sorumluluk, yetenek yönetimi, etkinlikler ve eğitim programlarına daha çok zaman ayırdığını belirtiyor.

“Bu konular vaktimin yüzde 10’unu alıyor” diye konuşuyor. Mondi Endüstriyel Torba Türkiye’nin CEO’su Kaan Özkan’ın gündemine son yıllarda giren konularsa inovasyon, liderlik ve sürdürülebilirlik. Özkan, bu konularda üniversitelerde konferanslar bile veriyor. Bunlara ek olarak, “Şirketimizde canlandırmaya çalıştığımız beyin fırtınası konsepti de daha önce zaman ayırmadığım ama son 3 yılda özel olarak planladığım bir konu.

Toplam zamanımın yüzde 8’ini bu konular alıyor dersem yanlış olmaz” diyor. Karakas Atlantis Yönetim Kurulu Başkanı Kamil Karakaş, 10 yıl öncesine göre odaklandığı iki önemli iş kolunun verimlilik ve sürdürülebilirlik olduğunu anlatıyor ve şöyle devam ediyor: “Bu iki önemli sürece, önemli ölçüde zaman ayırıyoruz.

Değişim önce zihniyette başlayacağı için toplantı ve eğitim altyapımızı tekrar düzenledik. Sistemsel değişikliklerimizi de yıl sonuna kadar bitirmeyi planlıyoruz.” Kiğılı CEO’su Hilal Suerdem, yenilikçilik, davranış, iş geliştirme bilimi ve müşteri memnuniyeti gibi konuların geçmişe kıyasla bugün iş planında yer aldığını ifade ediyor.

KARMAŞA YÖNETİMİ
Artan iş yükü yönetimdeki karmaşayı artırırken her yönetici ve şirket de kendi çözümünü bulmaya çalışıyor. Bu konuda delegasyon, teknolojinin etkin kullanımı ve zamanın daha verimli kullanıma yönelik yeni sistemler oluşturma öne çıkıyor. Silk&Cashmere Yönetim Kurulu Başkanı Ayşen Zamanpur, karmaşanın üstesinden gelebilmek için delegasyona ağırlık veren yöneticilerden... ~

Bunun yanında Zamanpur, bilişim altyapısını da güçlendirmeye çalıştıklarını belirtiyor. Bahaeddin Nakıboğlu, çözümü etkin toplantı yönetiminde buluyor. “Rapor yazımına sınırlama getiriyomm. Herkesin yapması gereken işleri iyice tanımlamak da önem verdiğim konular” diyor.

Siemens Finansal Kiralama CEO’su Bülent Taşar, etkin zaman yönetimi ve delegasyonla iş yükünü hafifletmeye çalışıyor. De'Longhi Genel Müdürü Filippo Trau, daha çok ekip çalışmasına güvendiğini söylüyor. “HedefLeri paylaşmak, başarı için birbirini desteklemek, motivasyon, yetkilendirme, kontrol, yapılması gereken işlerin iyice tanımlanması da oldukça önemli.

Ama bütünleşme ve takım çalışması başarılı yönetimin anahtarı” diye konuşuyor Karakas Atlantis Yönetim Kurulu Başkanı Kamil Karakaş, sistemleşmeye çalışarak karmaşanın üstesinden gelme peşinde... “Onun sonrasında da işleri kişilere göre delege ediyoruz. Toplantılarımızı da bu delege edilen işler doğrultusunda etkin şekilde yapmaya özen gösterip, sonuçların hedeflerimiz doğrultusunda ortaya çıkmasını amaçlıyoruz” diyor.

DOÇ. DR. UFUK ÇAKMAKÇI
UFUK ÇAKMAKÇI EĞİTİM VE KOCLUK KURUCUSU
“KARMAŞA GERİLİM YARATIYOR’’
KAOS ORTAYA ÇIKTI Türkiye'de iş dünyasının son 10 yılda oldukça karmaşıklaştığını, özellikle hız, kaos gibi konuların ortaya çıktığını deneyimliyoruz. Bu trend dünyayı, özellikle gelişmiş ekonomileri takip eder düzeyde ve eşdeğer bir hızda gerçekleşiyor. Bu noktada özellikle online platformların hayatımıza girmesinin, rekabetteki hızlanmanın, tüketicinin güçlenmesi ve beklentilerindeki artışın etkili olduğunu söyleyebiliriz.~

SÜREÇLER OTURMADI
Yöneticilerin yönetmeleri gereken insan sayısı, uyuşmazlıklar, baş etmeleri gereken konular ve almaları gereken kararlar üst bir seviyeye ulaşmış durumda. Süreçler tam oturmadığı için bu, organizasyonlar üzerinde bir yük ve gerilim oluşturuyor. Sistem yaklaşımının önerdiği gibi her şeyi ancak zıt kutbu ile dengelediğimizde tüm kaynaklarımızı harekete geçirebiliyoruz. Yani hızlanan bir çevrede ve iş ortamında yavaşlayabilmek, farkındalık kazandıracağı için bizi ulaşmak istediğimiz sonuçlara daha hızlı ve yaratıcı şekilde götürüyor.

LİDERİN YÜKÜ ARTTI
Online platformların devreye girmesiyle birlikte takip edilmesi gereken verilerin arttığını ve yanıtlanması gereken e-postalar, takip edilmesi gereken trendler gibi başlıkların ortaya çıktığını gözlemliyoruz. Aynı zamanda astların kariyer beklentileri ve yetkinlik yönetiminin de liderler açısından önem kazanan bir başlık olduğunu ekleyelim. Yöneticiler için hesap verebilirliğin getirdiği yük de bu dönemde arttı.

MEHMET ÇELEBİLER
TURKNET YÖNETİM KURULU BAŞKANI
E-MAIL TRAFİĞİ YÜZDE 200 AftTTf”
ODAĞINDA NE VAR?
İş yüküm 10 yıl öncesine göre arttı. Toplantıya ayırdığım süre yüzde 100, çalışanlarla yaptığımız görüşmeler yüzde 50, e-maillere cevap verme oranım da yüzde 200 oranında artış gösterdi. 10 yıl önce hızlı gelişmeyle ilgilenirken, şimdi daha çok kurumsallık, sürdürülebilirlik, mentorluk, şirket kültürü ve AR-GE konuları üzerine eğiliyorum. Bu konular vaktimin dörtte birini alıyor.~
MOTİVE ETMENİN FAYDASI
Verimli çalışabilmek için bilgi aktarımı, yol gösterme, önerilerimi pozitif şekilde yapma, güler yüz gösterme, toplantıları etkin yöneterek kısa tutma ve sonuca bağlama gibi yöntemler kullanıyorum. Herkesin yapması gereken işleri detaylıca tanımlayıp koordinasyon sağlayan insanları motive etmek çok faydalı oluyor. Ayrıca, bugün 10 yıl önceye nazaran inanılamayacak kadar fazla bilgi içeren internet üzerinden yenilikleri takip ediyorum.

GÖRGÜN ÖZDEMİR
OTOKOÇ OTOMOTİV GENEL MÜDÜRÜ
"EN İYİ ÇÖZÜM DELEGASYON"
İŞ YÜKÜ NASIL ARTTI?
İş yükünde doğal olarak sorumluluk alanları ve iş birimlerinin büyümesi, yeni coğrafyalar, yaygınlığın artması gibi sebeplerle iş hacmine paralel bir artış oldu. Diğer yandan değişen rekabet koşulları, artan tüketici beklentileri, çalışanların bağlılığı ve gelişimi, süreç iyileştirmelerine ve teknolojiye ayrılan zaman, iş yükünü artıran en önemli konular olarak ortaya çıktı

DEĞİŞEN TABLO
Son 10 yılda toplantıya ayrılan süre yüzde 30, bütçeleme çalışmaları yüzde 10, pazarlama aktiviteleri yüzde 5, üçüncü partilerle yapılan görüşmeler yüzde 5, çalışanlarla yapılan görüşmeler yüzde 15, e-maillere cevap verme oranı yüzde 15, rapor yazma da yüzde 5 düzeyinde arttı.~
YENİ MADDELER EKLENDİ
Çalışan sayımızdaki artışla beraber yetenek yönetimi gibi 10 yıl önce gündemimizde olmayan konulara da zaman ayırıyoruz. iş yükümüzü akıllı yönetmek için en etkili yöntem delegasyon. ihtiyaçlara göre organizasyonel değişiklikler ise zaman yönetiminde katkı sağlayan bir faktör. En fazla zaman alan ise toplantılar. Çalışanlarımıza, müşterilerimize ve iş ortaklarımıza daha fazla zaman ayırabilmek için toplantı sayılarını azaltmaya çalışıyoruz.

"SÜREÇLERDEKİ KARMAŞA YÜZDE 110 ARTTI"
YVES MORIUX / BOSTON COLSULTING GROUP WASHINGTON OFİSİ
HİYERARŞİ ORTADAN KALKMALI
Son 12 yıldır hiyerarşi katmanlarının artışı gibi alanlardaki karmaşa yüzde 35 oranında arttı. Süreçlerin ve sistemlerin karmaşıklığı ise yüzde 110 artmış durumda. Yöneticilerin bu hiyerarşi basamaklarını ortadan kaldırması gerekiyor. Çalışanlarla yöneticiler daha yakın çalışmalı. Böylece daha hızlı aksiyon alınabilir.

PROBLEM ÇÖZMEYE ODAKLANMALI
Yöneticiler toplantıları koordine etmek yerine problemleri çözmeye odaklanmalı. Çalışanlar gerçekten birlikte çalışırlarsa zaten bu kadar çok toplantıya da gerek kalmaz. Yöneticilerin bunu sağlaması gerekiyor.

ÖZGÜR BIRAKIN
Başarılı yöneticiler kontrol etmeye çalışmaz. Kontrol edip insanlara ne yapacaklarını söylemek yerine, çalışanları özgür bırakıp, onlara hedefler ve kaynaklar verilmeli. iyi bir yönetici, iş için doğru çalışanı seçmeyi bilir ve çözümü doğru kişiden bekler. Örneğin, bir proje geciktiğinde suçlu aramak yerine, çalışanların birbirine yardım ettiği bir sistem kurulmalı.~

BT’NİN ROLÜ ÖNEMLİ
Bu noktada Lego'nun CEO'suna katılıyorum. O, "Yanlış için suçlama yapmak yerine, yardımcı olabilir misiniz diye sormanız gerekir” diyor. Ayrıca karmaşayı yönetmek konusunda BT departmanının da çok önemli bir rolü var. BT'nin bilgi ve teknolojiyi bir araya getirip şirketi karmaşayla başa çıkabilir duruma getirmesi gerekiyor,