İki Şirketin Örnek Değişimi

İnci Exide ve Jantaş, İnci Holding bünyesinde yer alan iki şirket. Her ikisi de sektörlerinde önemli yerlere sahip, dünya çapında pazarlarda faaliyet gösteriyorlar. Ancak, 2000 yılının sonlarına doğru, önemli bir gerçeği fark ettiler. Alt yapıları ve mevcut iş süreçleri, ulaştıkları düzeyi taşıyamıyor, müşteri memnuniyetinde sorunlara neden oluyordu. Bu nedenle değişim başlatılmasına karar verildi, SAP’la anlaşmaya varıldı. Beş ay gibi kısa sürede, “müthiş” denebilecek sonuçlara ulaşılması, dönüşümü örnek model haline getirdi.
 
Türkiye’nin önde gelen jant üreticilerinden “Jantaş” 1940’lı yıllarda, “İnci Akü” ise 1980’lerde kuruldu. Her ikisinde de üretim başlangıçta küçük atölyelerde yapıldı. Bu iki firma kurucusu Cevdet İnci’nin girişimcilik ruhu ile kısa sürede büyüdü, milyonlarca dolarlık ciro yapan iki büyük şirket ortaya çıktı. Şimdi İnci ile Jantaş, sadece Türkiye’de değil, dünya pazarlarında da söz sahibi durumdalar...

“İnci Akü”, 1993 yılında Avrupa’nın önde gelen şirketlerinden “Ceac” ile evlendi. 1995’de “Exide” firması “Ceac”ı satın alınca, şirketin adı “İnci Exide” olarak değişti. Geçtiğimiz yıl “İnci Exide”40 milyon dolar, Jantaş ise yaklaşık 36 milyon dolar ciro yaptı. Jantaş 5 kıtada 42 ülkeye ihracat yapan, global arenada rekabet eden bir şirket konumuna geldi. Bu iki şirketin toplam ihracatı 50 milyon dolara ulaştı. Şu an Avrupa’daki ağır vasıtaların üçte biri Jantaş ürünlerini kullanıyor. 2000 yılı içinde dolar bazında yüzde 30 büyüyen grubun bünyesinde bin 750 kişi çalışıyor.

Sorunlar baş gösteriyor

Bu iki şirket böyle bir tabloda değişime karar verip, yeniden yapılanma sürecine girdiler. Alınan kararda, “İstikrarlı büyümenin temelinde müşteri memnuniyeti yatar” ilkesi vardı. Şirket yönetimi, bu ilkeyi hayata geçirmek için ortaya çıkan sorunları aşmak istiyordu. Ancak, şirketlerin mevcut teknoloji alt yapısı ve iş akışlarında sorunlar baş göstermeye başlamıştı.

Üretim departmanından habersiz mal sevkıyatı yapılıyor, maliyet hesapları – bütçe ve muhasebe rakamları birbirini tutmuyordu. Satış raporlarının hazırlanması bir hafta gibi uzun bir zaman alıyordu. Finansman, satış ve satın alma işlemlerini kendi geliştirdikleri ticari programlarla yapıyordu. Ancak, mevcut programlar büyüme trendine ayak uyduramayınca Holding, bu iki amiral gemisi için yeni bir sistemin arayışına girdi.

Çözüm ise yeniden yapılanmada ve değişimde görüldü. Bu amaçla, önce teknoloji altyapısı ve iş akışları gözden geçirildi. Yeniden yapılanmayı hayata geçirmek için, dünyanın önde gelen şirketlerinden SAP ile anlaşmaya varıldı. Esas hedef, müşterilere daha iyi hizmet vermekti. Bunun için de lojistik sorunlarının çözümü, kalitenin artırılması, departmanlar arasındaki iş ve bilgi akışının engetre edilmesi gerekiyordu.

Proje 4 ay önce tamamlandı ve o günden bugüne her iki şirkette de pek çok alanda iyileşme görüldü. Örneğin siparişin gelişi, kabul edilmesi ve müşteriye cevap verilmesi süreci 4.5 günden 1 güne indi. Departman yöneticilerinin bu iş için harcadığı süre 45 dakikadan 8 dakikaya, bu süreçte kullanılan doküman sayısı ise 4’den 1’e çekildi. Capital, bu değişim sürecini, İnci Holding Yürütme Kurulu Üyesi Meral Zaim’den dinledi...

Entegre değişim hareketi

Değişim kararıyla birlikte, yaşanan sorunları ortadan kaldıracak bir entegre çözüm arayışına girildi. Bu aşamada, yeniden yapılanma hareketinde kurumsal kaynak planlama yazılımları konusunda dünya pazarında lider olan SAP ile çalışılmaya karar verildi. İnci Holding Yürütme Kurulu Üyesi Meral Zaim, bu aşamada, yeni bir program almaktansa, bir sistemi tercih ettiklerini söylüyor ve devam ediyor:

“Bir yıl önce mevcut bilgisayar programımız değiştirmeye karar verdik. Çünkü, bu yaşamımızı sürdürebilmemiz için gerekliydi. Şirketler globalleşen dünyada kaliteye, teknolojiye çok kolay erişiyor. Gerçek rekabet ve ayrıcalık da hizmette ön plana çıkıyor.

Buradan hareketle bize esnek hareket şansı verebilecek yeni bir yapılanmaya gitmeye karar verdik. ERP’de sisteme girilen bir bilgi tüm departmanlarca kullanılabiliyor. Bu da üretimden finansmana, muhasebeden satın alma tüm departmanlara sürat kazandırıyor. ERP’nin bir ürün uygulaması olan SAP ile de verimli çalışabileceğimizi düşündük.”

Proje 5 ayda gerçekleşti

Değişimin startı Temmuz 2000’de verildi. Böylece 5 ay süren büyük bir süreç başlatıldı. Projeye SAP’den 9 danışman, Jantaş ve İnci Akü’de çalışan 16 kişi katıldı. Önce mevcut durumun analizi yapıldı. Şirket çalışanlarından “anahtar kullanıcı” olarak tanımlanan 8 kişi, 5 ay süresince mesailerini tamamen bu proje için ayırdı.

Şirketin çekilen ilk fotoğrafında Jantaş ve İnci Exide’deki iş süreçleri ayrı ayrı ortaya konularak. SAP sisteminde çalışmaya başlayacak satın alma, üretim, satış pazarlama, muhasebe ve finansman departmanlarının iş süreçleri tek tek belirlendi. Ardından da kavramsal tasarım sürecine geçildi.

Bu süreçte proje ekibi 1.5 ay  “Mevcut sistemde yapılamayanlar, SAP’de nasıl yapılabilir?” sorusu üzerinde durdu, her departman için iş süreçleri ayrı ayrı yeniden tasarlandı. Sonra da üst yönetimin onayının ardından uyarlamaya geçildi.

Uyarlamanın tamamlanmasından sonra da entegrasyon testleri ile iş süreçlerinin kontrolü yapıldı. İnci Exide ve Jantaş’da çalışan ve bu SAP’yi kullanacak olan 50 kişi  eğitildi. Bu çalışmayı yılbaşından önce kullanılan sistemin bırakılarak SAP’a geçilmesi izledi.

Şirket içi bilgi akışı hızlandı

Bu hummalı çalışma sonunda 5 ay gibi kısa bir sürede her iki şirkette, malzeme – yönetimi, satış & dağıtım, mali muhasebe, maliyet muhasebesi ve duran varlıklar modüllerini hayata geçirdi.

İnsan kaynakları, kalite yönetimi ve fabrika bakım departmanları dışındaki bütün departmanlarda uygulanmaya koyulan SAP,  iş süreçlerinde esneklik kazanılmasını sağladı Böylece, departmanlar arasında bilgi akışının hızlandığını belirten İnci Holding Yürütme Kurulu Üyesi Meral Zaim, şöyle konuşuyor:

“İş süreçlerimizde çok kesin değişiklikler yapmadan, iş yapış tarzımızı sisteme uyarladık. Her departman kendi yaptığı işle ilgili her türlü veriyi anında sisteme girmeye başladı. Bunun sonucunda da departmanlar arasındaki bilgi akışı süratlendi. Bilginin bir departmandan diğer bir departmana gitmesi için harcadığımız zaman kısaldı. Her departman yorumlanmış bilgiye istediği zaman ulaşabiliyor.  Bu da, çalışmalarımıza, süratin yanı sıra esneklik kazandırdı.

SAP’ye geçtikten sonra iş yapabilme süremiz kısaldı. Sipariş almadan, üretim planlamasına kadar her alanda gözle görülür bir ilerleme kaydettik.”

İyileşmede müthiş performans

Şirketler bünyesinde gözlenen iyileşmeler bununla da sınırlı kalmadı. Dört ay gibi kısa sürede doküman kullanımından iş süreçlerine, her aşamada ciddi verimlilik sağlandı. Örneğin, siparişin geliş, kabul edilme ve müşteriye dönülmesi sürecinde yüzde 450 iyileşmeye ulaşıldı. Departman görevlilerinin harcadığı sürede yüzde 600, kullanılan dokümanlarda yüzde 400 tasarruf sağlandı. Buna paralel olarak da iş süreci 4.5 günden 1 güne, harcanan süre 45 dakikadan 8 dakikaya, 4 doküman ise 1 dokümana indi.

Yeni sistemle birlikte belgelerin sisteme girilmesinde hızlanma kaydedildiğine değinen Meral Zaim, “Eskiden departmanlarda kullanılan programlar birbirinden farklı olduğu için, ortaya farklı veriler çıkabiliyordu. Bütçe ve muhasebenin rakamları birbirini tutmayabiliyordu. Şimdi herkes aynı lisanı konuşuyor” diyor. Zaim şöyle devam ediyor:

“Satışta pozisyon analiz etmek için eskiden çeşitli ortamlardan bilgi toparlanmak durumunda kalıyorduk. Her defasında da tek bir rapor elden ele dolaşıyordu. Ama şimdi tek bir havuz var. Herkes raporları aynı havuza atıyor. İlgili kişi, sadece ekrandan aradığı rapora ulaşabiliyor. Yani eskiden bir günde düzenlenen bir rapor, şu anda elektronik ortamda karşınıza çıkıyor. Tüm departmanlar da raporun içeriğinden ihtiyacı olan  bilgiyi alabiliyor. SAP’ya geçtiğimizde belge girişi 7 günde gerçekleşirken, şimdi bu 1.5 günde yapılıyor.”

Muhasebe asıl işlevine döndü

Sistem devreye girmeden önce iki şirkette bir entegre çalışma sorunu yaşanıyordu. Örneğin muhasebe, finansman ve satın alma gibi birbirleriyle ilgili bölümler arasında entegre çalışma sistemi bir türlü sağlanamamıştı. Muhasebedeki raporların oluşturulabilmesi için, özellikle satın alma departmanındaki faturalama işlemlerinin tamamen sisteme girmiş olması gerekiyordu. Ancak, bu, faturaların toparlanma sorunu nedeniyle, neredeyse bir ayı buluyordu. Faturaların toplanması ve bilançoların çıkması ayın 15 ile 20’si arasına gerçekleşebiliyordu.

Ancak SAP’ye geçtikten sonra ambar girişlerinin tamamı görüntülendiği için, faturanın beklenmesine gerek kalmıyor. Yeni sistemle, mal girişi yapıldıktan sonra, irsaliye üzerinden muhasebe ve finansman departmanları işlemlerini gerçekleştirebiliyor. Girişler anında yapıldığı için de, muhasebe 24 saat içerisinde günü yakalıyor. Böylece departmanlar bilgileri anında izleyebiliyor, birbirlerine sormadan sistemden yararlanabiliyorlar. Muhasebenin artık gerçek görevini yapmaya başladığını belirten Zaim,  “Muhasebe eskiden faturaları girendi. Şimdi işlemlerin doğru mu, yanlış mı yapıldığını kontrol eden bir departman haline geldi. Muhasebe kayıtlarına evrak yapılmış geliyor. Muhasebe de doğruluğunu kontrol ediyor”
diyor.

Maliyet hesapları hızlandı

SAP ile birlikte üretim departmanı da doğrudan muhasebeye entegre olarak çalışmaya başladı.  Eskiden sadece imalatı muhasebeye bildiren üretim, şimdi sistemden faydalanarak yapılan üretimi muhasebe kayıtlarına giriyor. Üretim direkt yansıdığı için de, hesaplamalar hemen gerçekleştirilebiliyor. Mamulün üretimi yapıldığı zaman, otomatik olarak hesaplanması da sisteme giriyor. Oysa SAP sistemine geçilmeden önce bilgiler, muhasebe ayın 1’inde iletilse de, üretimin muhasebeleşmesi ay sonunda gerçekleşiyordu. Şimdi ise aynı gün içinde yapılıyor.

Jantaş’ta SAP ile birlikte maliyet hesaplama yöntemlerinde de değişiklik yapıldı. Jantın maliyetini kilo bazlı hesaplayan şirket, şimdi mamulün imalattaki sürelerine göre operasyon bazlı hesaplama yapıyor. Böylece de daha adaletli bir maliyet ortaya çıkıyor.

Ayrıca, eskiden ürünün gerçek maliyeti ay sonunda ortaya çıkarken, şimdi aynı gün içinde bu saptamayı yapmak mümkün olabiliyor.
 
Üretimde “sıfır” hata

Doğru bilgiler ve doğru zamanlama sayesinde üretimde yaşanan aksaklıklar aşıldı, şimdi her iki şirkette de “sıfır hata” hedefine doğru ilerleniyor.

Jantaş’da üretim planlaması için özellikle SAP’nin kapasite dengeleme oranı daha efektif kullanılmaya başlandı. Manuel olarak aynı hazırlığa sahip olan mamullerin, arka arkaya sistemde dizilerek planlanmasının gerçekleştirilmesi eskiden iki üç günde yapılırken, bu şimdi üç saatte gerçekleştirilebiliyor. Aynı hazırlıkta olan ürünlerin tespitinin yapılmasında eskiden ayrı bir programda gruplandırma yapılması ve bu programın üretim programına yüklenmesi gerekiyordu. Ancak, şimdi hazır sistemden hareketle hat hat kapasite dengeleme yapılabiliyor. 

Her departman ne yapacağını kendisi belirlediğinde, departmanlar arasında iş akışı problemler yaşanmasına neden oluyordu. Ancak, SAP ile planlama her departmanın ne yapacağını belirliyor. Departmanların çalışmaları planlandığı için de, özellikle üretimdeki aksaklıklar ortadan kalkmaya başladı. 

“STOKLARIMIZI YÜZDE 25 AZALTTI”

Üretim şirketleri için stok tutmak maliyetleri yükselten bir unsur. Siz stoklarınızda ve stok tutma sürelerinizde bir iyileşme sağlayabildiniz mi?

Malzeme alımı, daha önce satın alma tarafından onaylandıktan sonra gerçekleştiriliyordu. Şimdi bu sürece bir de sipariş eklendi. Bu da malzeme alışındaki kontrol sisteminin güçlenmesini sağladı.

Eskiden departmanlar bütçelerini kendileri hazırlıyordu. Bu nedenle bütçeler karşılığında yapılan harcamaların kontrolü dışardan manuel bir şekilde gerçekleştiriliyordu. Ancak, şimdi departmanlar masraf bütçelerini sisteme giriyor. Daha sonra da satın alma faaliyetleri ile gerçekleşen malzeme alımları bu masraf giderlerine paylaştırılıyor. Böylece de istenilen her an planlanan masraf çeşitlerinin ne kadarının gerçekleştiği karşılaştırılabiliyor. Yönetim de her departmanın masraflarını çek edebiliyor.

Peki bu durum stoklara nasıl yansıdı?

Önümüzdeki birkaç aya kadar stoklarımızda yüzde 25 oranında azalma olacak. Şu anda geçmiş tüketimlere göre önümüzdeki süreçlere ilişkin stok yeterliliği verebiliyoruz. Verilere düzenli ulaşılabildiği için, geçmişte çıkan sonuçlara göre benim bu stoğum ne kadar gün ihtiyaçlarıma cevap verebilir diye sonuçlara varabiliyoruz.

Eskiden stoklarla ilgili aylık tüketimlere göre belli bir ortalama tüketim günü belirleyip, bu stok önümüzdeki kaç gün yeter şeklinde bir raporlama hazırlığımız yoktu. Ayda bir stoklarla ilgili siparişler veriliyordu bu da bir iki gün alıyordu. Ama şimdi yarım saatte programa bakılıp gerekli stok siparişi hemen verilebiliyor.”

2001 YILINDA “B TO B” UYGULAMASI HAYATA GEÇECEK

SAP ile esnek hareket şansı kazandıklarını belirten Meral Zaim, gelecekteki hedeflerini şöyle açıklıyor:

“Yaşamımızı devam ettirebilmeniz için bir takım olmazsa olmazlar var. Bugünün dünyasında iyi hizmet ve esnek hareket şansı, bunlardan en önemli iki unsur. Bunlar olmadan, başarı da gelmiyor.

Önümüzdeki yıl B2B (Business to business) alanında da faaliyet göstermek istiyoruz. Eğer bir ERP sisteminde çalışmıyorsanız, B2B’de çalışamazsınız. Çünkü, her türlü bilginizin günü gününe elektronik ortamda görüntülenmesi gerekiyor. B2B’ye başladığımızda, müşteri siparişi direkt benim bilgisayarıma geçecek. Stoklarım yeterli mi, istenilen mamul ne zaman üretilebilir, bunların çok net ortada olması ve paylaşılabilmesi gerekiyor.

Siparişini direkt benim bilgisayarıma gönderecek olan müşterinin taleplerini anında değerlendirmeye almak için bu sisteme ihtiyaç duyduk. Yani önce bizim her türlü veriye hakim olarak planlama yapabilmem sonra da bu entegre sistemimi müşterilerimle de paylaşmam önemli.”

CEVDET İNCİ’NİN BAŞARI ÖYKÜSÜ

İnci Holding’in kurucusu Cevdet İnci, sektöründe Türkiye’nin öncü işadamlarından biri. Grubunu kısa sürede jant ve akü üretiminde öncü düzeye ulaştırmayı başardı. Bu başarısının arkasında ise sade, ancak zor bir yükseliş öyküsü var.

Cevdet Bey, iş yaşamına, 1940’lı yıllarda, Aydın’ın Nazilli ilçesinde, lastik ve yedek parça ticareti yaparak başladı. Müşterilerinden gelen yoğun talep üzerine de, bugünkü işinin temellerini atmaya karar vermiş. Kendine hedef olarak da jant üretimini koymuş. Ancak, makine teçhizatı için yurtdışındaki firmalarla yaptığı görüşmelerden netice alamamış.

Bu engel Cevdet İnci’yi kararından vazgeçirmemiş. Bu makineleri yaptırmak için, kendi ifadesiyle, atlayıp Sarıyer’e gitmiş. Bir pres atölyesinde makine yatırıp yoluna devam etmiş.

Türkiye’deki jant üretiminde önemli bir yeri olan Jantaş’ın temeli de böylece atılmış. Sonrasında dünyaca ünlü şirketlerle yapılan işbirlikleri bugün Türkiye’de olduğu kadar Avrupa’da önemli bir yeri olan Jantaş’ı doğurmuş.

Jantı sıfırdan üretmeye başlayan Cevdet Bey, daha sonra, kendi ifadesiyle, “kafasına” akü üretimini takmış. Türkiye’nin önde gelen akü üreticilerinden İnci Exide’nin kuruluşu da, yine bir İstanbul yolculuğu ile başlamış.

1980’lı yıllarda İzmir’de otomobil yedek parça ticaretine de devam eden Cevdet Bey, müşterilerinin akü ihtiyacına da cevap verebilmek için Mutlu Akü’den bayilik istemiş. Ancak, Mutlu Akü çok sayıda bayii olduğu gerekçesiyle bu talebi geri çevirmiş. Bunun üzerine Cevdet Bey akümülatör üretmeye de karar vermiş. Jant işinde olduğu gibi, makinelerini İstanbul’daki bir ustaya hazırlatmış, hemen ardından da üretime başlamış.

Satışları rakiplerine göre düşük olsa da, “İnci Akü, akülerin incisidir” reklamı tutmuş ve “İnci Akü” pazarda kendine yer edinmeye başlamış. 1993’te Avrupa’nın önde gelen şirketlerinden Ceac ile ortaklığa gidilmiş. 1995 yılında da akü üretiminde dünya lideri Exide’ın Ceac’ı almasıyla, İnci Akü dünya pazarında yerini almış.