Kalıpları Yıkma Zamanı

John O´Keeffe, Procter & Gamble´ın başkan yardımcılarından. Onu diğer yöneticilerden farklı kılan özelliği ise ``aykırı düşünme''yi savunması. Bu görüşünü, ``Business Beyond The Box''(Kalıpların Dışında İş Yapma) adını verdiği kitabında dile getirdi ve büyük ilgi gördü. Ona göre, ancak alışkanlıklarını kıran, büyük düşünen şirketler başarıyı yakalayabiliyor. Bunun içinse şirketlerin hedefler, knowhow ve yaratıcı düşünceyi birleştirmesi gerekiyor.

İş dünyası son yıllarda çok hızlı bir değişim içinde. Her gün yeni bir yönetim ya da insan kaynakları uygulaması ile karşılaşıyoruz. İş dünyasında yer alan herkes, bu yeni uygulamaları, ünlü guruların yeni fikirlerini takip etmeye ve kendi şirketlerine uygulamaya çalışıyorlar.

Çok sayıda yeni görüşün ve tekniğin ortaya atılması, bu konular üzerine incelemeler, makaleler ve hatta kitaplar yazılmasını da kaçınılmaz kılıyor. Dünyadaki pek çok ünlü işadamı kendi başarılarını kitaplaştırıyor. İşte John O´Keffee de bu işadamlarından biri. Kendisi Procter & Gamble´ın grup başkan yardımcısı. Yöneticilerin hayli ilgisini çeken kitabının adı ise ``Business Beyond the Box'' (Kalıpların Dışında İş Yapma).

John O´Keffee, kitabında, öncelikle üç kenarlı düşünce ya da üçgensel düşünce diye tanımlayabileceğimiz ``Triangular thinking'' kavramını inceliyor. Bu üçgenin kenarlarını ise ``hedefleri belirlemek, knowhow ve yaratıcı düşünme'' oluşturuyor. O´Keffee bu üç noktanın birbirinden bağımsız olarak değil, birlikte çalıştıklarında daha iyi sonuç veren elemanlar olarak düşünülmesi gerektiğini özellikle vurguluyor.

John O´Keffee´e göre, günümüzde pek çok organizasyon hedef belirleme, knowhow ve yaratıcı düşünme üçlüsünden sadece birini uygulayarak devrimsel sonuçlara ulaşmaya çalışıyor, ancak hiçbiri yeterince başarılı olamıyor.

Üçgen neleri içeriyor?

Hedef belirlemeyi ele alalım; sadece hedef belirlemek organizasyon içinde gerginlik ve stres nedeni olabilir. Hele ki bu gerginlik ve stres duygularının Batı´da 1990´larla birlikte başlayan şirket küçülme politikalarıyla birlikte zaten varolduğunu düşünürsek, daha da artırıcı bir etki yaratabilir. Bu nedenle de belirlenmiş olan hedefler sadece birer hayal olmaktan öteye gidemezler.

Peki tek başına knowhow´da durum nasıl? Aslında onda da durum pek farklı değil. Sadece knowhow´a yönelen organizasyonlar, bir süre sonra kaçınılmaz olarak birer üniversite kimliğine bürüneceklerdir. Çünkü organizasyon içinde yer alan herkes bir anda tamamen araştırma ve öğrenmeye odaklanacak, gerçek sonuçlara ulaşmak için gerekmeyen bilgiler edineceklerdir.

Son olarak yaratıcı düşünmenin de tek başına bir organizasyonun sağlıklı işlemesi için yeterli olmadığı apaçık ortadadır. Sadece yaratıcı düşünme bir süre sonra işi eğlence haline getirecek ve akışı sekteye uğratacaktır. Böylece iş yapış şekilleri, iş dünyasının gerçeklerinden uzaklaşacak ve çalışanlar sadece ``brainstorming''(beyin fırtınası) yaparak birbiri ile bağdaşmayan hayali fikirler ortaya koyacaklar.

Başarının anahtarı

Görüldüğü gibi bu üç noktaya birden odaklanmak, başarının en önemli anahtarıdır. Hedefler belirlenip, yeterli knowhow´a ulaşılıp, bunlar yaratıcı düşünüş biçimiyle bir araya getirildiğinde, sonuçlara ulaşmak için daha rahat harekete geçilebilecektir.

Peter O´Keffee kitabında bu üç noktanın birlikteliğinin önemine değinen bir örnek veriyor: Pek çok farklı ülkede satılmakta olan bir marka düşünün. Bu markanın büyümekte olduğu bir ülkeyi ele alın. Bu markanın söz konusu ülkedeki son üç yıllık pazar payı yüzde 8, yüzde 9 ve son olarak da yüzde 10 olsun. Bu markanın bir sonraki yıl için hedeflediği pazar payı ne olmalıdır?

Geleneksel düşünce ile incelendiğinde, bu markanın bir sonraki yıl için hedeflemesi gereken pazar payının yüzde 11 olması beklenebilir. Hatta eğer bu şekilde düşünülürse, bu rakamın biraz altında bir pazar payına bile razı olunabilir. Ancak konu ``Triangular thinking'' konsepti çerçevesinde ele alındığında durum oldukça farklı bir kimliğe bürünüyor.

Nasıl sonuç veriyor?

``Üçgensel düşünce'' kullanıldığında, bu ülkedeki organizasyon bir sonraki yıl için hedefini belirlerken, geçmişteki pazar paylarına değil, markasının satıldığı diğer ülkelerdeki pazar paylarına bakacaktır. Ve en yüksek pazar payına hangi ülkede sahip olduğunu belirleyecektir. Muhtemelen de yüzde 30´un üzerinde pazar payına sahip olduğu birkaç ülke bulacaktır.

Bundan sonra yöneticiler öncelikle bu ülkelerde yüzde 30´luk pazar payına nasıl ulaşıldığını araştırmaya başlayacaklardır. Bu pazar payına ulaşılmasında etkili olan insanlarla konuşup, onların knowhow´ından yararlanmak isteyeceklerdir. Daha sonra da yaratıcı düşünerek öğrendiklerini söz konusu ülkede uygulamaya, gerekirse bir uyumlaştırmaya gitmeye çalışacaklardır. Böylelikle yüzde 30 pazar payına ulaşmak için çok önemli bir yol katetmiş olacaklardır.

Belki çok pratik gelmeyebilir ve zaman alıcı olarak düşünülebilir. Ancak gerçek başarı isteniyorsa ``üçgensel düşünce'' yöntemiyle çalışılmalıdır.

Şimdi büyük düşünün

O´Keffee, kitabının bir bölümünde, ``büyük düşünün`` diyor. Büyük düşünürken de beyniniz kadar duygularınızı da göz önünde bulundurmanız gerekiyor. Eğer ciddi atılımlar ve açılımlar yaratmak istiyorsanız, bunu mutlaka gerçekleştirmelisiniz.

``Bir önce başardığınızın biraz daha iyisini gerçekleştirmek hiçbir zaman ana hedefiniz olmamalı, hep büyük düşünmeli ve büyük oynamalısınız`` diyor O´Keffee. Ürününüzün pazar payı yüzde 10 ise ve bu pazar payı statik bir biçimde ilerliyorsa, ürününüzü geliştirip daha yüksek bir pazar payını hedeflemeniz yararınıza olacaktır.

``Know-how``ın önemi

Hedefleri belirlerken büyük düşünmenin yanında, uygulanabilir beceriler geliştirmek de gerekiyor. Knowhow´ın buna dayanması organizasyon için olmazsa olmaz bir gereklilik.

Knowhow yaratırken gerçek bilgi ile toplama bilgi arasındaki farkı çok iyi ayırmak gerekiyor. Çünkü, gerçek bilgiye ulaşmak için çok daha fazla çaba sarfetmelisiniz. Üstelik toplama bilgilerin yüzeyselliğini de, gerçek bilgiye ulaşarak bertaraf edebilirsiniz. Toplama bilgi ulaşılması kolay olan bilgidir, fakat çoğunlukla işe yaramaz ve bu bilgiyi edinmeye çalışmak zaman kaybından başka bir şey değildir.

Toplama bilgi için harcanan zaman, gerçek bilgiye ulaşmak için gereken zamandan çalınır. Atılım yaratacak sonuçlara ulaşmak için iki şeye çok önem vermelisiniz: Knowhow yaratma konusunda üstün çaba göstermek ve toplama bilgiler arasında boğulmamaya özen göstermek.

John O´Keffee´ye göre, knowhow yaratırken internetin yanında, organizasyon içindeki kişilerin iletişimi ve bilgi paylaşımı sonucu gerçekleşen bilgi transferi de büyük önem taşıyor. Bu bilgi transferi ne kadar iyi gerçekleştirilirse o kadar verimli bir knowhow oluşturulur ve belirlenen hedeflere de o kadar çabuk ulaşılır. Bu nedenle knowhow´ın yaratılma sürecinde organizasyon içi bilgi transferinin son derece iyi işlemesi birincil gereklilik.

Yaratıcılığın rolü

Hedeflerinizi belirlediniz, knowhow´ınızı yarattınız ve sıra yaratıcı düşünmeye geldi. Yaratmış olduğunuz knowhow´ı sadece mantığınızla değerlendirerek başarılı olmanız çok zor. Gerçekten kaydadeğer bir başarı yakalamak ve hedeflerinize ulaşmak istiyorsanız, yeni oluşturmuş olduğunuz knowhow´ı yeni fikirlerle desteklemeniz gerekecektir.

Hedeflerinize ulaşmak için yaratıcı düşünmeniz gerekir. Yaratıcı düşünce içinde bir miktar hayal gücü barındırır. Bu kritik bir noktadır. Mantıksal düşünmeye, yaratıcılığı da eklemek gerçek farkı yaratacaktır. Asıl önemli olan, hayal gücünü bilgi ile birleştirebilmektir.

İnsan beyninin sol tarafı mantıksal sağ tarafı ise yaratıcı düşünür. Yaratıcı düşünen sağ taraf hayal gücünü de kullanır. Hayal gücünü kullanmak için iki strateji vardır; sizi beynin sol tarafını kullanmaya ve mantıksal düşünmeye zorlayan bariyerleri yıkmak ve hayal gücünün yer aldığı beynin sağ tarafını kullanmak. Beynin her iki tarafını da verimli kullanabilen organizasyonlar atılım gerçekleştirebilirler.

Hareket zamanı

Evet hedefler belirlendi, knowhow oluşturuldu ve yaratıcı fikirler ortaya kondu. Ancak harekete geçilmediği sürece bunların işe yaradığını söyleyemeyiz değil mi? İşte John O´Keffee de böyle düşünüyor olmalı ki harekete geçmenin, bu üç noktadan sonraki en önemli aşama olduğunu söylüyor. O´Keffee´ye göre, sonuca ulaşmanızı sağlayan şey harekete geçmenizdir. Ancak hareket de düşüncenin bir sonucu olarak ortaya çıkar. Sadece düşünüp hiçbir eylemde bulunmamak felaketlere neden olabilir. Ama hep hareket halinde olup hiçbir fikir üretmemek de aslında farksızdır. Gerek bireyler gerekse organizasyonlar düşünce ile harekete geçme arasındaki dengeyi sağladıkları andan itibaren başarılı olmaya başlarlar.

İyi düşünüp harekete geçmeyi başardığınızda sorunlar hakkında hızlı kararlar alma ve onları daha fazla büyümeden halletme şansınız da doğacaktır. Ancak O´Keffee bu noktada da doğru sorunun belirlenmesinin önemine dikkat çekiyor. ``Çünkü aslında hiç de önemli olmayan ancak sizin sorun olarak algıladığınız bir noktada fazla zaman kaybetmek, asıl problemi yakalayıp çözmenizi zorlaştıracaktır. Ayrıntılarla uğraşarak başarısız olmak yerine biraz daha geniş bakarak sorunlar halledilebilir`` diyor O´Keffee.

KALIPLARIN DIŞINA NASIL ÇIKILIR?

KUTUNUN DIŞINA ÇIKIN: John O´Keffee, kitabında, önemli bir noktaya değiniyor; o da fikirlerin sınırlanmaması gerektiği. Eğer kendinizi ya da organizasyonunuzu bir kutunun içine kapatır ve sınırlar belirler, o sınırların dışına çıkmaz ya da içine hiçbir yenilik almazsanız, başarıya ulaşmanız olanaksızlaşır. Bu nedenle de anlayışınızı değiştirmeden, kendinizi içine hapsettiğiniz kutudan çıkamazsınız.

SABİT FİKİRLİLİĞİN ZARARI: Sabit fikirli olmak ve bu fikirleri destekleyecek veriler bulmak son derece kolaydır. Her insanın ve organizasyonun sabit fikirlere dayanan anlayışları vardır. Hele ki günümüzde bu kadar çok bilgi içinde yüzerken sabit fikirli olmak, yapılabilecek en büyük hatalardan biridir. Sabit fikirliliğin bir kötü tarafı da genellikle yanlış bir fikre saplanıp, onunla başarıya ulaşmaya çalışmak, ancak sonunda hayal kırıklığına uğramaktır.

OLUMSUZ DÜŞÜNMEYİN: John O´Keffee´ye göre, bir şeye nasıl bakmak isterseniz, öyle bakar ve o şeyi öyle görürsünüz. Eğer güne ``Bugün kötü bir gün olacak'' diyerek başlarsanız, o gün içinde gerçekleşen tüm kötü şeylere odaklanacak ve iyi giden hiçbir şeyin farkına varmayacaksınız. Oysa yapmanız gereken kendinizi onları nasıl düzeltebileceğinize odaklamak olmalıdır.

ALIŞKANLIKLARINIZI DEĞİŞTİRİN: Başarıya ulaşmak için tüm alışkanlıklarınızı ve iş yapış şekillerinizi de değiştirmeniz gerekecektir büyük olasılıkla. Çünkü, daha önce kullanıyor olduklarınız işe yaramayacaktır. Ancak, içinde bulunduğunuz organizasyon rutin işleri ve prosedürleri değiştirmenin zor olacağını söyleyecektir. Oysa basit iş yapma alışkanlıklarınızı bile değiştirerek önemli farklar yaratabilirsiniz.
 
RENKLİ TOPLANTI YÖNETİMİ

O´Keffee, genel kabul görmüş iş kalıplarının dışına çıkabilmek için iş kültürü değiştirmeye gerek olmadığını, sadece alışkanlıkların değiştirilmesinin bile yeterli olabileceğini söylüyor. Hatta toplantılar ve not alma alışkanlıklarının değiştirilmesinin bile çok büyük farklar yaratabileceğine dikkat çekiyor. Çünkü O´Keffee´ye göre, toplantılar ve not alma bir organizasyonun zamanının yüzde 80´ini alıyor. Peki bu iki alışkanlık nasıl değiştirilecek? O´Keffee kitabında bunu son derece basit bir şekilde açıklıyor.

İlk olarak toplantıları birlikte düşünme seanslarına çevirin diyor O´Keffee. Sonra katılımcıları aynı frekansta düşünmeye yönlendirin. O´Keffee, toplantıya katılan insanları kabaca altı grupta topluyor ve şöyle tanımlıyor:

Beyaz Grup: Gerçekçi, bilgiye önem verirler.

Kırmızı Grup: Duygulara ve önsezilere dayanarak yorum yaparlar.

Siyah Grup: Negatif olanlar. Bir fikrin neden işe yaramayacağını, dikkat edilmesi gereken noktaları belirtirler, yargılama yaparlar.

Sarı Grup: Avantajları, sağlanacak faydaları tanımlarlar, o işin yapılmasının neden iyi olacağını anlatırlar.

Yeşil Grup: Alternatifler, farklı fikirler sunarlar, araştırma yaparlar, yeni düşünceler ortaya koyarlar.

Mavi Grup: Süreci kontrol ederler, amacı belirlerler, kimin ne zaman harekete geçeceğine karar verirler.

O´Keffee tüm bu grupları bir şapkanın içine yerleştirerek gerektiği zamanda gereken grubun fikirlerinin kullanılması sonucunda toplantıların çok daha verimli geçeceğini ve başarıya ulaşılacağını iddia ediyor.

``GERÇEK VERİMİ YAKALAMANIN KURALLARI''

* Azla yetinmeyin, hedefler belirleyin.

* Bilgi denizinde boğulmak yerine işe yarayacak knowhow yaratın.

* Sadece mantığınızı kullanmak yerine yaratıcı düşünün.

* Düşünmeden hareket etmeyin.

* Organizasyonunuzda yaratılan farklı fikirleri birleştirin, sinerji yaratın.

* Sizi kısıtlayan sabit fikirleri bir kenara bırakın, güçlü olun.

* Toplantılardan ve notlardan vazgeçin.

* Harekete geçin, kendinizi ve birlikte çalıştığınız kişileri yüreklendirin.