Ofis Tasarımıyla Verimlilik Artar mı?

İşyeri ortamı iyileştirildiğinde çalışanların verimi yüzde 19 artıyor. Çalışanların yüzde 79’u ofis kalitesinin iş tatmininde etkili olduğunu dile getiriyor. Her 3 çalışandan biri, çalışma ortamının, bir işi kabul edip etmeme kararında belirleyici olduğunu söylüyor. Gensler şirketinin yaptığı araştırmadan çıkan bu sonuçlar, ofis tasarımının önemini ortaya koyuyor. Verimlilikteki bir puanlık artışın bile ölüm-kalım meselesi olduğu, iyi çalışanları bulma ve korumanın son derece kritik hale geldiği bugünkü iş ortamında, ofis tasarımı şirketlerin rekabet silahları arasında yer almaya başlıyor.

Dünyanın önde gelen mimarlık, tasarım, planlama ve danışmanlık şirketlerinden olan Gensler kötü tasarlanmış ofislerin maliyeti konusunda İngiltere’de, hukuk, finansal hizmetler ve medya sektörlerini kapsayan ilginç bir araştırma gerçekleştirdi. Bu araştırmadan çıkan sonuç da son derece çarpıcı; kötü tasarlanmış ofislerin İngiliz iş dünyasına maliyeti yılda 135 milyar sterline kadar ulaşabiliyor.

Bu araştırmanın direktörü Gary Wheeler, araştırmaya katılan yüksek değerli profesyonellerin daha iyi bir çalışma ortamında verimliliklerinin yüzde 19 oranında artacağını söylediklerini belirtiyor. 5 profesyonelden 4’ü çalışma ortamlarının kalitesinin iş tatminleri için çok önemli olduğunu, ama çalıştıkları ofislerin şirketin yaptığı işi ya da kendi işlerinin fonksiyonlarını desteklediğine inanmadıklarını vurguluyor. Çalışanların beşte biri ise ofislerini müşterilerine göstermeye utanıyor.

Wheeler, çalışma ortamının gerçekten de işe alma, işte tutma, verimlilik ve kurumun iş stratejisinde başarısı üzerinde büyük bir etkisi olduğunun altını çiziyor. “İş liderleri varlıklara sabit ya da fazladan maliyet olarak değil, işlerindeki gerçek değerler olan insanların daha iyi ve etkin çalışmaları için gereken bir malvarlığı olarak bakmalılar” diyor.

Tek tip ofis yok
Ofis tasarımı ile iş verimliliği ve etkinliği arasında sıkı bir bağ var. SPGA İngiliz bir tasarım şirketi. Ortaklarından Sevil Peach, bu bağın varlığına katılıyor ama “Bunun nedenleri o kadar da basit ve net değil” diyor. Nedenlerin kuruma, iş yapış biçimlerine ve bulunulan ortama bağlı olarak değiştiğine dikkat çekiyor.

Verimlilik için daha iyi olan tek bir ofis tipi olmadığını, bir ofisin pek çok değişkene yanıt vermesi gerektiğini söylüyor. Bu değişkenler de her şirkete göre farklılık gösteriyor. “Bizce en iyi sonuçlar, ortamın şirketin hedeflerini ve şirketin ve çalışanların ihtiyaçlarını yansıttığı ve desteklediği durumlarda alınır” yorumunu yapıyor.

Peach’e göre, pek çok sektörde çalışma biçimlerinde Taylor yaklaşımından açıkça uzaklaşılıyor. Bunun sonucunda çalışma ortamında hiyerarşi, alan standartları, tekrarlanan çizimler, statik düzenlemeler, belirlenmiş görevler giderek geçmişe karışıyor. Esneklik ve çok işlevlilik modern global ekonomide rekabetçi olmak için daha gerekli hale geliyor. Bireysel açıdan ise çeşitlilik, yetkilendirme, özgür irade ve bireysel egemenlik, önemi giderek artan konular arasında yer alıyor.

Tasarımda duygular da etkili
Özellikle son yıllarda tüm dünyada ofis tasarımının önemi giderek artıyor. Nurus Genel Müdürü Güran Gökyay, ofis tasarımında eşya, mekan ve insan ilişkisinin önemine dikkat çekiyor. Gökyay, “Çevremizdeki eşyaların tasarımları onları, fonksiyonlarının ötesinde, daha yakınlaştırıp, çekici kılıyor. Ürünlerin tasarımları, kullanıcılarının onlara duygusal olarak da yakınlık duymasını sağlayabiliyor” diye konuşuyor. Ona göre, kKişilerin, çalıştıkları mekanlarda konforu bulmaları, ortamdan keyif alabilmeleri işyerinde geçirilen zamanın kalitesini yükseltiyor ve verimliliği de beraberinde getiriyor.

Kendilerinin de son 10 yıllık dönemde, ofis mobilyalarını geliştirirken, esas olarak insan faktörünü, yalnız fiziksel değil, duygusal açıdan da ele aldıklarını vurguluyor. “Motivation Design” sloganını benimsemelerini de buna bağlıyor. “Ofisler için değil, öncelikle insanlar için tasarlıyor ve üretiyoruz, insanların bu ortamlarda daha mutlu ve verimli olduğunu biliyoruz” yorumunu yapıyor.

Ofis tasarımı ve ofis mobilyalarına yapılan yatırımın yıl sonunda bilançolara olumlu yansıdığı da bir gerçek. Gökyay, sözlerini şöyle bitiriyor: “Yakın zaman içinde, ofis tasarımlarında kurumsal kimliği yansıtan unsurların yanında, çalışanların istek ve ihtiyaçlarını baz alan, tatmin eden çalışma ortamları artmaya devam edecektir.”

Tasarımda sektör farkı
Ofis tasarımları sektörlere göre farklılık gösterebiliyor. Örneğin, bireysel çalışmanın gerektiği sektörlerde kişilere özel bölmeler kullanılırken gazetecilik ya da reklam gibi sektörlerde ise açık, çalışanların her an birbirleriyle iletişim kurabilecekleri ofisler verimlilik üzerinde etkin oluyor. Net Mimarlık Yönetim Kurulu Başkanı Ari Doruk, aynı sektörde bulunup farklı iş stratejileri içersinde olan şirketlerin de ofis tasarımlarını daha farklı gerçekleştirebildiklerini söylüyor.

Bunun için şirketin çalışma sistemini, kurum kimliğini, pazardaki yerini çok iyi araştırmak gerekiyor. Doruk, örnek olarak hukuk ofislerini veriyor. Bu ofislerde konsantre olunabilecek, sıcak, akustik yönden izole edilmiş mekanların tercih edildiğini belirtiyor. Teknoloji firmaları ise daha teknolojik materyallerin bir araya gelmesinden oluşan tasarımları tercih ediyor.

Ancak Doruk, yine de bir sınırlamaya gidilmemesi taraftarı.
“Ofisler şehirler gibi tasarlanmalı. Çünkü şirketlerin her departmanı başlı başına bir fonksiyon üstlenir ve departmanların çokluğu karmaşık ilişkiler içerir” diyor. Departmanlar arasındaki karmaşık ilişkiler iyi çözüldüğü zaman da çalışma performansında artış ve hız sağlanabiliyor. Bu da beraberinde verimliliği getiriyor.

Çalışan da talep ediyor
Türkiye’de özellikle kurumsal yapılanma içinde olan şirketler ofislerini bu yapı çerçevesinde yenilediler ve yenilemeye de devam ediyorlar. Vendo Yönetici Ortağı Gözde Canbulan Morera, ofis tasarımlarındaki yenilenmenin sektörlerdeki rekabetten de kaynaklandığını, şirketlerin belirli bir standarda gelmesi amacıyla yapılan yenilikler olduğunu söylüyor. “Şirketler biliyorlar ki, kendilerini standartlar doğrultusunda, yani verimli çalışma ortamları yaratmak üzere, yenilemezlerse sektördeki rekabet şansları da ciddi ölçüde azalmış olacak” yorumunu yapıyor. Ayrıca mimarların da bu konudaki rollerinin büyük olduğunu, şirketleri çok başarılı yönlendirdiklerini vurguluyor. Yenileme aşamasında mimarların ve mobilya tedarikçilerinin tavsiyeleri doğrultusunda en verimli çalışma ortamlarının yaratıldığına dikkat çekiyor.

Morera’ya göre, çalışanlardan da ofis tasarımının değişimine yönelik talep geliyor ama bu talep doğrudan değil, dolaylı gerçekleşiyor. Zaten çalışanların rahatsızlığı iş verimliliklerine yansıdığı için doğal olarak şirket sahipleri böyle bir değişime gidiyorlar. En büyük sözlü şikayetler ise ergonomi ile ilgili oluyor. Dinamik ve insan anatomisine uygun ortopedik, sağlıklı oturma gruplarının olmaması sonucunda ortaya çıkan rahatsızlıklar da bunu gösteriyor. Morera, “Dolayısıyla, daha çok oturma gruplarına dikkat ediliyor. Çalışan kişinin boyuna göre sırt, baş ve kol yüksekliğinin ayarlanabileceği, beli düzgün bir şekilde kavrayarak destekleyen koltuklar tercih ediliyor” diyor.

Teknoloji verimlilikte etkili
SPGA ortaklarından Sevil Peach, teknolojinin ve bu alandaki gelişmelerin ofis tasarımında ve verimlilikte çok büyük etkisi olduğunu vurguluyor. Teknolojinin neredeyse her yerde çalışabilmeyi olanaklı hale getirdiğine, her ne kadar bazı sınırlamalar olsa da, çalışmak için masalara zincirli olunmadığına dikkat çekiyor. “Bu esneklik, verimlilik kaybı olmadan, biz tasarımcıları işin anlamını, nasıl çalıştığımızı ve içinde çalıştığımız ortamları dikkate alır ve yeniden değerlendirerek farklı şekilde ele alır hale getirdi” yorumuyla konuya yaklaşıyor. 

Peach’in dikkat çektiği bir başka konu da teknolojiden kaynaklanan bu yeni hareket özgürlüğünü keşfetmenin verdiği heyecanla popülerleşen ev ofisleri. Ama Peach’in bu konuya yaklaşımı farklı. “Her ne kadar hepimiz evde çalışmaktan hoşlansak da, evde ya da hareket halinde çalışmanın ofis ihtiyacının yerini alacağına inanmıyorum” diyor. Ofislerin yine önemli bir iş ihtiyacını ve sosyal ihtiyacı karşılamaya devam edeceğini, çalışmanın bir arkadaşlık ve sosyal etkileşim, etkin çalışma, iletişim ve işbirliği matrisi olduğunu söylüyor. Sözlerini, “İnsan bazında yaratmak ve karşılıklı paylaşmak hem kurumun hem de bireyin başarısında hala önemli bir rol oynuyor. Bu nedenle akıllı, duygusal ve insani çalışma ortamları, çalışanları çalışma arkadaşları ile topluluğun bir parçası olarak bundan keyif almaya yöneltmek için yaratılmıştır” yorumuyla tamamlıyor.

Sevil Peach / Spga Ortağı
Verimli Ofis Tasarımı Nasıl Olmalı?

Ortak Temalar Tüm işler ve sektörler için artan bir şekilde ortak olan temalar birliktelik, iletişim, bağlantı, etkileşim, takım çalışması, bilginin paylaşımı, hızlı karar verme ve pazara hızlı girmedir. Günümüz ofisi tüm bu iş hedeflerini desteklemek ve bunun yanında 7 gün 24 saat çalışma yöntemlerini hedefleyen insani ve zevkli bir ortam yaratmak durumundadır.

İlham Vermeli İş ortamı bağlayıcı ve şaşırtıcı olmak zorundadır. İçinde yer alanlara ilham vermeli, motive etmeli, davetkar olmalı ve yaratıcılığı teşvik etmelidir. İşbirliği yapma isteğini ve ortak bilinci desteklemeli, esnek, uyum sağlanabilir ve değişime açık olmalı, sahiplenme, rahatlık ve kendine güven hislerini ortaya çıkarmalıdır.

Farklılıklar Sunmalı Biz tek bir çalışma biçimi olması gerektiğine inanmıyoruz. İş ortamları hepimizin gün içinde farklı şekillerde çalıştığımızın farkında olmalı ve bunu yansıtmalı. İnsanlara işyerlerini ve işlerine en iyi uyan gereçleri seçmelerine olanak sağlamalı. Farklı iş ortamları ve konseptleri sunmalı, onların birey olarak, takım içinde, konsantre olarak ve iletişimde bulunarak çalışabilmelerine izin vermeli.

Güran Gökyay / Nurus Genel Müdürü
Avrupa’da Tasarım, Abd’de Fonksiyon
Mobilyalar Değişiyor Teknolojinin gelişmesi ofis içinde zaman kaybını minimuma indirdi, toplantıya giderken kişiler bilgisayarları ve telsiz telefonları ile hareket edebiliyorlar. Mobilya sistemleri de buna yönelik tasarlanıyor. Toplantı masasına dönüşebilen çalışma masaları, grup çalışmasına olanak veren konforlu oturma birimleri gibi…

Ofisler Hep Olacak Teknolojinin gelişmesi ev-ofis kavramını da beraberinde getirdi ve tüm dünyada yaygınlaştı. Ancak, ülkemizde çok yaygın olmayan serbest (freelance) çalışma tarzı dışında bu sistemin çok da kabul gördüğünü söyleyemeyiz. Ofisler varlıklarını sürdürüyorlar ve sürdürecekler.

Evlerde De Çalışılıyor Ama çalışma saatleri ofis dışına da çıktı, evlere girdi. Evlerde de çalışma mekanları yaratılmaya başlandı. Artık ev ortamı ile kesişen özellikler taşıyan ve tasarımları ile ilgi çeken mobilyalar ve aksesuarlar tasarlanıyor. Ancak özellikle ülkemizde hala ofis ortamlarında daha verimli çalışıldığı da bir gerçek. Ofislerde de sıcak, konforlu, “home ofis” tadında tasarımlar beğeni toplamaya artarak devam ediyor.

Abd Fonksiyonu Seçiyor Amerika’da ofis mobilyalarında fonksiyon tasarımdan daha ön plana çıkıyor. Klasik panel sistemleri Amerika pazarında çok yaygın olmasına karşın, Avrupa’da daha çok açık ofis sistemlerinden oluşan modüller tercih ediliyor. Ayrıca, Avrupa’da, özellikle İtalya’da tasarım ürünleri daha çok tercih ediliyor.

Ergonomi Şart Bir de iki pazarda ürünlerin ölçülerinde birtakım farklılıklar bulunuyor. Amerika’da “lateral filing” diye tabir edilen dosyalama sistemleri çok yaygın kullanılıyor. Oysa ki bu sistemler Avrupa’da çok fazla tercih edilmiyor. Her iki bölgede de kullanılan modüllerin ergonomik olması konusunda oldukça ayrıntılı standartlar bulunuyor.

Daha İyi Ofis, Daha Fazla Verimlilik
Gensler’in “Workplace Europe” araştırmasının direktörü Gary Wheeler, araştırmadan öne çıkan sonuçları şöyle özetliyor:
• Daha iyi bir çalışma ortamı, çalışan verimliliğini yüzde 19 artıracaktır.
• Her 5 profesyonelden 4’ü iş tatmini için çalışma ortamının kalitesinin önemli olduğunu söylüyor.
• Profesyonellerin yüzde 33’ü çalışma ortamlarının bir işi kabul etme ya da reddetme kararları üzerinde etkili olduğunu söylüyor.
• Katılımcıların yüzde 58’i ofislerinin şirketlerinin yaptığı işi ve kendi görevlerinin işleyişini desteklemek üzere tasarlanmadığı görüşünde.
• Profesyonellerin sadece yarısı çalışma ortamlarını iyi ya da çok iyi olarak niteliyor.
• Katılımcıların yüzde 35’i şirketlerinin çalışma ortamının kalitesini iş konusunda birincil öncelik olarak görmediğine inanıyor. Bu rakam medya sektöründe yüzde 44’e çıkıyor.
• Profesyonellerin yüzde 19’u çalışma ortamlarını müşterilere göstermeye utanıyor, yüzde 28’i gurur duyacağını söylüyor ve yüzde 53’ü de tarafsız kalıyor.
• Açık plan ofisler daha baskın görünüyor. Profesyonellerin yüzde 50’si ise kendilerine özel ofislerde çalışmayı tercih edeceklerini belirtiyor.
• Araştırmadan çıkan bir diğer sonuç da profesyonellerin yüzde 38’inin çalıştıkları ofiste yaratıcı ya da yenilikçi olmanın çok zor olduğunu düşünmeleri.

N. ASLI TEKİNAY
[email protected]