Tasarım Karı % 20 Artırır mı?

Rakamlar her şeyi açıkça ortaya koyuyor. İyi bir ofis tasarımı çalışanların verimini yüzde 60’a, kârı yüzde 20’lere varan oranlarda artırıyor. Bu nedenle şirketler ofis tasarımına büyük önem veriyor. İşyerini, işbirliğini ve takım çalışmasını güçlendirecek şekilde yeniden dizayn ediyorlar. Avrupa’da ofis tasarımına standartlar getiriliyor. Açık ofisler, şeffaflık ve takım çalışmasına yönelik yerleşimler yaygınlaşıyor. Kişi başına ayrılan alanlar büyüyor, temiz hava ile çalışanların zinde tutulması sağlanıyor.

ABD’nin önde gelen mimarlık şirketlerinden Gensler’in üst düzey yöneticilerinden Jim Williamson, “ABD İşyeri Araştırması” sonuçlarını tamamladıklarında, ortaya çıkan sonucun kendilerini şaşırttığına dikkat çekiyordu. “Gerçekten müthiş rakamlar ortaya çıkmıştı ve bu hepimiz için büyük sürpriz olmuştu” diye anlatıyordu.

Gensler’in üst düzey yönetimini şaşırtan araştırma, ofis tasarımının işyerindeki verimlilik ve motivasyona etkisini ortaya koyuyordu. 2006 yılında, 2 binin üstündeki çalışanla yapılan araştırmada, “ofis tasarımı ve işyerine kazancı” sorgulanıyordu. Araştırmadan çıkan en önemli sonuç ise daha iyi tasarımın, toplam performansı artırdığına yönelikti. Katılımcıların yüzde 90’ı bu görüşü ileri sürüyordu. Üstelik, çalışanların yüzde 48’ine göre, harika ofis ortamı, onları daha fazla işyerinde kalıp çalışmaya yöneltiyordu.

Gensler’den Jim Williamson, “Bu nedenle de giderek daha fazla şirket ofis tasarımına önem veriyor, yenilikler peşinde koşuyor. Hedef, verimliliği ve motivasyonu artırmak” diye konuşuyor.

Sadece ABD’de değil, dünyanın dört bir yanında bu eğilim kendini iyice göstermeye başladı. Bir yanda çalışanların talepleri, diğer yandan da örnek şirketlerin uygulamaları öne çıkıyor. Şirketler, “insana yatırım” yaklaşımından da hareketle, çalışanlarını motive edecek, işbirliği ve takım çalışmasını destekleyecek tasarımlara yöneliyorlar. İşte bu noktada da devreye, tasarımın yanı sıra, ergonomi giriyor.

Bu alanda danışmanlık veren Vendo’nun yönetici ortağı Gözde Canbulan Morera, “Artık ofislerde takım ruhu, çalışanların motivasyonu ve ergonomi kavramları üzerine duruluyor” diyor ve şunları ekliyor:

“Bu da yönetici çalışan ilişkisini ikili çalışma anlamında daha yoğunlaştırıyor. Geleceğin ofisleri, hatta şu an birçok yeni ofiste bu uygulama hayata geçiriliyor. Açık ofisler, şeffaflık ve takım çalışmasına yönelik yerleşimler yaygın. Ara yöneticilerin çoğalmasından dolayı büyük hiyerarşiler yok artık. Gruplar halinde kurumsal hedeflere ulaşmak amaçlanıyor. Bu da her yönü ile dekorasyona ve mobilya yerleşimine yansıyor.”

Performans Yüzde 60 Arttı
Rahat bir ortamda bulunmak, ofis içinde bütün gününü geçiren çalışanların çalışma sürelerini uzatıyor. İşyerinde verimlilik artışı sağlamak için ofis tasarımının doğru yapılması gerektiğini belirten Net Mimarlık sahibi Ali Doruk, “Bugün baktığınızda birçok çalışanın baş ve bel ağrısı yaşadığını, gözlerinin bozulduğunu görüyorsunuz. Hala ofislerde akustik sorunları var. Oysa ki, beyaz yakalıları mutlu ettiğiniz sürece performansını artırıyorsunuz” diyor. Verimlilik artışı sağlamak için dünyada belirlenmiş bazı standartları kullanmanın yeterli olacağını söyleyen Doruk, bu standartların kişi başına ayrılan metrekareden başlayarak, aydınlatmaya, masa yüksekliği, telefonun sesine, ışığa, ışığın çıkardığı sese, ışığın direkt gelip gelmemesine ve hatta yerdeki halının sesi emip emmemesine kadar detaylı olarak belirlendiğini söylüyor.

Avrupa standartlarına göre kişi başına 8 metrekare, ABD standartlarına göre 7 metrekare alan ayırmak gerektiğini söyleyen Doruk, “Türkiye’de yapılan iç mimarlık ofislerde hep lüks olarak görülüyor. Halbuki yapılan iyi bir planlama ve düzgün bir sistemle verimliliği çok ciddi oranlarda artırmanız mümkün. Bu çalışmaların şirketlere minimum yüzde 20 kâr artışı getirme potansiyeli var. Tasarımını yaptığımız son üç ofisin İK departmanlarından aldığımız bilgiye göre yüzde 60 oranında performans artışı yaşandı” diye konuşuyor.

İnsan Sağlığı Her Şeyin Önünde
Ofiste verimliliği artırmanın birinci koşulu olarak ergonomi gösteriliyor. Bir çalışan ne kadar rahat hissediyorsa, o kadar uzun ve verimli çalışabiliyor. Sırt, bel, baş ağrısı çekmediği için erken yorulmuyor. Ayrıca, konsantrasyonu da dağılmıyor. Vendo Yönetici Ortağı Gözde Canbulan Morera, verimliliği artırabilmek için yapılan işin gerektirdiği ihtiyaçları karşılamaya yönelik olarak düzenlenmiş bir ofis yaratılması gerektiğini ifade ediyor. Morera, “Örneğin takım çalışmasının önemli olduğu bir ofiste, iletişimi yüksek ve başarılı sonuçların alınmasını sağlayabilecek ortamların yaratılması gereklidir. Her şeyden önce insan sağlığının ön planda tutulması gerekiyor. Eğer çalışanlar rahat bir koltukta oturmuyor ve bedensel ağrılar çekiyorsa onlardan bekleyebileceğimiz verim de kısıtlı olacaktır. Bu nedenle ergonomi artık ofis tasarımının vazgeçilmez bir kavramı olarak ortaya çıkmaktadır. Şirketlerin de ergonomiyi bir ihtiyaç olarak değerlendirmeleri gereklidir” diye konuşuyor.

Üretici firmaların da pazarda öne çıkmak için işlevselliği önemsediklerini ve bunu önemli bir değer olarak sunduklarını belirten Morera, “Ofis mobilyalarındaki ergonomi, çalışan insanın verimini artırmaya yönelik dizaynlar ve sonucunda çalışma hayatını kolaylaştıran ürünler sunmak Avrupalı üretici firmaların önemsedikleri özeliklerin başında geliyor” diyor.

İletişimle İşbirliği de Artıyor
İletişim eksikliği, ofislerde işbirliğinin artmasının önünde de engel teşkil ediyor. Çoğunlukla ofislerde bir departmanın diğer departmanın yaptığı programdan haberi bile olmayabiliyor. Ancak zaman zaman molalarda beraber kahve içerken iletişim kuran çalışanlar şirket içi diyaloğun kurulmasını sağlıyor.

Buna benzer detayların küçük ama etkili sonuçlar doğurduğunu, işlerin hızlandığını söyleyen Net Mimarlık sahibi Ali Doruk, ofislerde işbirliğini sağlamanın yolunun iletişimden geçtiğini söylüyor. Bunun için yine iletişime imkan tanıyan ofisler tasarlanması gerektiğini söyleyen Doruk, “İşbirliği departmanların birbirleriyle iletişimi ile söz konusu olur. Örneğin, ortak bir alanda ‘coffee break’ bölümü yaratmak ve insanların burada bir araya gelmesini sağlamak gerekir. Böylece birbirinden farklı departmanlarda olan insanlar burada iletişime geçebilecek imkanı bulur” diye konuşuyor. Türkiye’de toprak değerli olduğu için geniş binalar yapılmadığına dikkat çeken Doruk, şöyle devam ediyor: “Orta çaplı ofislerde ufak bir oda ile bu ortamı yaratabiliyorsunuz. Büyük ofisler çok sayıda kata yayıldığında iletişim iyice kopuyor. Mümkün olduğu kadar geniş ve yatay ortamlara yayılmakta fayda var. Birimler birbirini görebiliyorlar, birbiriyle ilişki kurabiliyor. Ofisin içinde gezebiliyorlar. Başkalarının yaptıkları işi görüp, işle ilgili konuşabiliyorlar. Mesela Mynet’i çok katlı bir ortamdan tek katlı bir ortama taşıdık. Performansın ne kadar arttığına inanamazsınız.”

İşyeri Coğrafyası Değişiyor
Ofis tasarımında dikkat edilmesi gereken bir başka konu da ortak kulanım alanları. Son zamanlarda alçak panelli açık ofisler içine serpiştirilmiş ufak toplantı, dinlenme, kafeterya köşeleri, kitaplık, araştırma gibi ortak kullanım alanlarının oluştuğunu söyleyen BMS Yönetim Kurulu Üyesi Neslihan Işık, şöyle anlatıyor:

“Çalıştığımız firmalardan Herman Miller bu gelişime ‘işyeri coğrafyasının değişimi’ diyor. İnsanlar sosyal varlıklar olduğundan izole alanlara ihtiyaçları olduğu kadar takımlaşabilecekleri, projeler üzerinde toplanabilecekleri alanlara ihtiyaç duyuyorlar. Bu mekanlar sosyal ve yüksek sirkülasyonlu alanlar olduğundan fonksiyonlarına dikkat edilmeli. Temizlenebilir, dayanıklı malzemeler öne çıkıyor. Canlı renkler, hafif yormayan detaylar düşünürken toz ve leke tutmamasına da özen göstermeli. Vücut ısısını dengeleyen koltuklar toplantıların verimli geçebilmesi için ergonomik açıdan önemli. Dikkat dağıtmayan elegan tasarımlar toplantıların verimine etki edecektir.”

Bu alanların tasarlanmasında en önemli konulardan birisi de havalandırma. Toplantı alalarında havalandırmanın çok büyük önem taşıdığını belirten Ali Doruk, “Herhangi bir havalandırma tesisatı Türkiye’deki yöneticiye yetiyor. Ama yapılan araştırmalar dışarıdan basılan temiz oksijenin verimliliği yüzde 20 artırdığını gösteriyor. Bunu herkes göz ardı ediyor. Temiz hava basınca, çalışanların içeride kalma süresi artıyor. Baş ağrısı yaşanmıyor. Bu yöntem Vegas’ta kumarhanelerde insanların zihnini açık tutmak, uyanık kalmalarını sağlamak için uygulanıyor” diye konuşuyor.

Avrupa’da Zorunluluk Oluyor
Avrupa ülkelerinde ofis tasarımlarının belirli normlara bağlandığı görülüyor. Örneğin, yükseklik ayarlı çalışma masaları Almanya, Hollanda, Avusturya gibi birçok Avrupa ülkesinde kanunen çalışanın işyerindeki sağlığı açısından bir norm haline geldi. Bu ülkelerde proje ihalelerinde bu tarz masaların çalışma mekanlarında kullanılması kanunen zorunlu. Çünkü uzmanlar sadece yükseklik ayarlı çalışma koltuklarının ergonomi için yeterli olmadığını, çalışma masalarının da aynı şekilde senkronize olarak ayarlanmasının tam ergonomi açısından şart olduğunu vurguluyor. Bu durum, AB kapısındaki Türkiye için de belirli standartlara uyumu zorunlu hale getirebilir.

Ofis mobilyasındaki yeni tasarımların ve teknolojilerin sergilendiği Orgatec Fuarı’nda yükseklik ayarlı çalışma masalarının en fazla üzerinde durulan tasarımlar olduğunu belirten Gözde Canbulan Morera, şöyle anlatıyor: “Artık bu pazarda rekabetin çok yoğun olduğu ve seçicilikte kalite, ergonomi ve uluslararası normların önem kazandığı bir döneme girildi. Ayrıca, ürünlerin kullanım esnekliği ve basit bir şekilde birçok amaca hitap ediyor olmaları gerekiyor. Yani kısaca pratik, fiziksel ve ruhsal olarak çalışanları yormayacak, zaman kaybettirmeyecek ve işe yarayan ürünler olmaları gerekiyor.”

Bilgisayar ankastre edilmiş, sandalyesinde mouse bulunan ütopik mobilyaların da geliştirildiğini söyleyen Net Mimarlık sahibi Ali Doruk, bu ürünlerin çok pahalı olarak değerlendirildiği için şimdilik Türk şirketleri tarafından talep edilmediğini söylüyor.

 “Kişi Başına 8 Metrekare Ayırıyoruz”
Ali Doruk / Net Mimarlık Sahibi

Kişi Başı 7 Metrekare
 Tüm ofis tasarımlarında ortak olarak dikkat etmeye çalıştığımız belli noktalar var. Kişi başına minimum 7 metrekare vermeye çalışıyoruz. Batı’da müdür odası 19-25 metrekare arası. Türkiye’de müdür odaları 35 metrekareye çıkıyor. Dünya normlarında genel müdür odası 35-40 metrekare arası. Türkiye’de ise 100 metrekare olması gerekiyormuş gibi düşünülüyor.

Anti-Statik Özellik Olmalı
 Mümkünse ofislerin yerlerinde karo halı kullanmaya çalışıyoruz. Çünkü ses emiciliği ve anti-statik özelliği var. Bilgisayar ve elektronik araçları kullanma zorunluluğumuz olduğundan beri statik çok büyük önem taşıyor. İnsan vücuduna da çok büyük etkisi var. Aydınlatmada ise ofise yönelik standartları olan aydınlatma ürünlerini kullanmayı tercih ediyoruz.

Temiz Hava Kullanıyoruz
 Havalandırmaya çok önem veriyoruz. Muhakkak temiz hava opsiyonunu kullanmaya çalışıyoruz. Mümkünse ayrı yerlere ayrı ısı dereceleri kullanma imkanı sağlıyoruz. Farklı şehirlerde optimum ısı da farklı oluyor. Mesela Batı’da ortalama 20-21 derece ama İzmirli bir hanım minimum 23 derece istiyor. Bölgesel olarak buna benzer farklılıklar olabiliyor.

Ofis Tasarımında Dikkat Edilen 4 Nokta
Ergonomi insan vücudunu ve nasıl hareket ettiğini inceleyen bir disiplin. Ergonomi beraberinde verimliliği de getiriyor. Türkiye’de BMS’nin temsilciliğini yaptığı Herman Miller markasının ergonomi uzmanı Maria Andreu ve ofis tasarım uzmanı Nigel Baldwin, bu konuda çalışan iki uzman.

Ergonomi
Andreu’ya göre ofis için yapılan tasarımlarda masadan ışıklara, kapıdan ofis sıcaklığına kadar her şeyin ergonomik olması gerekiyor. Andreu, “Çok sıcakta, çok soğukta, karanlıkta çalışamazsınız. Masanız, klavyeniz ve bilgisayarınızın ekranı birbirine paralel olmalı. Yoksa, kaslarınızı gerer ve omurganızdaki diskleri ezersiniz” diyor.

İletişim
Bugün ofislerde çalışanların çoğu açık ofislerde, yanyana masalarda çalışıyor. Üst düzey yöneticilerin ise tek başlarına oturdukları makam odaları ya da özel ofisleri bulunuyor. İletişimin önemine değinen Baldwin, “İnsanlar iletişim kurarak kendilerini ve işlerini geliştiriyorlar. İşte ofis mobilyaları da bunu destekleyecek şekilde tasarlanmalı” diye konuşuyor.

Oturma Düzeni
Ofis tasarlarken çok fonksiyonel ve demokratik bir oturma düzeni oluşturmaya çalıştığını söyleyen Baldwin, “İnsanların birbirleriyle konuşabildiği, iletişim kurduğu ama mahremiyete ihtiyaç duyduklarında da bunu sağlayabildikleri bir ortam yaratıyoruz” diyor.

Keyifli Ofis
 İnsanların mola verdiklerinde kullandıkları alanların önemine değinen Baldwin, bu alanların rahat ve huzur verici olması gerektiğini belirtiyor. Baldwin’e göre, bu alanlar organizasyonel yapıya uygun özel çözümler sunularak, çalışanların mola süreçlerini en iyi şekilde geçirmelerine yönelik olarak tasarlanmalı.

 “Malzeme Bilinçaltını Etkiliyor”
Neslihan Işık / Bms Yönetim Kurulu Üyesi

Açıklık Verimi Artırıyor
 Ofislerde kullanılan malzeme ve renkler özellikle çalışanların bilinçaltında ve psikolojisinde etki yapacağından büyük önem taşıyor. İşyerinin yönetim şeması yatay ise açık alanlar, transparan bölmeler ve ortak alanların kullanımı ile iletişim ve verim artırılabiliyor.

Renk Psikolojiyi Etkiliyor
 Açık alanlarda gözü yormayan, daha açık tonlar ve doğal malzemelere yönelmek, mekanın sıcaklığını artırabilir. Renk, doğrudan insan psikolojine etki yapan bir unsurdur. Fantoni firması Mario Viola adında bir psikologla yaptığı çalışmada mobilya üzerine uyguladığı renk huzmeleri ile psikolojik rahatlamayı sağlayan bir seri üretti ve İtalya'da önemli ödüller kazandı.

Şeffaflık Önem Kazanıyor
 Verimli işyerleri için açıklık ve transparanlık önem kazanırken, gizliliğin önemli olduğu mekanlarda ses izolasyonlu ve kapalı mekanları sıcak kılmak için doğal malzemeler ve doğaya yakın nötr renklerle çalışmak uygun olabilir. Uzun soluklu kullanımı olan ofis mobilyalarında zamanın getirdiği gereksinimlerle renk değiştirebilme kabiliyeti önemlidir.
 
Tasarımın Kâra Etkisi
Yüzde 20 İyi bir ofis tasarımı, kârı minimum yüzde 20 artırıyor

Çalışanlar “İşyeri tasarımı” için ne diyor?
- Üst düzey yöneticilerin yüzde 90’ına göre iyi ofis, karlılığı da artırıyor.
- Çalışanların %48’i, “Şirketimizde verimli bir ofis yaratma önceliği yok” diyor.
- Katılanların yüzde 30’u, “Ofisimiz, işyerinde işbirliğine uygun değil” yanıtını veriyor.
- Oysa yüzde 67’si arkadaşlarına yakın olduklarında daha etkin olduklarını belirtiyor.
- Çalışanların yüzde 64’ü, “Tasarım sürecine biz de katılalım” şeklinde konuşuyor.
- Yüzde 35’ne göre kötü tasarımlar ofisleri gürültülü hale getiriyor.
- ABD’li çalışanların yüzde 32’si de kötü ucuz ve rahat olmayan mobilyalardan şikayetçi.

Özgür Gözler
[email protected]