Verimlilik formülleri

Yönettikleri şirketler için daha çok değer yaratmak isteyen CEO’ların öncelikle kendi iş yaşamlarını verimli kılması gerekiyor. Bu nedenle her CEO’nun kendine has bir “verimlilik formülü” var. Kimi çalıştığı asistan sayısını artırıyor, kimi meditasyon yapıyor kimi de günlük listelerle hareket ederek işteki verimliliği en üst seviyeye çıkarmaya çalışıyor. Dengeli yaşamın verimliliği artırdığına inanan da var, Stephen Covey’in etkili insan olmak için önerdiği 7 prensibi uygulayan da... İşte 10 farklı CEO’nun 10 farklı kişisel verimlilik sırrı.

1- ZAMANI ETKİN KULLANIYOR
DHL Express Türkiye ve Fransa CEO’su Michel Akavi, iş hayatını “Bir iş ona verilen süre kadar uzar” sözleriyle tanımlanan Murphy kuralına göre planlıyor. Bu kuralı hayatına nasıl uyguladığını da şöyle anlatıyor: “DHL Express’in hem Türkiye hem Fransa operasyonlarını yönettiğim için çok sık seyahat ediyorum. İş seyahatine çıkarken bavulumu evden çıkmama az bir süre kala, 10 dakika içerisinde hazırlarım. Bu iş için ayıracağım maksimum süre budur ve aşmam. İş hayatım için de bu prensibi benimsiyorum. Sunumlarımı olabildiğince az sayıda slayt ile sınırlı tutuyor, toplantılarımı da mümkün olduğunca kısa tutmaya özen gösteriyorum. Mail ve mesajtrafiğini ise cep telefonumdan kısa yanıtlarla yönetiyorum; böylelikle bilgisayar başında saatler harcamıyorum. Bu anlamda günümü daha verimli geçirmemi sağlayacak teknolojik gelişmelerden olabildiğince faydalanmaya özen gösteriyorum. Her akşam, ertesi gün için yapılacaklar listemi hazırlıyorum. Bu listeyi uzun tutmam, en fazla üç konu ile sınırlandırırım. Tüm iş süreçlerimi olabildiğince ekonomik kullanmaya çalışıyorum ancak diğer yandan da yönetim ekibimle olabildiğince sık aralıklarla biraraya geliyorum. Düzenli olarak onların fikirlerini almak ve kendi görüşlerimi onlarla paylaşmak benim için önemli. Bence doğru çalışan seçimi, bir iş yerinde verimli olabilmenin en önemli noktalarından birini oluşturuyor. Kaliteli ve başarılı insanları seçip onların motivasyonunu yüksek tutarak, iş yerinde verimliliğin daha da artırabileceğine inanıyorum.”

2- UZUN DÖNEMLİ PLANLAMA YAPIYORUM”
GALYA FRAYMAN MOLİNAS / COCA-COLA TÜRKİYE, KAFKASYA VE ORTA ASYA BÖLÜM BAŞKANI
EN ÖNEMLİ KAYNAĞIMIZ Zaman hayatta belki de en önemli kaynağımız. Bu değerli kaynağı iyi kullanabilmek için kişisel farkındalığın çok önemli olduğunu düşünüyorum. Kişisel verimliliğinin daha yüksek veya düşük olduğu dönemler, saatler var. Bunu bilmek büyük fayda sağlıyor.~
KIYMETLİ SABAH SAATLERİ
Günün belirli saatlerinde farklı aktiviteleri daha iyi yapabildiğimi biliyor ve buna göre hareket ediyorum. Bir örnek vermek gerekirse; sabahları daha verimli çalıştığıma inanıyorum. Bu sebeple kıymetli sabah saatlerini israf etmemek benim için önemli.
ÇOK ERKEN KALKARIM
Çok erken kalkar, sabah saatlerini düşünmek ve zor konuları çözmek için değerlendiririm. Uzun dönemli planlama yaparım. Cuma günleri veya hafta sonunda iş ve kişisel hedeflerim ışığında bir sonraki haftanın, ayın veya çeyreğin işlerini planlarım. Verimlilikte teknoloji de çok önemli bir unsur. Teknolojiyi ihtiyaçlarınıza göre iyi kullanabilmek büyük avantaj getiriyor.

3- DAHA ÇOK SAHA VE KISA TOPLANTI
Birçok üst düzey profesyonel gibi yoğun bir iş temposuna sahip olan Efes Türkiye Genel Müdürü T. Altuğ Aksoy, zamanını verimli kullanmak için kendine özel yöntemler uyguluyor. Bu yöntemleri şöyle paylaşıyor: “Yoğun bir program öncesi enerji toplamak için güne yürüyüşle başlarım. Sabahları gazeteleri gözden geçirerek Türkiye ve dünya gündemini takip ederim. Günümüz temposunda zamanımızı verimli kullanmak önemli, bu sebeple trafiğin nispeten daha açık olduğu erken saatlerde yola çıkarım ve ofise erken ulaşırım. Bu bana gün içindeki programımı gözden geçirmek için zaman kazandırıyor. Toplantılarımı özellikle sabah saatlerinde yapmaya dikkat ederim. Sabah saatlerinde yapılan toplantıların daha dinamik ve verimli olduğunu düşünüyorum. Toplantıların süresi de çok önemli, iç toplantılarımı maksimum 45 dakika ile sınırlarım. Kısa ve gündemi önceden belirlenmiş toplantıların iş süreçlerini hızlandırdığını görüyorum. İşimde verimliliği artıran bir diğer unsurun da iş arkadaşlarımla birlikte sahada bulunmak olduğunu düşünüyorum. İş ortaklarımızın ve tüketicilerimizin nabzını ancak onlara yakın olduğumuzda tutabiliriz. 43 yıldır bu felsefe ile yolumuza devam ediyoruz ve çalışmalarımızı ortaklık kültürü ile yapmayı seviyoruz. İş dışındaki zamanımı da kaliteli geçirmeye gayret gösteriyorum. Hafta sonları olabildiğince ailemle vakit geçiriyorum. Dinlenmiş olarak yeni bir haftaya başlamak önemli, verimliliğimi olumlu yönde etkiliyor.”

5- TEKNOLOJİYİ ETKİN KULLANIYOR
GÜLDEM BERKMAN / NOVARTİS TÜRKİYE ÜLKE BAŞKANI
AKILLICA KULLANIM Bireysel ve şirket başarısına ulaşmak için sahip olduğumuz tüm kaynakları en verimli şekilde kullanmamız gerektiğine inanıyorum. Zamanımız ve enerjimiz en önemli kaynaklarımız. Dolayısıyla her ikisini de akıllıca kullanmamız gerekiyor.
VİDEO KONFERANS
Teknolojinin de günümüzde verimliliğin artmasına katkıda bulunduğunu düşünüyorum. Örneğin, eskiden pek çok toplantı için yurtdışına uzun süren seyahatler yaparak katılırken, artık global merkezimizle pek çok toplantımızı gelişen teknoloji sayesinde video/tele konferans sistemi ile uzaktan yapıyoruz.~
ESNEK ÇALIŞMA
Teknolojinin de katkısıyla çarşamba günleri Novartis Türkiye merkez ofiste esnek çalışma uygulaması yapıyoruz. Mümkün olduğunca ekibimizin evlerinden ya da istedikleri herhangi bir mekandan çalışmayı seçebildikleri bugünün, sanılanın aksine bize verimliklik artışı getirdiği kesin. Trafik ve toplantılarla sıfır zaman kaybederken , konsantrasyon, yaratıcılık ve stratejik düşünmeye ekstra vakit yaratıyoruz.

5- HAFTALIK VE GUNLUK PLAN
Index Grup CEO’su Erol Bilecik, çalışma hayatımda verimliliğini artırmak için uzun yıllardır aynı yöntemi kullanıyor. Mutlaka her cumartesi veya pazar kendisi için o haftanın önemli konularını sıralayıp, kendine düzenli bir günlük iş planı hazırlıyor. Bu planını da şu sözlerle anlatıyor: “Ofis dışında bir görüşmem yoksa, 07:45’te ofisimde olup saat 08:00’e kadar günlük ‘yapılacaklar listesi’ oluştururum. Listeyi önüme koyduktan sonra hangi yönetici arkadaşlarımla görüşme yapacağımı da tespit etmiş olurum. Haftalık iş planımı o haftanın takviminde işaretleyip netleştirdikten sonra her gün spora ayıracağım zamanı da kesinleştirmiş olurum. İş listemi tamamladığımda, her sabah 08:00-08:30 arası e-postalarıma göz atar, bir gün öncesinde eksik kalan veya tamamlayamadığım yazışmaları bitirmiş olurum. Aynı zamanda o günün gerekli olan konuşmalarını da aradan çıkarma konusunda şansımı zorlarım. Böylece o günün telefon trafiğini de bir nebze azaltmaya çalışırım.
Günün verimli geçmesi, insanın işini önüne alıp yönetmesidir. Verimsizlik durumunda ise işiniz sizi yönetir. Bu durumda başarı şansınız da düşer. Ayrıca verimlilik, şirketlerdeki dinamizmi ve enerjiyi yukarıya çektiği gibi, ekiplerinizi de daha fazla motive edecek fırsatları yakalamanıza olanak tanır.”

6- COVEY'İN 7 İLKESİNİ UYGULUYOR
Siemens Türkiye CEO’su Hüseyin Gelis, 1989 yılında Stephen Covey tarafından kaleme alınan “Etkili İnsanların 7 Alışkanlığı” kitabının hala geçerliliğini koruduğunu düşünüyor. “Ben de hayatımı bu ilkeleri dikkate alarak planlıyorum” diyen Gelis bunu nasıl yaptığını da şöyle paylaşıyor: “ ‘Proaktif olmak’ temel prensiplerimden biri. Üzerinde çalıştığım konuları bir sonraki güne bırakmam. Bir konuyu zamanında anlayıp, değerlendirir, sonuçlandırır başka bir konuya sonrasında odaklanırım. Bunun yanı sıra bir karar alacaksam bu kararın sonucunun ne olacağını da mutlaka düşünür, farklı bakış açılarıyla değerlendirerek aksiyon alırım. Ayrıca konuları önem derecesine göre ayırırım. Gün içerisinde yapacaklarım, bir hafta sonra ilgileneceğim konular, 3 hafta sonra değerlendireceğim konular planlıdır. İş ve özel hayat dengesinin de sağlanması gerektiğini düşünüyorum. Örneğin, hafta sonları ailemize, sevdiklerimize ve yapmaktan zevk aldığımız aktivite-lere odaklanmamız iş hayatımıza da olumlu yansır. Ben de mutlaka kendime ve aileme zaman ayırmaya dikkat ediyorum. Bir yöneticinin çalışma şekli ile çalışanlarına örnek olduğu inancındayım. Ben de proaktif ve çözüm odaklı yaklaşımım ile çalışma arkadaşlarıma rol model olmaya gayret ediyorum.”~

7- YETKİ VEREREK ZAMAN KAYBINI ÖNLÜYOR
DR. MEHMET AKTAŞ / YAŞAR HOLDİNG CEO’SU
4 KONU ÖNE ÇIKIYOR Etkin zaman yönetimi dendiğinde, dört konunun öne çıktığına inanıyorum: Öncelikler doğrultusunda zaman planını iyi kurgulamak, mümkün olduğunca bu plan doğrultusunda hareket etmek, etkin toplantı yönetimi ve doğru işte doğru yöneticiye yetki ve sorumluluk vererek zaman kayıplarını önlemek.
ZAMAN PLANLAMASI
Ben her pazartesi önceliklerim doğrultusunda haftalık zaman planımı gözden geçiriyorum. Her sabah da güne yine o günkü programımı gözden geçirerek başlıyorum. Gün içinde gelen e-postaları ve telefonları aciliyetlerine göre değerlendiriyor, acil olmayan e-postalara akşam bakmayı, acil olmayan aramalara da uygun zamanlarda geri dönmeyi tercih ediyorum.
PLANI TAVİZSİZ UYGULAMALI
Zaman planını doğru yapmak kadar bu zaman planına, yani önceliklere uygun hareket etmek de çok önemli. Elbette ki zaman planı da yine öncelikler doğrultusunda esnek olabilmeli, acil bir durum, bir kriz durumunda zaman planı da hızla adapte edilebilmeli.
TOPLANTI GÜNDEMİ KRİTİK
Diğer önemli bir konu da etkin toplantı yönetimi. Bu noktada, toplantı gündeminin doğru oluşturulması, zamanlamasının doğru ayarlanması, gündem doğrultusunda tüm hazırlıkların eksiksiz yapılması, toplantının amaca uygun ve gerekli kararlar alınacak şekilde yönetimi çok önemli.

8- MEDİTASYON GÜCÜYLE YARATICILIK
Sodexo Kapsamlı Hizmet Çözümleri Genel Müdürü Sinan Fındıkoğlu, bir yöneticinin fazla çaba sarf etmeden çevresinde istediği gelişmeyi sağlayabiliyorsa verimli olduğunu belirtiyor. Bir yöneticinin en önemli görevinin öncelikle kendisine iyi bakmak olduğunu düşünüyor. “Sağlam bir beden-zihin ilişkisi yöneticinin kararlarının etki alanında bulunan paydaşlar olarak çalışanlar, tedarikçiler, müşteriler için ve kısa, orta, uzun vadede olumlu sonuçlar doğurmasıyla ölçülebilir” diyen Fındıkoğlu sözlerine şöyle devam ediyor: “Bunun için gerekli olan sakin, berrak bir zihin ve sağlıklı bir beden. Meditasyon yaparak zihnimin ve bedenimin sakinleşmesi iş yaşamımda şu faydaları sağlıyor: Yaratıcılığım artıyor. Yaratıcılığımın artması özellikle çok karmaşık iş sorunlarını çözümlememi, şirketin kısa/orta/uzun vadeli çıkarlarını doğru bir dengeye oturtmamı sağlamakla kalmayıp, bu çözümlerin istenen sonuçlara eskiye göre daha az çabayla ulaşmasını da sağlıyor. Ahlaki muhakeme yetkinliğim gelişiyor. Tüm paydaşlarla iyi ilişkiler kurmam kolaylaşıyor. Bu durumlar yönetici olarak hem şirketteki diğer yönetici ve çalışanlara örnek olmama hem müşterilerimize en olumsuz koşullarda bile bizimle çalışmanın sağladığı istikrarı anlatmama fırsat yaratıyor.”~

9- BİRKAÇ ASİSTAN DAHA VERİMLİ
Astaş Yönetim Kurulu Başkanı Vedat Aşçı, yoğunlaşan iş temposu içinde daha verimli çalışmak için çevresindeki ekibi iyi seçmeye çalışıyor. Üzerindeki büyük yükü onlara paylaştırmaya dikkat ettiğini belirten Aşçı sözlerine şöyle devam ediyor: Onun için, ekip çok önemli. Asistanından genel müdürüne, proje yöneticisinden proje müdürüne kadar her alanda önemli noktalardaki kişileri doğru seçmeye çalışıyorum. Onlarla daha iç içe olarak beklentilerimi, bakışımı ve hedeflerimi paylaşarak, kendi çalışma ve iş hedeflerimi onlara aşılıyorum. Birkaç asistan kullanıyorum. Birkaçı yerinde birkaçı mobil olarak benimle hareket ediyor. Önemli projelerde gittiğim yerlere asistanlarımdan ve yardımcılarımdan birkaçı yanımda geliyor. Sürekli ofis ortamını şantiye ya da seyahatlere taşıyoruz. Hatta uçakta bile birçok işimizi halledebiliyoruz. Doğada çalışmayı da çok seviyorum. Doğada çalışmak daha dinç hissetmemi ve daha verimli olmamı sağlıyor. Spor ve masaj da çok önemli... Spor sonrası her hafta SPA’da masajyaptırırım.”

10- “YÖNETİMDE YALINLAŞIYORUM”
ŞENOL ŞANKAYA / YEŞİM TEKSTİL GENEL MÜDÜRÜ
DELEGASYONU ARTIRDIM Verimlilikte en önemli konu eleman seçimini doğru yapmak. En önemli gördüğüm 8-10 yöneticiyle birebir görüşmeler yapıyorum. Eskiye göre liderlik ettiğim konuları azalttım.
DEĞERE ODAKLANIYORUM
Şirketimiz 2006 yılından bu yana hem üretimde hem yönetimde yalın yönetim sistemini kendisine model aldı. Bu sürece bağlı olarak, ben de iş yapış şeklimi yalınlaştırdım. İş yaparken her konuda değere odaklanmayı, israftan uzaklaşmayı hedefliyorum.
BİRE BİR GÖRÜŞMELERİ AZALTTIM
Bu nedenle iş yapış tarzımda ve yöneticilik anlayışımda da yalınlaşmayı benimsedim. Daha az insanla bire bir görüşüyorum. Günün verimli olması işlerimizi hızlandırıyor ve bize zaman kazandırıyor. Daha verimli çalışma firsatım oldugu için, şirketime daha fazla değer katabiliyorum. Bu da olumlu iş sonuçlarına sebep oluyor.