- Anasayfa
- Yazarlar
- Ali Özgenç
- E-postadan bizi kim kurtaracak?
E-postadan bizi kim kurtaracak?
Bugün dünyanın herhangi bir yerindeki şirketlerde, her seviyede en büyük verimsizlik kaynağı hepimizin hergün kullandığı e-postanın ta kendisi.
Bugün dünyanın herhangi bir yerindeki şirketlerde, her seviyede en büyük verimsizlik kaynağı nedir? Bu soru sorulduğunda birçok kişinin aklına sigara molaları, sosyal medyada geçirilen zaman gibi şeyler geliyor. Bence asıl verimsizlik kaynağı bunların hiçbiri değil, hepimizin hergün kullandığı e-postanın ta kendisi.
E-postanın geçmişi 1970’lere, internet öncesi döneme dayanıyor. Hatta e-postanın internetin doğuşu için faydalı olduğu da söylenebilir. E-posta adından da anlaşılabileceği gibi hızla yerine varan ve elektronik ortamda saklanabilen “mektup” gönderme aracı olarak ortaya çıktı. Şirketlerde daha önce sırasıyla mektup, telgraf, teleks ve faks kullanılıyordu.
Bunların hepsi başlangıç ve varış noktalarında kağıt olarak saklanıyordu. Hatta ilk faks cihazları pahalı olduğu için binaya bir tane alınıp “faks odaları”na konur, gelen fakslar oradan dağıtılır, bir kopyası alınıp dosyalanırdı.
MEKTUPLA İŞ YÖNETİLİR Mİ?
Bu kısıtlı ve kontrollü iletişim ortamından e-postaya geçiş ve her çalışana bir e-posta adresi verilmesi, iletişimi ve iletişimin “dosyalanması”nı ciddi bir şekilde kolaylaştırdı ve demokratize etti. Bugün artık şirketlerde bütün ofis çalışanlarının bir e-posta adresi var.
Global e-posta sunucuları sayesinde isteyen herkes de kendine özel bir e-posta adresi alabiliyor. 2012 itibarıyla dünyada 2,1 milyar e-posta kullanıcısı olduğu tahmin ediliyor. E-postanın basitliği ve şirket içi ve dışı her yerde bulunurluğu onu defakto iletişim aracı yaptı. Bugün şirketlerin çoğunda birinden iş istemek için e-posta kullanılıyor.
Ancak e-postanın yaygınlaşmasıyla başka sorunlar ön plana çıktı. Bir zamanlar hızlı ve basit iletişim aracı olan e-posta, bugünün işyerinde zaman yutan, fakat gerekli bir musibete dönüşmüş durumda.
Bugün şirketlerdeki tipik bir yönetici günde 200’ün üzerinde e-posta alıyor. Aşırı bilgi yüklemesinin başka bir formu olan e-posta, işin yapılması için bir araç olmaktan çıkarak başlı başına bir işe dönüşmüş durumda.
IBM’in verilerine göre çalışanlar zamanlarının yüzde 30’undan fazlasını e-posta yazmak, okumak ve yanıtlamaya harcıyor. Tipik bir çalışan günde ortalama 50 kere gelen kutusunu kontrol ediyor. Üstelik yapılan araştırmalar, alınan e-postaların birçoğunun önemsiz olduğunu gösteriyor.
Buna rağmen e-postaların içeriğinin bilinmezliği, içlerinde belki önemli birşey olma olasılığına karşı bizleri onları okumaya itiyor. Basit, yaygın, ancak tek yönlü ve gelişen ihtiyaçları karşılamayan bir iletişim aracını bir yönetim aracı olarak kullanmaya kalkınca sorunlar çıkıyor.
E-posta iş süreçlerini yürütmek için yetersiz bir araç. En önemli eksikliği iş akışını e-postayla izlemenin imkansız oluşu. Yapılandırılmış bir bilgi depolama aracı da değil. Yöneticilerle çalışanlar arasında yapılacak işin netleştirilmesi, önceliklendirilmesi ve birbirine bağlı işlerin belirlenmesinde yetersiz. Öte yandan bir işbirliği aracı olarak da tamam değil. Bu yetersiz tasarımı bir de mobil ortama taşıdığınızda iş katmerleniyor.
SOSYAL İNTRANET PLATFORMLARI
Peki çözüm ne? Mektuptan evrimleşmiş ve bugünün iş süreçlerini yönetmede oldukça kötü bir araç olan e-posta nasıl adam edilir veya yerine ne konulur? İnovatif sistemsel yaklaşımlara geçmeden önce davranışsal iyileştirmeleri gözardı etmemekte yarar var. Şirketlerde her şeyden önce bir e-posta adabını oturtmak lazım.
Ne zaman gönderilir, ne zaman gönderilmez; kime gönderilir kime gönderilmez gibi konularda şirket portallerine konacak yönlendirmeler önemli fayda sağlayabilir. Kişilerin dikkatli olması, mesajı olabildiğince kısa tutması, konu satırını iyi kullanması, “tümünü yanıtla” ile ilgililer dışında herkese mesaj gönderilmemesi mutlaka bir rahatlık sağlar.
Ancak tasarımı işi yönetmeye uygun olmadığı için şirketlerde iç iletişimi e-posta dışında platformlara kaydırmak bugün artık zorunlu görünüyor. Çözüm, e-postayı azaltıp daha fazla telefon, kısa mesaj veya yüz yüze toplantı yapmak da değil. Çalışanların bireysel veya grupla işlerini yapabilmelerini sağlayacak içeriğe, araçlara ve uygulamalara açılan bir sosyal intranet portali iyi bir çözüm.
Eskiden çalışanlara tek yönlü iletişim için kurulan portaller, dünyada artık inovasyonu süren işbirliği platformlarına dönüştü. Buralarda klasik portal içeriklerinin yanında, konu bazında açılan iletişim ve işbirliği alanları, Wiki’ler, çalışanların kendi tarafından oluşturulan uzman profilleri, mikrobloglar gibi formatlar var.
IBM’in çalışanları tarafından oluşturulan 17 bin içe dönük bloğu 100 bin çalışan kullanıyor. Çalışanların kendi profillerini oluşturdukları SocialBlue’da 53 bin üye var.
E-postanın yok olmasını beklememek lazım. Ancak e-postanın yetersizlikleri inovatif başka sistemleri kurarak aşılabilir. İş yeri verimsizliğinden yakınan şirketlerin bu alandaki seçenekleri incelemelerini öneririm.
E-postanın geçmişi 1970’lere, internet öncesi döneme dayanıyor. Hatta e-postanın internetin doğuşu için faydalı olduğu da söylenebilir. E-posta adından da anlaşılabileceği gibi hızla yerine varan ve elektronik ortamda saklanabilen “mektup” gönderme aracı olarak ortaya çıktı. Şirketlerde daha önce sırasıyla mektup, telgraf, teleks ve faks kullanılıyordu.
Bunların hepsi başlangıç ve varış noktalarında kağıt olarak saklanıyordu. Hatta ilk faks cihazları pahalı olduğu için binaya bir tane alınıp “faks odaları”na konur, gelen fakslar oradan dağıtılır, bir kopyası alınıp dosyalanırdı.
MEKTUPLA İŞ YÖNETİLİR Mİ?
Bu kısıtlı ve kontrollü iletişim ortamından e-postaya geçiş ve her çalışana bir e-posta adresi verilmesi, iletişimi ve iletişimin “dosyalanması”nı ciddi bir şekilde kolaylaştırdı ve demokratize etti. Bugün artık şirketlerde bütün ofis çalışanlarının bir e-posta adresi var.
Global e-posta sunucuları sayesinde isteyen herkes de kendine özel bir e-posta adresi alabiliyor. 2012 itibarıyla dünyada 2,1 milyar e-posta kullanıcısı olduğu tahmin ediliyor. E-postanın basitliği ve şirket içi ve dışı her yerde bulunurluğu onu defakto iletişim aracı yaptı. Bugün şirketlerin çoğunda birinden iş istemek için e-posta kullanılıyor.
Ancak e-postanın yaygınlaşmasıyla başka sorunlar ön plana çıktı. Bir zamanlar hızlı ve basit iletişim aracı olan e-posta, bugünün işyerinde zaman yutan, fakat gerekli bir musibete dönüşmüş durumda.
Bugün şirketlerdeki tipik bir yönetici günde 200’ün üzerinde e-posta alıyor. Aşırı bilgi yüklemesinin başka bir formu olan e-posta, işin yapılması için bir araç olmaktan çıkarak başlı başına bir işe dönüşmüş durumda.
IBM’in verilerine göre çalışanlar zamanlarının yüzde 30’undan fazlasını e-posta yazmak, okumak ve yanıtlamaya harcıyor. Tipik bir çalışan günde ortalama 50 kere gelen kutusunu kontrol ediyor. Üstelik yapılan araştırmalar, alınan e-postaların birçoğunun önemsiz olduğunu gösteriyor.
Buna rağmen e-postaların içeriğinin bilinmezliği, içlerinde belki önemli birşey olma olasılığına karşı bizleri onları okumaya itiyor. Basit, yaygın, ancak tek yönlü ve gelişen ihtiyaçları karşılamayan bir iletişim aracını bir yönetim aracı olarak kullanmaya kalkınca sorunlar çıkıyor.
E-posta iş süreçlerini yürütmek için yetersiz bir araç. En önemli eksikliği iş akışını e-postayla izlemenin imkansız oluşu. Yapılandırılmış bir bilgi depolama aracı da değil. Yöneticilerle çalışanlar arasında yapılacak işin netleştirilmesi, önceliklendirilmesi ve birbirine bağlı işlerin belirlenmesinde yetersiz. Öte yandan bir işbirliği aracı olarak da tamam değil. Bu yetersiz tasarımı bir de mobil ortama taşıdığınızda iş katmerleniyor.
SOSYAL İNTRANET PLATFORMLARI
Peki çözüm ne? Mektuptan evrimleşmiş ve bugünün iş süreçlerini yönetmede oldukça kötü bir araç olan e-posta nasıl adam edilir veya yerine ne konulur? İnovatif sistemsel yaklaşımlara geçmeden önce davranışsal iyileştirmeleri gözardı etmemekte yarar var. Şirketlerde her şeyden önce bir e-posta adabını oturtmak lazım.
Ne zaman gönderilir, ne zaman gönderilmez; kime gönderilir kime gönderilmez gibi konularda şirket portallerine konacak yönlendirmeler önemli fayda sağlayabilir. Kişilerin dikkatli olması, mesajı olabildiğince kısa tutması, konu satırını iyi kullanması, “tümünü yanıtla” ile ilgililer dışında herkese mesaj gönderilmemesi mutlaka bir rahatlık sağlar.
Ancak tasarımı işi yönetmeye uygun olmadığı için şirketlerde iç iletişimi e-posta dışında platformlara kaydırmak bugün artık zorunlu görünüyor. Çözüm, e-postayı azaltıp daha fazla telefon, kısa mesaj veya yüz yüze toplantı yapmak da değil. Çalışanların bireysel veya grupla işlerini yapabilmelerini sağlayacak içeriğe, araçlara ve uygulamalara açılan bir sosyal intranet portali iyi bir çözüm.
Eskiden çalışanlara tek yönlü iletişim için kurulan portaller, dünyada artık inovasyonu süren işbirliği platformlarına dönüştü. Buralarda klasik portal içeriklerinin yanında, konu bazında açılan iletişim ve işbirliği alanları, Wiki’ler, çalışanların kendi tarafından oluşturulan uzman profilleri, mikrobloglar gibi formatlar var.
IBM’in çalışanları tarafından oluşturulan 17 bin içe dönük bloğu 100 bin çalışan kullanıyor. Çalışanların kendi profillerini oluşturdukları SocialBlue’da 53 bin üye var.
E-postanın yok olmasını beklememek lazım. Ancak e-postanın yetersizlikleri inovatif başka sistemleri kurarak aşılabilir. İş yeri verimsizliğinden yakınan şirketlerin bu alandaki seçenekleri incelemelerini öneririm.
