Şirket 2.0

Daha önce bu köşede “E-postadan bizi kim kurtaracak?” başlıklı bir yazı yazmıştım. Bu yazı bir anlamda onun devamı niteliğinde. Şirketlerde iç iletişimin ana yöntemi olan e-posta, zaman içerisinde başa çıkılmaz bir hale geldi.

Gelen Kutusu’nu düzene sokacak çeşitli çözümler ardı ardına çıkıyor. Bunlar gelen postaları, “Öncelikli”, “Promosyonel”, “Sosyal” gibi başlıklara toplayarak zaman kazandırıyor.

Ne mutlu ki artık şirketlerde e-postayı düzenlemenin ötesinde, inovasyonu hızlandırmak ve günlük hayatı kolaylaştırmak için etkili iletişim ve işbirliği çözümleri var. Bu çözümler temelde iki noktadan yola çıkıyor.

Birincisi, çalışanları bilgi üretimi ve paylaşımı sürecine katarak hem gönüllü katılımı artırmak hem de maliyetleri düşürmek. İkincisi ise bugünün teknolojik altyapı imkanlarını kullanarak geçmişin statik intranet yaklaşımlarını tamamiyle değiştirmek.

Y  KUŞAĞIYLA NASIL ÇALIŞILIR?
Y kuşağı olarak da adlandırılan yeni nesil çalışanlar, özel olduklarına inanarak yetiştirildi. Diğerlerinden önce problemleri belirlemek, çözmek ve iz bırakmak istiyorlar. Bireysel olarak büyüme ve gelişme gösterirken aynı zamanda işbirliği yapmak ve çevreleriyle temasta olmak arzusundalar.

Yaptıkları işte bir amaç bulmak ve etkili olmak istiyorlar. İnternetsiz bir dünyayı bilmeyen, teknoloji bilinçli bu grup, çok küçük yaşta bilgisayarla ve mobil cihazlarla tanıştı. Konuşma, yazma, yürüme, dinleme, mesaj yazma gibi birçok işi aynı anda yapıyorlar. Öte yandan insanlar, bir işyerindeki en zayıf halka olmaya başladı.

Bunun temel nedenlerinden biri, Y kuşağı ile şu anda şirketlerin tepe yönetiminde olan neslin bakış açılarındaki farklılıklar. Birçok tepe yöneticisi, “Biz neden onlara uyalım ki onlar bize uysun” havasında. Kötü haber: Maalesef dünya değişti ve çalışanların eski modellerinden kalmadı.

Yani iş hayatına yeni girenlerle çalışarak iyi iş sonuçları almak zorundayız. İyi haber: Bu kişilerin beklentilerini ve özelliklerini kullanarak şirketlerin inovatif olmaları ve öne sıçramaları daha kolay.

Yeni nesil çalışanların günlük hayatlarında keyif alarak ve yoğun bir şekilde kullandıkları sosyal teknolojilerin işle ilgili bir izdüşümü, akıllı şirketler tarafından kullanılmaya başlandı.

“Sosyal iş” kavramına şüpheyle bakan ve zaman kaybı olarak görenler halen varsa da geleceğin burada olduğunu gören şirketler, çoktan pozisyon aldı. “Sosyal iş”, sosyal medyadan farklı bir olgu.

“Sosyal medya”, pazarlama ve PR’a dönükken “sosyal iş”, çalışanlara ve iş süreçlerine dönük. Aradaki ortak yan, her ikisinde de benzer teknolojilerin kullanılıyor olması. Sosyal teknolojileri iç iletişim ve işbirliğini geliştirmekte kullanan şirketler birçok avantaj yakalıyor:

- Yeni çalışanlar çok hızlı devreye girebiliyor,
- Biri emekli olunca bilgi uçup gitmiyor,
- Uzman kişilere çok kolay ulaşılabiliyor,
- Dağınık takımlar yakın çalışabiliyor,~
- Gönüllü katılım artıyor,
- Bilgi teknolojileri maliyetleri düşüyor,
- Tepe yönetimi önemli duyuruları anında yapabiliyor,
- Sosyal uygulamalar bilindiğinden eğitim gerekmiyor.

İLETİŞİM + İŞBİRLİĞİ = BAŞARI
McKinsey’in 2010 tarihli “Ağ Yapısındaki Şirketin Yükselişi” araştırmasına göre bu modelde çalışan şirketler, satış gelirlerini yüzde 15, bilgiye ve uzmanlara ulaşma hızını yüzde 30 artırırken pazara yeni ürün sunma süresini yüzde 20 azalttı.

IBM, sosyal teknolojileri kullanarak çalışan inovasyonunu hızlandırmada örnek bir şirket. İçe dönük Twitter, Facebook ve Pocket benzeri uygulamaları var ve bunlar organizasyonda yaygın şekilde kullanılıyor. Ayrıca IBM içindeki konu uzmanlarını bulmaya ve onlara kişiye özel eğitim oluşturmaya dönük sistemleri de var.

Sosyal teknolojiler, mobil cihazlar ve bulut bilişim uygulamalarının birlikte kullanılması ise iç iletişim ve işbirliğinde bambaşka fırsatlar yaratıyor. IBM yönetimi çalışanlar arasında işbirliği ve iletişimi artırmak, inovasyonu gerçekleştirmek için bir adım geride durmaya, kontrolü kısmen bırakmaya hazır. Kurallar var tabii ama polislik yapmak yok.

Emir-komuta zincirinden, işbirliği ve paylaşılan amaçlara bir dönüşüm var. Türkiye’de de bu anlayışa gelmemiz lazım. Şirketin hayrına olan her şeyi bilmeye çalışmak gereksiz. Bırakın bazı şeyler siz bilmeden gerçekleşsin, size de gururunu ve mutluluğunu yaşamak kalsın.

Sosyal medya nasıl fikir alışverişi konusunda güçlü bir ortamsa, şirket-içi sosyal teknolojiler de şirkete önemli faydalar sağlayabilir. İç ağlar yeni fikirlerin yeşermesine, inovasyonun yükselmesine ve çalışanların gönüllü katılımına zemin hazırlar.

Sosyal teknolojilerin üzerine oturan ve çalışanların katılımıyla hayat bulan şirket-içi bir sosyal ağ, şirketlerin merkezi sinir sistemi gibi çalışabilir. Bu da şirketleri güçlü, kıvrak ve hızlı bir hale getirir.